Czy KPI są dobrym rozwiązaniem do oceny wydajności pracowników?

KPI, jako zestaw wskaźników do badania i analizy jest często wykorzystywany w biznesie i umożliwia ocenę różnych zadanych wartości. W przypadku mierzalnych mierników badanie jest dużo prostsze, sprawa jest znacznie trudniejsza w przypadku oceny czynników, które są trudno policzalne. Zmierzyć wydajność osoby pracującej na taśmie jest prosto, wystarczy policzyć ilość wyprodukowanych elementów. Również w przypadku kierowców miernikiem może być liczba przejechanych kilometrów. A jak zmierzyć pracę umysłową? Liczbą pism, projektów, pomysłów? Nie jest to tak oczywiste, jakby się wydawało. Niewątpliwie jest to możliwe i warto zapoznać się z tym, jak to zrealizować w praktyce.

Czy KPI są dobrym rozwiązaniem – omówione zagadnienia:

1. Co to jest KPI
2. Jak zmierzyć wydajność pracy?
3. Monitorowanie i ocena wskaźników
4. Korzyści wynikające ze stosowania KPI dla pracowników i organizacji
5. Najczęstsze błędy związane z używaniem KPI
6. Podsumowanie

Co to jest KPI

KPI – key performance indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności. Jest to dość proste narzędzie szczególnie przydatne dla menedżerów i umożliwiające zbadanie praktycznie każdego obszaru organizacji. Jest to zestawienie różnego rodzaju mierników służących do oceny poziomu efektywności działalności, w aspekcie wszystkich zasobów materialnych i niematerialnych, w tym kapitału ludzkiego.

KPI pozwala na identyfikację czynników wpływających na sukces organizacji oraz tych, które stanowią słabe ogniwo. Istotą prawidłowego zastosowania wskaźników jest zdefiniowanie odpowiedniego zbioru, odpowiadającego celom i potrzebom organizacji. Nieumiejętne użycie KPI nie będzie miało przełożenia na realną kondycję przedsiębiorstwa i spowoduje zafałszowanie wyników.

Jak zmierzyć wydajność pracy?

Zanim podejmiemy się zmierzenia wydajności realizowanych zadań, należy najpierw się zastanowić, czym jest wydajność pracy? Zatem w praktyce biznesu definiowana jest, jako suma wytworzonych produktów lub usług, realizowanych przez jednego pracownika w określonej jednostce czasu. Na wydajność wpływa wiele czynników wewnętrznych takich, jak zasoby materialne (wyposażenie, sprzęt), nowe technologie, poziom kwalifikacji i wiedza personelu oraz zewnętrznych np. wahania rynku. Wydajność pracy możemy obliczyć na podstawie prostego wzoru matematycznego:

Oznacza to, że wydajność jest ilorazem produkcji (dóbr lub usług) i nakładu pracy. Korzystając z tego wzoru można również policzyć indywidualny wskaźnik na jednego zatrudnionego.

Wybór odpowiednich wskaźników KPI uzależniony jest od modelu i struktury danej branży. Każdy miernik powinien mieć przypisaną wartość liczbową, która w sposób bezpośredni umożliwi analizę otrzymanego wyniku.

Przykładowe KPI

• Pracownik obsługi klienta – ilość przyjętych reklamacji, ilość pozyskanych, nowych klientów,
• Pracownik call center – ilość połączeń, średni czas połączeń,
• Sprzedawca – średni paragon, sprzedaż towarów/usług wysokomarżowych,
• Mechanik – ilość naprawionych samochodów, średni czas naprawy,
• Szwaczka – ilość uszytych ubiorów,
• Pracownik banku – ilość udzielonych kredytów, szybkość obsługi klienta.

Monitorowanie i ocena wskaźników

Zdefiniowanie odpowiednich wskaźników wydajności stanowi dopiero pierwszy etap badania, kolejne związane są z ich monitorowaniem i oceną. Pomocnym narzędziem do monitorowania wyników jest program komputerowy do zarządzania wydajnością pracowników, który umożliwia raportowanie według każdego pracownika. Ponadto uzyskane wyniki można powiązać z wysokością wynagrodzenia.

Głównym celem monitorowania wskaźników KPI jest ocena skuteczności planowania. W przypadku, gdy pracownicy nie osiągną wyznaczonych celów należy dokonać oceny systemu motywacyjnego, realności postawionych celów, nieprzewidzianych zdarzeń (zwolnienia lekarskie, przestoje).

Korzyści wynikające ze stosowania KPI dla pracowników i organizacji

• Mierzalna ocena wpływu pracy jednostki na wynik finansowy przedsiębiorstwa,
• Dopasowanie realizowanych zadań do celów KPI firmy,
• Podejmowanie obiektywnych decyzji operacyjnych,
• Dostosowanie poziomu wynagrodzenia do osiąganych wyników,
• Możliwość oceny własnej pracy przez pracowników,
• Realizacja kluczowych zadań, mających największy wpływ na osiągane wyniki,
• Mierzalna ocena pracy,
• Zwiększenie odpowiedzialności i samodzielności wykonywanych zadań.

Najczęstsze błędy związane z używaniem KPI

Pierwszym zasadniczym błędem popełnianym przez organizacje jest niewłaściwe dobranie wskaźników. Poddając analizie różne obszary przedsiębiorstwa w ramach oceny wydajności pracy, należy stosować odmienne wskaźniki. Nie ma wskaźników uniwersalnych odpowiednich dla każdego rodzaju pracy.

Ważne jest również stawianie realistycznych celów, aby wyzwania były możliwe do zrealizowania. Określanie wygórowanych norm odnosi odwrotny skutek od zamierzonego, obniża morale, satysfakcję z pracy, a tym samym wpływa na niską wydajność. Wprowadzenie wskaźników powinno być skonsultowane z całym personelem. Pracownicy muszą wiedzieć ile i jak mają pracować i ile w związku z tym zarobią. Cele muszą być jasno sprecyzowane i zrozumiałe dla wszystkich tak, aby było widoczne powiązanie wyników pracy z wynagrodzeniem.

Przy ocenie wyników należy brać pod uwagę wszystkie czynniki, które mogły wpłynąć na nie negatywnie, np. brak części lub podzespołów do produkcji przedłuży czas i ilość wyprodukowanych towarów. Częstym błędem jest również określanie zbyt dużej liczby wskaźników, co znacznie utrudnia obiektywną ocenę uzyskanych wyników.

Podsumowanie

Wprowadzając w przedsiębiorstwie wskaźniki wydajności pracy KPI należy to zrobić w sposób przemyślany i zaplanowany w najdrobniejszych szczegółach. O sposobie mierzenia pracy należy poinformować wszystkich pracowników i wskazać im związane z tym pozytywne aspekty. Wyniki należy oceniać w sposób obiektywny biorąc pod uwagę wpływ różnych czynników niezależnych od personelu. Jest to bardzo istotne, ponieważ w przypadku wygórowanych celów i w następstwie subiektywnej oceny determinuje to destrukcyjne zachowania pracownicze i powoduje częste fałszowanie wyników pracy.

Przeczytaj również: Jak napisać cele i kluczowe rezultaty (OKR)?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.