Niemal każdy zarządzał w życiu jakimś projektem. Może była to organizacja urodzin, klasowej wycieczki, a może wzięcie na siebie roli lidera zespołu podczas realizacji zawodowych obowiązków. Wszystkie te czynności można nazwać zarządzaniem projektami. Łączy je bowiem konieczność zgrania ze sobą różnych zadań i synchronizacji działań co najmniej kilku współpracujących ze sobą osób w celu realizacji określonej wartości – udanej imprezy urodzinowej albo wspominanego z uśmiechem wyjazdu.
Profesjonalne zarządzanie projektami to nieodłączna część biznesu. Wymaga odpowiedniej wiedzy, narzędzi i technik. Ale przede wszystkim umiejętności ich sprawnego połączenia. Bez tych wszystkich elementów nie ma spawanego zarządzania projektami, a tym samym nie ma mowy o zrealizowaniu projektu. Project Management jest po to, aby projekt mógł zostać zrealizowany na czas i zmieścił się w założonym budżecie.
Po to, aby zespół projektowy współpracujący z Project Managerem skutecznie się komunikował i sprawnie realizował wytyczone cele. Ale przede wszystkim po to, aby projekt zakończył się zrealizowaniem pewnej wartości cennej dla firmy lub klienta – czegoś więcej niż tylko przejściem przez wszystkie fazy procesu kończącego się wręczeniem klientowi gotowego produktu zgodnego z początkowymi ustaleniami. Bo chociaż wartość związana z realizacją projektu może mieć charakter czysto biznesowy, często jego cel ma również wymiar społeczny czy środowiskowy.
Dzisiaj chcielibyśmy więc nie tylko odpowiedzieć na pytanie, czym jest Project Management na miarę XXI wieku. Przyjrzymy się także, jak wygląda nowy, oparty na wartościach, a nie procesach standard zarządzania projektami, oraz odpowiemy na pytanie, dlaczego zarządzanie projektami jest ważne.
Standard zarządzania projektami stworzony przez Project Management Institute (PMI) powstał, ponieważ pomimo wieloletniej praktyki i coraz doskonalszych narzędzi, wciąż:
Wszystko to sprawiło, że badacze i praktycy zajmujący się Project Managementem postanowili przyjrzeć się bliżej, czego brakuje w codziennej praktyce zarządzania projektami.
Z raportów wynika, że problemem jest radzenie sobie ze zmianą podczas realizowania złożonych zadań, jakimi są projekty, portfolia i programy. Realia, w których trzeba wprowadzić zarządzanie projektami zmieniają się bowiem tak szybko, że firmy działając według schematycznych procesów często nie są w stanie nadążać za ich dynamiką. Przyczyniają się do tego:
Odpowiedzią praktyków zarządzania projektami jest położenie akcentu na:
Okazuje się więc, że głównym celem zarządzania projektami jest tworzenie wartości. Polega ono na nieustannym podkreślaniu znaczenia i sensu wykonywanej pracy i tworzonego produktu, czyli właśnie odpowiadania na pytania “dlaczego?” i “po co?” dotyczące nie tylko wizji firmy, ale też codziennych działań osób zaangażowanych w projekt. Sprawia to, że nie tylko interesariusze, lecz także osoby zarządzające projektem oraz członkowie zespołu głęboko angażują się w jego realizację.
Zarządzanie projektem może przynieść doskonałe rezultaty, nawet jeśli zespół jest niewielki, a zespół zgrany. Nie musi być to jednak formalne zarządzanie obejmujące wszystkie aspekty projektu i generujące raporty dotyczące każdego szczegółu działania zespołu. Współczesne zarządzanie projektami nie jest bowiem wartością samą w sobie, jak często bywało w ubiegłym stuleciu. Ma ono przede wszystkim pomagać w realizacji projektów. Dlatego wykorzystuje tylko te narzędzia, które przynoszą realne korzyści. Zaś Project Managera definiuje jako opiekuna (caring steward), a nie autorytarnego kierownika czy lidera.
Innymi słowy, zarządzanie projektem ma stwarzać szkielet niezbędny do przeprowadzenia projektu przez nowe, trudniejsze lub ryzykowne momenty dotyczące:
Szkielet ten jest uszczegóławiany zgodnie z zapotrzebowaniem zespołu i konkretnego projektu za pomocą narzędzi, które w danym momencie okazują się przydatne. Mimo szkicowych ram, zarządzanie projektami należy wprowadzić z kilku powodów. Po pierwsze, ponieważ poprawia to efektywność działania zespołu. Po drugie, ponieważ zarządzanie stwarza ramy organizacyjne dla współpracy, które – jeśli zostały dobrze wdrożone – stają się wygodne i niewidoczne dla korzystających z nich osób. Po trzecie, ponieważ zarządzanie projektami stwarza porządek, dzięki któremu realizowany plan jest czytelny dla wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu łatwo upewnić się, że wszyscy “są na tej samej stronie”.
Tradycyjne zarządzanie projektami było oparte na standaryzacji procesów. Oznaczało to tworzenie ram, które można było wielokrotnie i z sukcesem wykorzystywać, poprawiając w ten sposób efektywność działania firmy. Podejście to nie sprawdza się jednak w XXI wieku. Dlatego też Project Management Institute zmienił standard zarządzania na nowy – standard oparty na wartościach. Pozwala on na większą elastyczność w określaniu wizji, realizacji celu, a także na położenie akcentu na rolę zespołu pracującego nad projektem. Innymi słowy, zbliżył się on znacząco do zasad zwinnego zarządzania (Agile) wywodzącego się z praktyki tworzenia oprogramowania, a traktowanego dotychczas przez PMI raczej jako ciekawostkę.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…