Dlaczego warto używać oprogramowania do zarządzania projektami?

Czy realizacja każdego projektu wymaga używania oprogramowania? Przypuszczalnie nie. Jednak czy warto wykonywać w pamięci skomplikowane obliczenia mając pod ręką kalkulator, w momencie, gdy ważny jest czas i trafność wyniku? Czy warto przychodzić na spotkanie z segregatorem pełnym notatek, gdy uczestnicy chcą zapoznać się z interesującą i zwięzłą prezentacją? Oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwi prowadzenie projektu i wyręczy zespół projektowy w wielu czynnościach.

Komu przyda się oprogramowanie do zarządzania projektami? – spis treści:

1. Wstęp
2. Oszczędność czasu
3. Monitorowanie stanu realizacji projektu
4. Dostępność informacji
5. Zapewnienie ciągłości projektu
6. Podsumowanie

Wstęp

Oprogramowanie do zarządzania projektami i jego funkcjonalności są tak powszechne, że raczej nie trzeba nikogo przekonywać. Szczególnie jeśli mówimy o dużych i skomplikowanych przedsięwzięciach, których po prostu nie sposób prowadzić na papierze. Warto jednak uporządkować wiedzę na temat tego, jakie korzyści niesie oprogramowanie do zarządzania projektami. Po pierwsze po to, aby zastanowić się, czy we własnej praktyce PM mamy pod kontrolą wszystkie te obszary. Po drugie dlatego, aby wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami, które najlepiej dopasowane będzie do specyfiki naszych projektów i zespołowej pracy.

Chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę na cztery obszary, których usprawnienie jest kluczowe dla użytkowników programów do zarządzania projektami. Są to:

• oszczędność czasu
• monitorowanie stanu realizacji projektu
• dostępność informacji
• zapewnienie ciągłości projektu.

Poniżej przyjrzymy się im po kolei, zaś w następnej kolejności omówimy funkcje oprogramowania, na które warto zwrócić uwagę, a także przyjrzymy się kilku najpopularniejszym rozwiązaniom dostępnym na rynku.

Oszczędność czasu

Oszczędność czasu, którą daje korzystanie z oprogramowania polega przede wszystkim na udoskonaleniu organizacji projektu. Oznacza bowiem proste planowanie i elastyczne szkicowanie ram projektu. Przygotowanie karty projektu czy wykresu Gantta jest znacznie prostsze i bardziej praktyczne, gdy odbywa się od razu w programie, którego będziemy potem używać do zarządzania projektem.

Zamiast korzystać z zewnętrznych narzędzi można bowiem w miarę realizacji projektu uzupełniać plany szczegółowymi zadaniami zamieszczanymi na tablicach Kanban lub w backlogu projektu. Umożliwi to w pełni realistyczny pomiar czasu poświęcanego na wykonywanie konkretnych zadań przez konkretnych członków zespołu projektowego.

Jednak jeśli chodzi o gospodarowanie czasem w projekcie, niebagatelne znaczenie ma wybór samego oprogramowania i to, czy jest ono już znane zespołowi. Programy służące do zarządzania projektami znacząco różnią się bowiem stopniem skomplikowania. A krzywa uczenia się bywa trudna do przejścia. O ile Firmbee to przejrzyste środowisko zawierające wszystkie potrzebne do zarządzania projektem narzędzia, Jira to kolosalne i bardzo skomplikowane narzędzie, które umożliwia automatyzację zadań i integracje z zewnętrznymi programami.

Monitorowanie stanu realizacji projektu

Drugim obszarem, na jakim koncentruje się oprogramowanie do zarządzania projektami jest monitorowanie ich stanu w czasie rzeczywistym. Każdy z programów zawiera narzędzia analityczne do wizualizacji statystyk. Ukazują one między innymi:

• stan obecny realizacji zadań – ile zadań zostało wykonanych i w jakim czasie, kto zrealizował które z nich,
• porównanie realnych wyników z założeniami – na przykład za pomocą wykresu zestawiającego średni czas realizacji zadania z jego realnym przebiegiem,
• stan realizacji budżetu, a także
• narzędzia predykcyjne służące do oceny, czy wszystko idzie w dobrym kierunku.

Dostępność informacji

Kolejną kwestią, którą pozwala rozwiązać oprogramowanie do zarządzania projektami jest dostępność w czasie rzeczywistym informacji dotyczących projektu dla zespołu i interesariuszy. Podstawowe zalety, jakie gwarantuje oprogramowanie do zarządzania projektami to możliwość zalogowania się w każdej chwili, a także zróżnicowanie uprawnień – przykładowo do edycji zadań lub do podglądu statystyk efektywności pracy poszczególnych członków zespołu. Na przykład, klient może mieć zapewnioną możliwość wglądu w zrealizowane w danym tygodniu zadania, ale nie mieć uprawnień do edycji listy zadań przeznaczonych do wykonania w kolejnych dniach.

Słowem, trzecim istotnym obszarem jest ułatwienie utrzymania właściwego porządku w projekcie, a także transparentność komunikacji. Nie mniej istotną kwestią jest to, że korzystanie z edytowanego na bieżąco, wspólnego dokumentu projektowego pozwala budować poczucie przynależności do zespołu i odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań przyczyniających się do realizacji celu projektu.

Zapewnienie ciągłości projektu

Istotną, choć często pomijaną zaletą korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami jest zachowanie ciągłości w przypadku zmian kadrowych. Mogą one dotyczyć zarówno Project Managera, jak i pozostałych członków zespołu. Dzięki dostępności historycznych danych projektu oraz narzędziom analitycznym, nowa osoba może stosunkowo łatwo zorientować się w sytuacji i zostać szybko wdrożona w nowe zadania. Bez przeglądania pełnej dokumentacji projektu może także dowiedzieć się między innymi co już zostało zrobione, jakie zadania sprawiają zespołowi trudność i czy projekt realizowany jest zgodnie z założonym kalendarzem i budżetem.

Podsumowanie

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala na skrócenie czasu potrzebnego do jego realizacji. Od planowania, przez delegowanie zadań, aż po sprawdzanie ich wykonania przez członków zespołu, które nie musi być każdorazowo odnotowywane przez Project Managera. Wszystkie te etapy realizowane są bardziej efektywnie. Zdecydowanie więc opłaca się zainwestować czas w nauczenie się odpowiedniego programu, ponieważ dzięki niemu możemy łatwo wyznaczyć naszą definicję sukcesu projektu.

Ułatwia on także monitorowanie bieżącej sytuacji, a także sprawia, że wszyscy interesariusze mają w dowolnym momencie dostęp do dotyczących ich informacji związanych z realizacją projektu. Musimy dodać do tego znaczące ułatwienia, jakie niesie ze sobą zgromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu, w którym łatwo się w nich zorientować. Dzięki tym cechom łatwiej także o zapewnienie ciągłości projektu, nawet w przypadku radykalnych zmian kadrowych.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.