Ochrona danych osobowych podczas rekrutacji zdalnej, na co zwrócić uwagę

Podobnie, jak w przypadku rekrutacji tradycyjnej, rekrutacja zdalna wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych kandydatów do pracy. Ochrona danych osobowych w krajach Unii Europejskiej oraz w większości krajów na świecie regulowana jest przepisami prawa. Nieprawidłowe ich gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie wiążą się z konsekwencjami prawnymi. Dlatego dzisiaj podpowiemy Wam, jak zadbać, by ochrona danych osobowych była priorytetem podczas rekrutacji zdalnej.

Ochrona danych osobowych – omówione zagadnienia:

1. Proces rekrutacji, jako jeden z celów zarządzania zasobami ludzkimi
2. Cele rekrutacji
3. Rekrutacja zdalna
4. Etapy rekrutacji zdalnej
5. Ochrona danych osobowych – ogólne zasady
6. Ochrona danych osobowych, a rekrutacja zdalna
7. Zasady ochrony danych związanych z rekrutacją
8. Podsumowanie

Proces rekrutacji, jako jeden z celów zarządzania zasobami ludzkimi

Do rozwijających się i coraz bardziej popularnych technik rekrutacji należy Internet, którego zasadniczymi zaletami są szybkość komunikacji pomiędzy organizacją, a kandydatami do pracy oraz konkurencyjność cenowa. Przedsiębiorstwo ma możliwość stałego uaktualniania oferty zatrudnienia oraz praktycznie nieograniczoną możliwość penetracji rynku pracy. Natomiast osoba zainteresowana ofertą może w prosty i szybki sposób złożyć aplikację drogą elektroniczną.

Rekrutacja jest elementem zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. Termin rekrutacja można rozpatrywać w szerszym i węższym znaczeniu. Z szerszej perspektywy rekrutacja oznacza cały proces poszukiwania, informowania i przyciągnięcia pracowników świadczących pracę dla organizacji. Natomiast w węższym znaczeniu rekrutację można postrzegać, jako sformalizowany proces przyciągania pracowników do organizacji, celem ich dalszej selekcji.

Głównym celem rekrutacji jest wybór osób, które spełniają lub są najbliższe spełnienia wymagań stawianym kandydatom, co jest równoważne zapewnieniu organizacji odpowiedniej liczby wykwalifikowanych pracowników. Uszczegóławiając, celem rekrutacji jest zainteresowanie ofertą pracy właściwych osób na określone stanowiska, a następnie utworzenie listy kandydatów, poddawanych selekcji.

Cele rekrutacji

Rekrutacja zdalna

Biorąc pod uwagę globalną cyfryzację oraz pandemię koronawirusa, rekrutacja zdalna zyskała na znacznej popularności. Dlatego coraz częściej można spotkać ogłoszenia o pracę zamieszczane na portalach internetowych z zaznaczoną klauzulą ,,rekrutacja zdalna”. Poza złożeniem aplikacji w formie elektronicznej, cały proces związany z zatrudnieniem pracownika/ów jest realizowany zdalnie, z wykorzystaniem narzędzi online oraz telefonu.

Jeżeli dana aplikacja zainteresuje rekrutera to dzwoni on do kandydata i umawia rozmowę kwalifikacyjną przez telefon albo rozmowę wideo na smartfonie lub komputerze. W przypadku rozmowy wideo kandydat do pracy otrzymuje na swoją skrzynkę e-mail zaproszenie na spotkanie wraz z linkiem do komunikatora, z którego korzysta rekruter. Wystarczy aktywować link i w określonym terminie i godzinie dołączyć do spotkania. Do najbardziej popularnych komunikatorów należą: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams oraz Signal.

Etapy rekrutacji zdalnej

Proces rekrutacyjny składa się z kilku podstawowych etapów, takich jak:

• Etap 1 – Publikacja ogłoszenia, zebranie aplikacji przesyłanych drogą elektroniczną oraz ich wstępna selekcja. Po wybraniu ofert do dalszego procedowania, rekruter dzwoni do kandydatów i umawia spotkanie. Podczas tej pierwszej rozmowy rekruter weryfikuje już podstawowe informacje, np. znajomość języka obcego. Ostateczna decyzja o spotkaniu zostaje potwierdzona mailowo.
• Etap 2 – Spotkanie rekrutacyjne online. Weryfikacja umiejętności i zaangażowania kandydata. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu bądź zakwalifikowaniu do dalszego etapu rekrutacji.
• Etap 3 – Dalsza weryfikacja np. poprzez rozwiązywanie testów, zadań lub case study. Ostateczna decyzja w zakresie zdalnego procesu zatrudnienia.
• Etap 4 – Onboarding online, czyli wdrożenie pracownika w trybie zdalnym. Zapoznanie z misją i wizją organizacji oraz zapoznanie z zespołem.

Ochrona danych osobowych – ogólne zasady

Ochrona danych osobowych jest śliśle uregulowana prawnie. RODO (GDPR) jest to unijne rozporządzenie, które obowiązuje od 25 maja 2018 roku, zastępując wcześniejszą Dyrektywę z 1995 roku o ochronie danych. Dane osobowe są pojęciem dość szerokim, związanym z identyfikacją danej osoby. Ochronie podlegają przede wszystkim takie dane jak: imię i nazwisko, numer pesel, adres zamieszkania i poczty elektronicznej, dane bankowe, zdjęcie osoby, informacje związane ze stanem zdrowia, numer IP komputera, wyznanie, rasa, pochodzenie etniczne, orientacja seksualna.

Współczesnym problemem o zasięgu globalnym są kwestie związane z gromadzeniem danych, utratą prywatności oraz zagrożeniem bezpieczeństwa. Ochrona danych osobowych w przypadku tych czynności kadrowych jest szczególnie istotna. A RODO jest pod tym względem najbardziej rygorystyczną ustawą, stanowiącą filar jurysdykcji innych państw. Podobne ustawy obowiązują np. w Brazylii, Australii, Japonii, Tajlandii i w niektórych stanach USA.

Ochrona danych osobowych, a rekrutacja zdalna

W chwili rozpoczęcia procesu rekrutacyjnego pracodawca staje się administratorem danych osobowych i może pozyskać takie dane, jak: imię i nazwisko, data urodzenia (obecnie często jest już pomijana ze względu na zagrożenie dyskryminacją), wykształcenie, kwalifikacje, dotychczasowy przebieg zatrudnienia, dane kontaktowe. Gromadząc i przetwarzając powyższe dane organizacje muszą kierować się przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie i w danym kraju.

Kandydat składając aplikację zobowiązany jest do dołączenia zgody na udostępnianie i przetwarzanie swoich danych osobowych, oczywiście wykorzystywanych tylko na potrzeby rekrutacji. Obowiązkiem pracodawcy po zakończeniu rekrutacji jest usunięcie wszystkich danych osobowych kandydatów.

Należy pamiętać, że portale internetowe związane z ogłoszeniami o pracę nie pełnią żadnej roli administracyjnej i nie przetwarzają danych osobowych. Ich rola ogranicza się do prezentowania ofert zleceniodawców i dostarczenia narzędzi do gromadzenia aplikacji.

Zasady ochrony danych związanych z rekrutacją

1. Katalog informacji, które może pozyskać pracodawca w procesie rekrutacji jest katalogiem zamkniętym i obejmuje dane, które wcześniej zostały już wymienione. Pracodawca nie ma prawa domagać się informacji związanych np. ze stanem cywilnym, pochodzeniem etnicznym, czy też orientacją seksualną.
2. Biorąc pod uwagę cel rekrutacji, czyli pozyskiwanie pracowników, gromadzone dane muszą odpowiadać tylko temu celowi. Dane te nie mogą być użyte w żadnej innej sytuacji. Niedopuszczalne jest swobodne dysponowanie danymi i udostępnianie ich innym podmiotom.
3. Podstawą przetwarzania danych kandydatów musi być ich pisemna zgoda.
4. Podczas procesu rekrutacji pracodawca obciążony jest obowiązkiem informacyjnym względem kandydatów. Informacja ta powinna zawierać: Nazwę i siedzibę pracodawcy, cel zbierania danych, prawo dostępu i korekty treści, dobrowolność albo obowiązek podania danych.
5. Na każdym etapie rekrutacji kandydaci do pracy mają prawo do kontroli sposobu przetwarzania danych.
6. Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca zobowiązany jest do usunięcia zebranych danych.
7. Administrator danych musi w odpowiedni sposób je zabezpieczyć: technicznie i organizacyjnie.

Podsumowanie

Ochrona danych osobowych podczas rekrutacji zdalnej to wyzwanie, jednak na co powinniśmy zwracać szczególną uwagę? W pierwszej kolejności na przepisy prawa obowiązujące w tym zakresie w danym państwie. W większości krajów dane osobowe podlegają szczególnej ochronie. Dlatego ważną kwestią jest ich prawidłowe gromadzenie i przetwarzanie tylko w zakresie określonym w ogłoszeniu o pracę. Niedopuszczalne jest, aby dane te były wykorzystywane w inny sposób.

Kolejnym ważnym aspektem jest pozyskiwanie tylko takich informacji, które nie przyczynią się do dyskryminacji ze względu na kolor skóry, pochodzenie, czy status rodzinny. Jeszcze jedną dość kontrowersyjną kwestią jest sprawdzanie informacji o kandydacie na portalach społecznościowych i badanie jego historii w ramach tzw. background check. Zgodnie z przepisami RODO są to działania niedopuszczalne. Jednakże biorąc pod uwagę, że dane te są dostępne publicznie, trudno dopatrywać się działań nieetycznych ze strony pracodawcy.

Reasumując problematyka związana z prawidłową ochroną danych osobowych kandydatów do pracy jest zagadnieniem szerokim, ale nie niemożliwym do realizacji. Odpowiednie przygotowanie i znajomość przepisów prawa w znacznym stopniu ułatwi procedurę związana z pozyskaniem nowych pracowników.

Wiesz już czym jest ochrona danych osobowych i jak o nią dbać w procesie rekrutacji, jednak jak go zaplanować? Sprawdź, w tym artykule.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.