System informatyczny i jego rola w zarządzaniu zasobami ludzkimi

System informatyczny wspomagający zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi efektywne narzędzie wykorzystywane w różnym stopniu przez zdecydowaną większość współczesnych organizacji. W dobie nowoczesnych technologii trudno wyobrazić sobie zarządzanie kadrami bez wsparcia informatycznego. Stopień dostosowania tych systemów do organizacji uzależniony jest od jej wielkości, złożoności procesów, podejścia do stosowania nowoczesnych narzędzi oraz posiadanych zasobów i kapitału. Wprowadzenie systemów informatycznych lub modernizacja istniejących wymaga nie tylko nakładów finansowych, ale także zmian organizacyjnych, osobowych i mentalnych oraz przyswojenia wiedzy z zakresu obsługi programu. Dlatego podjęcie decyzji w tym zakresie powinno być poprzedzone szczegółową analizą i przygotowaniem do wprowadzenia koniecznych zmian.

System informatyczny i jego rola w zarządzaniu zasobami ludzkimi – omówione zagadnienia:

1. Elementy systemu informatycznego
2. System informatyczny w ZZL (zarządzaniu zasobami ludzkimi)
3. Zalety wynikające ze stosowania systemów informatycznych
4. Podsumowanie

Elementy systemu informatycznego

System informatyczny jest częścią technologii informacyjnej (IT), w którym wykorzystywane są narzędzia informatyczne. Aby system informatyczny mógł być tak określany, musi się składać ze sprzętu komputerowego, oprogramowania, telekomunikacji oraz pracowników.

Sprzęt i akcesoria komputerowe inaczej hardware to zespół sprzętów technicznych umożliwiających nadawanie, odbieranie, przetwarzanie i przesyłanie informacji. Na hardware składają się takie sprzęty, jak: urządzenia wejścia (klawiatura, czytniki, mysz), urządzenia wyjścia (monitory, drukarki, skanery), procesor i pamięć. W związku z dynamicznym rozwojem nowoczesnych rozwiązań informatycznych sprzęt komputerowy ulega ciągłym zmianom. Dlatego też należy zdać sobie sprawę, że jest to centrum kosztów, ze względu na szybkie zużycie technologiczne. Najwygodniejszymi i najbardziej popularnymi sprzętami wykorzystywanymi w zarządzaniu personelem są komputer osobisty (laptop) oraz smartfon.

Oprogramowanie komputerowe, software stanowi zbiór programów, instrukcji, zaimplementowanych interfejsów i zintegrowanych danych umożliwiających przetwarzanie danych w określonym przez użytkownika celu. Przy użyciu oprogramowania budowane są podstawowe narzędzia takie, jak bazy danych, modeli i wiedzy, funkcjonujące jako zbiory wzajemnie powiązanych danych. Baza danych obejmuje wszelkie informacje o pracownikach, baza modeli pozwala na symulację konsekwencji podejmowanych decyzji oraz wielokrotną ocenę pracowników. Natomiast baza wiedzy determinuje zarządzanie wiedzą oraz badanie zachowań pracowników i realizację szkoleń.

Telekomunikacja polega na połączeniu sieciowym pracy kilku komputerów oraz terminali. Komputery można połączyć na poziomie regionu, kraju lub świata. Takie rozwiązanie pozwala na tworzenie organizacji wirtualnych oraz realizację pracy zdalnej. Telekomunikacja funkcjonuje w oparciu o sieci telefoniczne, światłowodowe, ale także bezprzewodowe, a nawet satelitarne.

Pracownicy to najważniejszy i najcenniejszy element systemu informatycznego. Personel obsługujący system informatyczny składa się z programistów, architektów, zarządców i użytkowników. W celu efektywnego funkcjonowania systemu niezbędne jest przeszkolenie i wprowadzanie pracowników do nowych zadań. Małe firmy posiłkują się najczęściej zewnętrznym wsparciem technicznym na zasadzie outsourcingu. Natomiast te większe zatrudniają specjalne służby informatyczne nadzorujące eksploatację i bieżącą modernizację systemu.

System informatyczny w ZZL (zarządzaniu zasobami ludzkimi)

Przed podjęciem decyzji o zastosowaniu systemu informatycznego należy przeprowadzić analizę organizacji, a w szczególności potrzeb pracowników odpowiedzialnych za politykę ZZL. Należy udzielić odpowiedzi na pytanie, czy i w jakim zakresie system ułatwi im pracę i czy realizowane działania będą bardziej efektywne? Pomocne w podjęciu decyzji jest przeprowadzenie rachunku ekonomicznego dla określonej sytuacji. Warto pamiętać, że użyteczność systemów informatycznych jest determinowana przez rolę i miejsce działu zarządzania zasobami ludzkimi w strukturze przedsiębiorstwa.

Zalety wynikające ze stosowania systemów informatycznych

Oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi dostępne na rynku usług IT różnią się pomiędzy sobą stopniem funkcjonalności. Jednakże to ich unikalne cechy decydują o wdrażaniu i wykorzystaniu, jako narzędzia wspomagającego prowadzenie polityki personalnej. Odpowiednia implementacja systemu informatycznego determinuje szereg wymiernych korzyści takich, jak:

• oszczędności funkcjonowania działów ZZL. Zwrot z inwestycji jest długofalowy, jednak po czasie widoczne są efekty finansowe wynikające z wdrożenia systemu. Scentralizowany system informatyczny umożliwia integrację pomniejszych procesów w jedną całość, co prowadzi do znacznego wzrostu efektywności pracy. Moduł rozwoju zawodowego ogranicza koszty logistyczne związane z organizacją szkoleń,
• udrożnienie kanałów komunikacyjnych i wzrost ich efektywności oraz polepszenie kooperacji. Scentralizowana baza danych ogranicza tzw. szumy komunikacyjne, poprzez dostarczanie jednego niezmiennego kompletu informacji dla wszystkich uczestników organizacji. Ograniczenie błędów spowodowanych przez pracę z nieprawidłowymi danymi również obniża koszty i eliminuje błędne decyzje,
• doskonałe narzędzie w zakresie analizy i raportowania. Zastosowane funkcje kompilacji, sortowania i interpretacji umożliwiają prostą i szybką analizę danych, a uzyskane informacje nie są obciążone błędami. Szybki dostęp do raportów umożliwia kierownictwu podejmowanie trafniejszych decyzji personalnych,
• zwiększenie produktywności realizowanych zadań działu ZZL. Funkcje systemu usprawniają pracę związaną np. ze śledzeniem kart czasu pracy lub analizą retencji i rotacji pracowników. Zastosowanie zaawansowanych systemów informatycznych jest w stanie zautomatyzować najbardziej żmudne zadania.

Podsumowanie

Podstawą funkcjonowania każdej organizacji jest posiadanie określonych informacji, które składają się na część niematerialnych zasobów. Informacja dla zarządzania zasobami ludzkimi, która jest przetwarzana w systemie informatycznym posiada szczególną wagę. Dzięki tej specyficznej bazie wiedzy możliwe jest efektywne zarządzanie personelem, poprzez adekwatne planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Informacje o organizacji i jej otoczeniu determinują podejmowanie właściwych decyzji w zakresie obsady kadrowej. Wzrastająca w ostatnim czasie ilość problemów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi sprawia, że jednym z kluczowych warunków osiągnięcia sukcesu na tej płaszczyźnie jest wdrożenie informatycznego systemu zarządzania. Prawidłowe wykorzystanie systemu może być jednym z najważniejszych czynników prowadzących do przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.