Podczas planowania projektu Project Manager decyduje o tym, jak podzielić szczegółowe cele, jakie zadania i kiedy powinny zostać zrealizowane, oraz jakim specjalistom je powierzyć. Tworzy w ten sposób strukturę podziału pracy (Work Breakdown Structure, WBS).
Odpowiednio przemyślana struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure) przekłada się na płynny przepływ pracy w zespole, czyli workflow. Każda osoba zaangażowana w realizację zadań będzie wiedziała, w jakim celu je wykonuje, od kogo otrzymuje zadania i komu je przekazuje. Łatwo będzie także wychwycić, kto jest obciążony zbyt dużą ilością pracy, bo na przykład trzech członków zespołu potrzebuje równocześnie pomocy od jednej osoby. Work Breakdown Structure pozwala zatem zoptymalizować proces przepływu zadań już na etapie planowania. W ten sposób buduje się bardzo istotny aspekt pracy w projekcie: zespołową odpowiedzialność za wykonanie zadań. Jak jednak zaplanować najlepszą dla projektu strukturę pracy?
Strukturę podziału pracy zwykle wizualizuje się za pomocą drzewka, na którym zaznaczone są fazy cyklu życia projektu podzielone na coraz to bardziej szczegółowe cele. Dzięki temu łatwiejsze staje się zarówno zaplanowanie czasu trwania zadań i kosztu ich realizacji, jak i odpowiednie rozłożenie obowiązków pomiędzy członków zespołu.
Trzeba przy tym pamiętać, że Work Breakdown Structure określa, co powinno zostać zrealizowane. Jednak nie odpowiada na pytanie “w jaki sposób”. Warto także zwrócić uwagę na zasadę ograniczania poziomu szczegółowości. Zależy on od typu i formalnych wymagań realizowanego projektu. Innego poziomu planowania wymaga produkcja aparatury medycznej czy odczynników chemicznych, a innego organizacja imprez czy kampanii marketingowych.
Struktura podziału pracy jest w PMBOK definiowana jako:
“Hierarchiczny podział całościowego zakresu prac przeznaczonego do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych rezultatów.”
Bardzo ważne jest tutaj słowo “całościowy”, a wiąże się z nim “zasada 100%”. Dobrze ułożona Work Breakdown Structure uwzględnia bowiem wszystkie cele projektu: dokładnie wszystko, co powinno zostać zrealizowane. Włącznie z samym zarządzaniem projektem. Innymi słowy, odczytując zadania z najniższego poziomu drzewka wymieniamy wszystkie składowe poziomu nadrzędnego. Jest to zasada, której bardzo trudno przestrzegać w praktyce. Jednak jest często wymieniana jako skuteczne narzędzie zapobiegające tzw. Scope creep. Określając wszystko, co powinno zostać zrealizowane uniemożliwia dodawanie nowych zadań, które nie mieszczą się w zdefiniowanych wcześniej celach projektu.
Realizowane przez zespół zadania stanowią część finalnego celu tworzonego wspólnym wysiłkiem. Jednak w wielu firmach i projektach widoczność, a nawet istnienie tego celu nie jest oczywiste. Dlatego dobrze zaplanowana, czytelna dla zespołu projektowego struktura zadań i przepływ pracy stanowią podstawę budowania zbiorowej odpowiedzialności.
Budowanie poczucia odpowiedzialności zespołu (Team/Collective Ownership) pozwala jego członkom na lepsze zrozumienie celów projektu i sposobu, w jaki wykonywana praca przyczynia się do osiągnięcia tych celów. To zwiększa motywację i zaangażowanie, a także poprawia wydajność zespołu. Zaangażowanie w większy projekt i jego pomyślną realizację przekłada się również na lojalność pracowników wobec przedsiębiorstwa i dobrą atmosferę. Innymi słowy, poczucie odpowiedzialności w zespole może to przyczynić się do lepszych wyników biznesowych całej firmy.
Podział pracy w projekcie według Work Breakdown Structure to zadanie dla Project Managera planującego skuteczne osiąganie celów. Work Breakdown Structure pomaga przede wszystkim w uporządkowaniu zakresu projektu – wyodrębnieniu grup podobnych zadań, zauważeniu zależności pomiędzy nimi, co zdecyduje o kolejności ich realizacji. A także po to, aby zbudować odpowiedzialność zespołu za wykonywane zadania dzięki przedstawianiu ich w kontekście mniejszych i większych celów realizowanych przez firmę.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…