Jak napisać cele i kluczowe rezultaty (OKR)?

OKR to metodologia wyznaczania celów, której główną ideą jest śledzenie założeń i pomoc w dążeniu do ich realizacji. Została ona opracowana przez Johna Doerra, który założył, że powinno łączyć się cele, które chce się osiągnąć z kluczowymi rezultatami. Miał być to sposób na mierzenie postępów. Jasne określenie celów i ich komunikacja to sposób na osiągnięcie sukcesu. Ma to także wpływ na większe zaangażowanie pracowników w codzienne zadania. Wystarczy jedynie, że lider je odpowiednio określi.

Metoda OKR – omówione zagadnienia:

1. Jak wygląda metoda OKR?
2. Firmy, które odniosły sukces miały cel
3. Kto powinien określać OKR?
4. Cel ma być prosty
5. KR – czas na Kluczowe Rezultaty
6. Na jaki okres powinny być ustalane OKR?
7. Wprowadzenie OKR w życie
8. Pamiętaj o kontroli postępów

Jak wygląda metoda OKR?

W teorii metoda OKR jest banalnie prosta. Jej szablon wygląda następująco:

Osiągnę CEL, a wymiernym rezultatem dla mnie będzie ……… .

Jako cel należy wpisać coś, co chcesz osiągnąć, coś do czego dążysz. Może być to cel ogólny jak np. zwiększenie rozpoznawalności marki lub bardzo konkretny stworzenie narzędzia do planowania zadań.

Objective to hasło jakościowe, powinno być łatwe do zapamiętania i określać coś istotnego dla całego zespołu tak, aby chciał się w to zaangażować.

Warto zapamiętać, że na tym etapie cel nie zawiera miar. Jest to cel ilościowy. Do określenia miary służą KR.

Natomiast kluczowy rezultat to wskaźnik, który pomoże Ci mierzyć postępy w realizacji wyznaczonego celu. Key Results to wskaźnik ilościowy, który pomaga określić, że cel został osiągnięty. To ideał, do którego dążysz.

Gotowy wygląda prosto, wręcz banalnie. Jednak jego stworzenie wcale nie jest takie proste. Szczególnie, jeżeli mowa tutaj o celu, który ma angażować do pracy całą organizację. Wtedy trzeba pamiętać o tym, że ten sam cel ma być tak samo odebrany i zrozumiany przez wszystkich pracowników.

Firmy, które odniosły sukces miały cel

Obserwując osiągnięcia innych może wydawać Ci się, że wszystko dzięki temu, że mieli oni genialny pomysł i byli pionierami w swojej dziedzinie. No właśnie, wcale nie. Przynajmniej w większości. W dzisiejszych czasach tak naprawdę trudno o coś, co byłoby całkowitą innowacją. I wielcy giganci, obecni miliarderzy wcale nie odkrywali czegoś nowego. Mieli swój cel, do którego dążyli. I to właśnie to wyznaczanie celów i bezkompromisowość można opisać jako sposób na sukces. Nie świetny pomysł, a wprowadzenie go w życie. Bez kompromisów.

Spotify stał się liderem w branży technologicznej jeżeli chodzi o odtwarzacze muzyczne nie dlatego, że Daniel Ek wpadł na coś zupełnie nowego. W ówczesnych czasach była już dostępna darmowa muzyka, a torrenty były czymś, co wszyscy znali. Do odtwarzania muzyki służył Winamp. Jednak to, co odróżniało ich od konkurencji to właśnie ten cel, który postawili sobie na początku. Wizja, którą realizowali pomimo wszystko, zgodnie z wyznaczonym celem.

Kto powinien określać OKR?

Cele określają to, do czego ma dążyć cały zespół. Od jego zaangażowania zależy czy wszystko zostanie zrealizowane zgodnie z założeniami. Dlatego same cele także powinny być stworzone przez cały zespół, a nie przez managera czy kierownika. Wspólna praca nad zapisem sprawi, że nie będą to jedynie puste słowa czy przesłanie, a cel. Wspólny, widoczny cel, do którego wszyscy dążą. Dzięki temu zespół potraktuje to jako wyzwanie i będzie zdecydowanie bardziej się z nim identyfikował.

Cel ma być prosty

Mamy skłonność do przedstawiania rzeczy w sposób podniosły, wręcz literacki. To zupełnie zbędne. Choć wydaje nam się, że wtedy ten cel brzmi “mądrzej”. Przy OKR sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Przekaz ma być prosty i krótki. Cel ma być wyrażony w jednym zdaniu prostym. Bez spójników, myślników i niepotrzebnych rozwinięć. W zdaniu powinien zostać użyty czasownik, który ma określać kierunek zmian np. wprowadzić, zwiększyć.

Objective to nie ma być kolejne chwytliwe hasło zagrzewające do działania, to prosty cel, który zostanie dobrze odebrany przez cały zespół i pomoże mu jasno określić kierunek zmian.

Ustalanie O krok po kroku

Cel powinien zostać określony wspólnie w ramach pracy zespołowej. Podczas zebrania każdy jednak powinien pamiętać o tym, za co odpowiada w firmie i właśnie w tej dziedzinie poszukiwać celu.

Propozycje O

Pierwszym krokiem jest zebranie wszystkich propozycji. Warto pamiętać, że na tym etapie każdy jest równy i ma prawo głosu. Z pewnością niektóre cele się powtórzą, ale będzie to tylko jasny sygnał, że większość patrzy w tym samym kierunku.

Wybór celu

Optymalna ilość to jeden cel na kwartał dla jednego zespołu w przypadku celów długofalowych. Zbyt duża ilość wprowadzi chaos, a zadanie nie zostanie zrealizowane. Wybór może odbywać się za pomocą głosowania czy rozmowy. Wszystko zależy od tego jak różne są od siebie zaproponowane cele i jak wygląda sytuacja w zespole. Najważniejsza na tym etapie jest współpraca.

Oczywiście warto na samym początku wybrać osobę, która w razie problemów podejmie ostateczną decyzję, może być to np. project manager.

Nazwij cel

To jedno z większych wyzwań OKR. Zapisać jakościowy cel w prosty sposób.

KR – czas na Kluczowe Rezultaty

Kluczowy rezultat to wyzwanie. Miara powodzenia. Nie może być ustalony na zbyt niskim poziomie. Jeśli firma osiągnie wyższy wynik niż założony cel będzie oznaczało to tylko tyle, że cel nie był wystarczająco ambitny.

To element, który może zostać poprowadzony przez grupę, jednak często będzie wymagał także pomocy ekspertów czy wykonania dodatkowej analizy. Sam zespół może spróbować ustalić poziom jaki wydaje mu się odpowiedni. Jednak jedynie eksperci na podstawie twardych danych mogą ustalić go na realnym i osiągalnym poziomie, który z jednej strony będzie stanowił wyzwanie, a z drugiej będzie cele, który da się osiągnąć.

Key Results jest o tyle ciężki do napisania, że większość z nas stawia sobie wyzwanie, które być może wymaga odrobiny ciężkiej pracy, jednak jest w naszym zasięgu. Key Results ma być czymś, co wcale nie jest proste do realizacji. Nie wynikiem, który osiągniemy po kilku wieczorach nadgodzin. Ma być czymś, do czego naprawdę dążymy, naszym niedoścignionym marzeniem określonym w liczbach. Ma być wyzwaniem na tyle, że realizacja w 70% będzie uznawana za sukces. Całościowe zrealizowanie planu będzie uznawane za niezwykłe szczęście okraszone nadludzkim wysiłkiem.

Na jaki okres powinny być ustalane OKR?

Aby cel było łatwiej zrealizować powinny zostać określone dokładne ramy czasowe, w których ma być on realizowany. Może być to rok, kwartał lub miesiąc. Wszystko zależy do tego jak bardzo złożony jest cel. Jeśli dopiero zaczynasz pracować z tą metodą to najlepszym wyjściem będzie określenie celu na dany kwartał. To bezpieczny przedział czasowy, który z jednej strony daje pole do manewru, z drugiej w przypadku niepowodzenia to będą tylko trzy miesiące.

Wprowadzenie OKR w życie

Wydawać by się mogło, że tak jak cel jest prosty, tak wprowadzenie tej metody w życie również. Nic bardziej mylnego. Cały problem polega na tym, że tutaj cel jest bardziej jakościowy niż ilościowy. Nie wystarczy wyrobić rocznego planu przypominając sobie o nim w listopadzie i pracując dwa razy ciężej przez ostatnie miesiące roku. Tutaj zmiana wymaga prawdziwego wprowadzenia rewolucji. Jeśli w firmie panują mocno zakorzenione stare przyzwyczajenia, to niestety istnieje duża szansa na to, że pierwsze próby wprowadzenia nie zakończą się powodzeniem. Jednak rozpoczęcie procesu to pierwszy krok do sukcesu. Być może droga nie będzie usłana różami, a wprowadzenie zmian będzie wymagało kilka szlifów, ale końcowe efekty pokażą, że było warto.

Pamiętaj o kontroli postępów

Sprawdzanie na bieżąco postępów z realizacji zadania daje poczucie kontroli. To także dodatkowa motywacja dla pracowników. Początkowo warto dokonywać takich przeglądów częściej np. na cotygodniowych zebraniach. To pozwoli także na bieżąco sprawdzać czy założone cele mają sens, a Key Results zostały określone na właściwym poziomie. Być może przy bardziej złożonych celach cotygodniowe spotkania okażą się zbyt częste. Dlatego warto spróbować i zobaczyć jaki system najbardziej sprawdza się w Twoim przypadku. To tylko wzór, który można dostosować do swoich potrzeb, a nie ścisły schemat. Warto o tym pamiętać.

Przeczytaj także: Estymacja i śledzenie czasu pracy – jak szybciej osiągać cele?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.