Projekt powinien zawsze kończyć się dostarczeniem wartościowego produktu lub realizacją biznesowego celu. Jednak w jakich obszarach toczą się działania? Kogo dotyczy i przez jakie etapy musi przejść lub cyklicznie przechodzić, jeśli weźmiemy pod uwagę cały czas jego trwania?
PMBOK z 2021 roku wyodrębnia aż osiem obszarów, których współdziałanie jest kluczowe dla całości każdego projektu. Są to:
Powyższe pola przenikają się wzajemnie i są ze sobą powiązane. Podczas cyklu życia zmienia się też znaczenie przywiązywane do każdego z nich. Żaden jednak nie zostaje wyłączony czy definitywnie zamknięty przed końcem projektu. Stwierdzenie to wydaje się oczywiste, gdy myślimy o znaczeniu udziału zespołu projektowego dla każdej jego fazy. Jednak warto o nim pamiętać myśląc o etapach realizacji projektu. Planowanie nie zostaje bowiem zakończone przed przejściem do etapu wykonania. Odbywa się cyklicznie, gdy kolejne prace są uszczegóławiane, a detale ich wykonania są uzgadniane z interesariuszami.
Przyjrzyjmy się zatem obszarom z szerszej perspektywy. Jakie kwestie i problemy do rozwiązania kryją się w każdym z nich?
Jego czasowy wymiar łączy się przede wszystkim z jego planowaniem, wykonaniem, oraz dostarczeniem. Jednak to, w jaki sposób fazy te są ze sobą powiązane, ile razy i w jakich cyklach następują po sobie jest ściśle związane z metodą realizacji, która wyznacza jego cykl życia.
W PMBOK faza projektu definiowana jest jako zbiór logicznie powiązanych ze sobą aktywności, które prowadzą do powstania jednego lub więcej rezultatów. Zaś cykl życia to po prostu seria faz prowadząca od wizji do jego ukończenia.
Na przykład w metodzie kaskadowej (Waterfall) fazy następują po sobie kolejno i tylko jeden raz. Jeśli zaś realizujemy cel w ramach jednej z metodyk zwinnych, następują one po sobie wielokrotnie, za każdym razem za punkt wyjścia biorąc rezultat dostarczony w poprzedniej iteracji.
Przykładowo, załóżmy że celem jest stworzenie na zamówienie klienta aplikacji mobilnej umożliwiającej monitorowanie aktywności fizycznej seniorów. W pierwszym podejściu do planowania wyznaczamy ogólne ramy i wybieramy zwinną metodykę działania. Musimy przede wszystkim zdefiniować jego zakres. Innymi słowy, dowiedzieć się:
W pierwszym podejściu do planowania szczegółowo rozpisujemy jednak tylko zadania przeznaczone do wykonania w najbliższej kolejności. Czyli zwykle te związane z samym planowaniem, jednak kończące się określonym rezultatem – na przykład stworzeniem zespołu. Dopiero w drugiej i kolejnej turze, już z udziałem zespołu projektowego, zagłębimy się w zadania związane z podziałem pracy i realizacją zadań.
Ludzie ważni dla projektu to interesariusze i zespół. Interesariuszami mogą być zarówno organizacje, grupy, jak i jednostki, między innymi:
Słowem “interesariusze” określa się zatem wszystkich, na których ma lub może mieć wpływ jego realizacja.
Natomiast zespół składa się ze specjalistów wykonujących wspólnie powierzone im zadania prowadzące do realizacji celu. W przykładzie z aplikacją mobilną, w zespole byłyby do obsadzenia co najmniej cztery role:
Osobą odpowiedzialną za zespół jest Project Manager, nazywany również Project Lead. To do niego należy zarówno interpersonalny, jak i formalny wymiar zarządzania projektem.
Do formalnej strony zarządzania, za którą odpowiada Project Manager należą między innymi:
Są to obszary kluczowe z biznesowego punktu widzenia. Wybór metody zarządzania dopasowanej do realizowanych zadań jest bowiem istotnym czynnikiem, który może zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. Ciągle aktualizowane planowanie, monitorowanie, oraz analiza ryzyka są zaś istotne nie tylko ze względu na korzyści płynące z zarządzania projektami opartego na wiedzy, które umożliwia świadome uczenie się na własnych błędach. Jest ono istotne również ze względu na – nierzadko formalnie umocowane – wymagania interesariuszy dotyczące bieżącego dostępu do dokumentów ukazujących aktualny stan realizacji.
Każdy projekt składa się z ośmiu obszarów działania, na które składają się zagadnienia dotyczące:
Wszystkie one istotne są przez cały czas trwania projektu i wpływają na siebie wzajemnie wspomagając lub utrudniając realizację celu.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…