Czy zastanawiałeś się kiedyś, jakie są główne przyczyny tego, że nie osiągamy założonych celów w pracy? Oczywiście, wszystko zależy od indywidualnej osoby i charakteru zadania, ale wśród najczęstszych przyczyn możemy bez wątpienia wymienić „niewyrobienie się w terminie” (przekroczenie założonego deadlinu). Na szczęście na taki problem istnieje proste rozwiązanie – jedyne, co trzeba zrobić, to poprawić swój proces zarządzania zadaniami w pracy, by osiąganie założonych celów przychodziło szybciej i z większą łatwością. W jaki sposób można to zrobić? Poprzez narzucenie sobie dyscypliny w ramach estymacji i śledzenia czasu pracy. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób te 2 czynności wesprą Cię w realizacji codziennych obowiązków.

Estymacja i śledzenie czasu pracy – omówione zagadnienia

  1. Estymacja czasu pracy – dlaczego ma takie znaczenie?
  2. Śledzenie realizacji zadań – dla większej kontroli i pewności
  3. Estymacja i śledzenia – duet prowadzący do sukcesu

Estymacja czasu pracy – dlaczego ma takie znaczenie?

Wiele osób zajmujących się na co dzień zarządzaniem projektami uważa, że estymacja czasu potrzebnego na wykonanie określonych zadań stanowi klucz do osiągnięcia sukcesu. Dlaczego? Ponieważ jak najbardziej zbliżone do rzeczywistości wyliczenia pozwalają w odpowiedni sposób zaplanować całą pracę, podzielić zadania pomiędzy poszczególne osoby, wcześniej zareagować w razie pojawienia się problemów czy odpowiednio rozłożyć zadania wymagające zaangażowania zewnętrznych osób.

Jednak estymacja czasu pracy ma znaczenie nie tylko wtedy, gdy jesteś członkiem zespołu projektowego i Twoja praca jest kontrolowana przez kierownika. Jej zadaniem jest pomóc Ci uzyskać pewność zrealizowania wszystkich zadań w terminie i uchronić przed marnowaniem czasu na niepotrzebne czynności. Jednocześnie w taki sposób ułatwiasz sobie koncentrację na wybranym zadaniu, ponieważ masz poczynione założenia i zależy Ci, by realizacja zadania nie zajęła Ci więcej czasu niż powinna.

Co więcej, gdy trzymasz się swoich założeń i w większości przypadków udaje Ci się właściwie oszacować potrzebną liczbę godzin, otwierasz przestrzeń na realizację zadań, na które wcześniej po prostu nie miałeś czasu. W taki sposób pomagasz samemu sobie w szybszym osiąganiu założonych celów, odkrywając jednocześnie nowe możliwości.

Śledzenie realizacji zadań – dla większej kontroli i pewności

Jaki jest podstawowy cel śledzenia tempa realizacji zadań? Przede wszystkim w taki sposób zyskujesz kontrolę nad wykonywanymi zadaniami, co daje Ci pewność, że zostaną zrealizowane w założonym terminie. Ta czynność pomaga również w sytuacji pojawienia się niespodziewanych problemów – uświadamia Ci, że musisz wprowadzić zmiany w swoich założeniach i podjąć kroki minimalizujące ich wpływ na Twoje obowiązki. Co więcej, śledzenie pozwala odkryć, co dokładnie pochłania Twoją uwagę, co również pomaga polepszyć sposób zarządzania zadaniami.

Poprzez śledzenie tempa realizacji zadań pozyskujesz dane, z których możesz wyciągnąć wnioski na przyszłość, by lepiej planować swoją pracę i estymować czas potrzebny na wykonanie zadań konkretnego typu. Te informacje mogą być związane np. z Twoją produktywnością – być może w taki sposób odkryjesz, w jakich godzinach w ciągu dnia pracuje Ci się lepiej (czyli również szybciej) i w przyszłości będziesz na ten przedział czasowy planował najtrudniejsze zadania, co ułatwi Ci ich wykonanie.

Warto też wspomnieć o tym, że ciągłe mierzenie czasu, podobnie jak estymacja, stanowi czynnik motywacyjny w zakresie koncentracji na wykonywaniu konkretnego zadania (zwłaszcza gdy czujemy, że „już dawno powinniśmy mieć to zrobione”) i chroni przed sięganiem po łatwodostępne rozpraszacze. Dzięki śledzeniu (np. przy użyciu konkretnej aplikacji czy nawet specjalnego oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Firmbee) nie przeskakujemy między poszczególnymi zadaniami. W praktyce – bardziej skupiamy się na pracy, szanujemy płynący czas, a niekiedy nawet go oszczędzamy. W konsekwencji pozyskane zasoby możemy przesunąć do zadań o strategicznym dla nas (lub projektu czy całej firmy) znaczeniu.

Estymacja i śledzenie czasu pracy

Estymacja i śledzenia – duet prowadzący do sukcesu

Skupiając się na właściwej estymacji czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania, unikniesz konieczności wyrabiania nadgodzin oraz przeżywania stresu, który może mieć negatywne konsekwencje zarówno dla Twojego zdrowia fizycznego, jak i psychicznego. Poprzez śledzenie realizacji zadań zapewnisz sobie z kolei stałą kontrolę nad progresem w ich realizacji, a w rezultacie będziesz mógł określić, czy istnieje ryzyko, że założony deadline zostanie przekroczony i czy konieczne będą zmiany w innych zadaniach. Jednocześnie te dwie metody pozwolą Ci odkryć własne możliwości, zbadać swoją wydajność, przeanalizować tempo wykonywania zadań – a to wszystko przyniesie Ci efekt w zakresie szybszego osiągania celów (dzięki lepszemu zrozumieniu tego, w jaki sposób pracujesz). Bez wątpienia takie korzyści zachęcają do tego, by starać się wprowadzić te dwie czynności do codziennych działań.

Przeczytaj także: Techniki pomagające w lepszej organizacji życia zawodowego

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Estymacja i śledzenie czasu pracy - jak szybciej osiągać cele? caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.