Techniki pomagające w lepszej organizacji życia zawodowego

Czy kiedykolwiek poczułeś się przytłoczony liczbą obowiązków w pracy w ciągu dnia? Czy zdarzyło się, że nie przespałeś nocy z uwagi na ściśnięty żołądek i przerażenie przed zadaniami na jutro? Czy kiedykolwiek w pracy nerwowo zerkałeś co chwilę na zegarek, błagając, żeby czas przestał tak szybko płynąć? Czy czujesz, że Twoja organizacja życia zawodowego to chaos? Jeśli tak, to powinieneś poszukać rozwiązania, które zapewni, że takie negatywne dla samopoczucia (zarówno fizycznego, jak i psychicznego) sytuacje nie będą się powtarzać. Możesz to zrobić przy pomocy czterech czynności, które znacząco polepszają organizację dnia w pracy, a w konsekwencji całego życia zawodowego. Sprawdź, jakie to techniki.

Lepsza organizacja życia zawodowego – omówione zagadnienia

1. Zacznij od planowania
2. Pamiętaj o priorytetyzacji
3. Szacuj potrzebny czas
4. Śledź swoje postępy
5. Lepsza organizacja życia zawodowego – podsumowanie

Zacznij od planowania

Tworzenie list rzeczy do zrobienia oraz harmonogramu (tygodniowego, godzinowego – w zależności od potrzeb) to bez wątpienia podstawa, o którą oparta jest organizacja życia zawodowego, dlatego nie można z niej po prostu zrezygnować. Jeśli zależy Ci na maksymalnej produktywności i sprawnej pracy bez momentów paniki, powinieneś na każdy dzień zaplanować sobie obowiązki, które wykonasz. W taki sposób zapewnisz płynne przechodzenie od zadania do zadania, bez marnowania czasu.

Planować pracę i tworzyć harmonogram swojego dnia możesz w planerze, kalendarzu, specjalnym programie do zarządzania czasem, wybór należy do Ciebie! W tym obszarze pamiętaj jeszcze o stosowaniu zasady 60:40 – powinniśmy zapełnić sobie jedynie 60% naszego dnia w pracy, by pozostałe 40% mogło zostać przeznaczone na sytuacje awaryjne, przerwy czy ważne zadania wpadające na ostatnią chwilę.

Nadmierne spędzanie czasu tylko w jednej z tych ćwiartek może mieć negatywne konsekwencje dla pracownika – np. gdy wszystkie zadania uzna za ważne i pilne, będzie żył w ciągłym stresie i części nie zdąży wykonać, a gdy zostanie w ćwiartce 4, to nie wykona większości swoich obowiązków. Z tego powodu tak istotne jest, by odpowiednio wyznaczyć priorytety i realizować zadania zgodnie z ich wagą oraz pilnością.

Pamiętaj o priorytetyzacji

Wyznaczenie zadań do wykonania to jednak nie wszystko, bo nie rozwiązuje podstawowego problemu: od którego z nich powinno się zacząć. Z tego powodu, jako drugi krok prowadzący do lepszej organizacji, wymienimy priorytetyzację, czyli określenie, które zadania są bardziej istotne i powinny zostać wykonane w 1 kolejności, a które mogą poczekać.

W ustalaniu priorytetów na pewno pomoże Ci najbardziej powszechne narzędzie – macierz stworzona przez amerykańskiego prezydenta Dwighta Eisenhowera (i nazwana od jakiego nazwiska macierzą Eisenhowera). Jej wykorzystanie pozwoli Ci podzielić swoje zadania na 4 grupy:

• ważne i pilne – do wykonania jak najszybciej (np. sytuacja kryzysowa, termin oddania zewnętrznego projektu),
• ważne, ale niepilne – zadania, które mają strategiczne znaczenie, ale mogą zostać wykonane w późniejszym terminie, gdy pojawi się ku temu przestrzeń (najchętniej wykonywane przez większość pracowników),
• pilne, ale nieważne – zwykle odnoszą się do udzielania pomocy innym osobom w realizacji ich zadań (co nie jest naszym obowiązkiem) oraz niezaplanowanych obowiązków,
• niepilne i nieważne – zadania powiązane z pożeraczami czasu (np. długim przeglądaniem social mediów).

Szacuj potrzebny czas

Kolejnym zachowaniem, które pozwoli Ci polepszyć organizację dnia w pracy, jest próba oszacowania, ile czasu zajmie Ci wykonanie danego zadania. Jakie będą efekty takiego postępowania? Przede wszystkim zadziała to na Ciebie motywująco – będzie Ci zależeć na tym, by pierwsze zadania wykonać w wyznaczonym czasie (lub nawet szybciej), aby zrealizować cały swój plan w ciągu dnia. Po drugie, pozwoli realnie podejść do kwestii tego, ile obowiązków będziesz w stanie wypełnić w dany dzień. Może bowiem się okazać, że najważniejsze zadanie zajmie Ci cały dzień i nie będzie przestrzeni do realizacji żadnego innego.

Pomocna w szacowaniu czasu oraz trzymaniu się planu może być technika Pomodoro, której zadaniem jest ułatwiać koncentrację na obowiązkach. Polega na pracy w modelu 25:5 – 25 minut na wykonywanie obowiązków, 5 minut na odpoczynek (powtórzenie w kolejnych cyklach) – i pozwala zachować kontrolę, pamiętać o przerwach i skupiać się na danym zadaniu.

Śledź swoje postępy

W ramach czwartego kroku prowadzącego do lepszej organizacji dnia w pracy powinieneś stawiać na ciągłą kontrolę tempa realizacji zadań oraz skreślania mniejszych i większych obowiązków z listy. Jest to niezbędne do tego, by po pierwsze, zaplanować kolejny dzień, a po drugie, sprawdzić, ile czasu poświęca się na konkretne zadanie i dokonać modyfikacji w przyszłości (np. zbadać, dlaczego na coś, co wydawało nam się proste, poświęciliśmy zbyt dużo czasu). Takie postępowanie pozwoli Ci również szukać elementów, które powodują rozproszenie i je minimalizować, a także wyznaczyć godziny, w których najlepiej Ci się pracuje, by w przyszłości planować najważniejsze zadania właśnie na te pory dnia.

Lepsza organizacja życia zawodowego – podsumowanie

Zasada Pareto głosi, że wystarczy 20% czasu, by osiągnąć 80% oczekiwanych wyników – świetnie odnosi się do miejsca pracy, ale jedynie wtedy, gdy pracownik dba o dobrą organizację swojego dnia. Jeśli zależy Ci na zwiększeniu swojej produktywności, minimalizacji czynników stresowych oraz lepszych odczuciach w stosunku do czekających Cię zadań, nie ignoruj znaczenia wymienionych przez nas technik. Planowanie, priorytetyzacja, szacowanie oraz śledzenie – te czynności nie są trudne do wykonania, a mogą Ci przynieść szereg pozytywnych efektów, ponieważ dzięki nim organizacja życia zawodowego jest skuteczna.

Wspomniana już zasada pomaga gdy organizacja życia zawodowego nie sprawia, że praca jest prostsza, dlatego przeczytaj także: Zasada Pareto, czyli jak skutecznie zarządzać czasem

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.