Zasada Pareto, czyli jak skutecznie zarządzać czasem

Właściwe zarządzanie czasem jest niezwykle przydatne w codziennej pracy. Aby zwiększyć swoją produktywność na co dzień musisz ustalić priorytety i kolejność wykonywania zadań według ich ważności. To przydatny element nie tylko podczas prowadzenia własnego biznesu, ale także podczas wykonywania codziennych obowiązków na stanowisku pracownika. Jaką zasadę warto stosować, aby zaplanować efektywne działania? Z dzisiejszego artykułu dowiesz się czym jest zasada Pareto i jak z niej korzystać.

Zasada Pareto, czyli jak skutecznie zarządzać czasem – omówione zagadnienia:

1. Zasada Pareto – podstawowe założenia
2. Zasada Pareto – co to tak naprawdę oznacza?
3. Zidentyfikuj to, co przeszkadza Ci w realizacji celu
4. Zasada Pareto – daj jej szansę
5. Jak wdrożyć zasadę Pareto?
6. Jakie korzyści wynikają ze stosowania zasady Pareto?

Zasada Pareto – podstawowe założenia

Zasada Pareto przypisywana jest przeważnie włoskiemu ekonomiście Vilfredo Pareto. Jednak niewiele osób wie, że tak naprawdę autorem tej zasady jest Joseph Juran, który zbadał i opublikował tę zależność. Miało to miejsce w 1951 roku, kiedy to prowadził badania nad właściwą alokacją zasobów i na ich podstawie sformułował zasadę “kluczowych nielicznych i błahych licznych”.

Zasada ta, w swoim pierwotnym założeniu, mówi o tym, że 80% efektów pochodzi z 20% wysiłków. Początkowe obserwacje, które prowadził Pareto dotyczyły majątku narodowego we Włoszech. Pareto odkrył, że 20% włoskich rodzin posiada 80% całości majątku. I choć zasada ta wywodzi się z ekonomii, to jej stosowanie możliwe jest w wielu różnych dziedzinach, a nawet w codziennym życiu.

Zasada Pareto – co to tak naprawdę oznacza?

Zasada Pareto ma pomóc w wyznaczeniu priorytetów, a co za tym idzie, w skoncentrowaniu się na najważniejszych działaniach, które mają kluczowe znaczenie dla naszego biznesu. Stosując tą zasadę musisz przyjąć, że zazwyczaj zaledwie 20% działań jest naprawdę istotnych i ma wpływ na 80% Twojego sukcesu.

Jest to skuteczny sposób, aby ustalić listę priorytetowych zadań. Zasada Pareto może być pomocna także w opracowaniu harmonogramu i planu pracy. Jednak ma ona rację bytu tylko wtedy, kiedy potrafisz jasno zdefiniować swój cel, a także określić rzeczy ważne i mniej istotne. Oznacza to, że możesz ją wprowadzić tylko wtedy, kiedy dobrze znasz daną działalność i jej sposób funkcjonowania. Podstawową umiejętnością jest więc prawidłowa identyfikacja poszczególnych elementów.

Zidentyfikuj to, co przeszkadza Ci w realizacji celu

Wiele osób ma problem z tym, że pracują ciężko lub ciągle są w pracy, jednak efekty są tak naprawdę marne. To właśnie problem z odpowiednim nadawaniem priorytetów.

“Zbyt często ludzie pracują ciężko nad niewłaściwą rzeczą. Pracować nad właściwą rzeczą jest prawdopodobnie ważniejsze niż pracować ciężko”.

Mało istotne rzeczy często przeszkadzają w realizacji tych ważniejszych. Dlaczego więc skupiamy się na tych mało znaczących zadaniach? Czasami wynika to z tego, że zadania te są zwyczajnie łatwiejsze w realizacji. Jednak znacznie częściej chodzi tutaj o nieumiejętne wyznaczanie priorytetów. W większości przypadków nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy i nie zauważamy tego, że skupiamy się nie na tym, co powinniśmy. Realizujemy rzeczy pilne, ale takie, które są mało istotne i nie generują prawdziwego rozwoju czy postępu.

Tu właśnie może pomóc zasada Pareto. Nie chodzi o sztywne skupienie się na 20% zadań i wyeliminowanie pozostałych. Chodzi o dostrzeżenie tego, co jest naprawdę istotne i skupienie się w pierwszej kolejności na tym. To, że dany element nie znajduje się na liście obejmującej 20% priorytetów, nie oznacza automatycznie, że nie ma żadnego znaczenia.

Większość trenerów biznesu podaje przykład:

80% przychodów Twojego biznesu pochodzi od 20% Twoich klientów. Czy oznacza to, że nie powinniśmy obsługiwać pozostałych 80% klientów? Zdecydowanie nie. Chodzi bardziej o zauważenie reguły dlaczego tak się dzieje. Jeżeli zdefiniujesz grupę tych najbardziej wpływowych możesz do nich kierować swoje działania marketingowe, a co więcej starać się pozyskać nowych, podobnych klientów.

Zasada Pareto – daj jej szansę

Efektywne zarządzanie czasem nie polega na tym, aby pracować więcej. Polega na tym, aby pracować bardziej wydajnie. Absolutnie nie ma nic wspólnego z rezygnacją z czasu wolnego czy relaksu. Wręcz przeciwnie. Pomaga wyeliminować rozpraszacze i sprawić, że czas poświęcony na wykonywanie zadań będzie efektywnie wykorzystany, dzięki czemu resztę dnia będziesz mógł spędzić według własnego pomysłu. Głównym celem zasady Pareto nie jest minimalizowanie wysiłku czy krótszej pracy. Główny cel to koncentracja na najważniejszych zadaniach. Na tych, które mają znaczący wpływ.

Pierwszym krokiem do wprowadzenia tej zasady we własne działania biznesowe jest analiza tego w jaki sposób spędzasz czas pracy. Dzięki temu zobaczysz ile tak naprawdę czasu poświęcasz na realizację istotnych zadań. Takiej obserwacji możesz dokonać za pomocą prostego narzędzia do mierzenia czasu, a wynik może Cię naprawdę zaskoczyć.

Jak wdrożyć zasadę Pareto?

Przede wszystkim warto podkreślić, że zasada Pareto to ciągły proces, a nie jednorazowa zmiana. Nie wystarczy jedynie określenie priorytetów. Jeżeli chcesz wprowadzić tę zasadę do swojego życia to Twoim nieodłącznym atrybutem powinna być lista zadań, którą będziesz regularnie przeglądać i modyfikować. Od czego zacząć? Od wybrania obszarów kluczowych. Niezależnie od tego czy rewolucję chcesz wprowadzić w swoim życiu osobistym czy w biznesie, to właśnie nadanie priorytetów jest pierwszym krokiem do wdrożenia zasady Pareto. Pierwszym i najważniejszym. Od prawidłowego określenia istotnych aspektów zależy powodzenie całej zmiany.

Jeżeli już wyznaczysz te kluczowe elementy, które wylądują na Twojej liście zadań, musisz zdecydować co zrobić z pozostałymi. Jeżeli są one ważne, jednak nie na tyle, aby zostały wykonane przez Ciebie w pierwszej kolejności, to warto zlecić je członkom zespołu lub delegować na zewnątrz.

Każde z wyznaczonych zadań powinno zostać zaplanowane w czasie. Musisz wybrać konkretny okres, w którym skupisz się tylko na tym. Warto tutaj pod uwagę wziąć swój rozkład dnia i przyzwyczajenia. Istnieje wiele technik zarządzania czasem. Jedne z nich mówią o tym, że warto każdy dzień rozpoczynać od tego najważniejszego dnia, gdyż wtedy wydajność naszego umysłu jest największa. Inne sugerują rozłożenie każdego zadania na małe kroki, dzięki którym nie będzie ono wydawało się tak straszne. To, jaką metodę wybierzesz, zależy tylko od Ciebie. Najważniejsze, aby była ona dopasowana do Twoich przyzwyczajeń i planu dnia. Jednak najistotniejsze jest to, żeby skupić się tylko na tym, co znajduje się na liście zadań do realizacji.

Ważne jest więc, aby unikać rozpraszaczy, które mogą wprowadzić Cię na niewłaściwe tory. Choć w dzisiejszych czasach jest to bardzo trudne, gdyż nieustannie jesteśmy bombardowani powiadomieniami czy wiadomościami e-mail, to jest to bardzo istotne. Przez takie zakłócenia traci się naprawdę sporo cennego czasu.

Jakie korzyści wynikają ze stosowania zasady Pareto?

Największą zaletą stosowania zasady Pareto jest określenie kluczowych obszarów w swoim biznesie. Dzięki temu skutecznie określisz priorytety nad którymi warto pracować. To pomoże Ci dostrzec, w którym kierunku warto się rozwijać i na jakich działaniach warto się skupić. Stałe stosowanie zasady Pareto może także znacząco zwiększyć Twoją produktywność. Pamiętaj, że wyznaczenie 20% najważniejszych zadań nie oznacza, że należy bezwzględnie wyeliminować pozostałe. To narzędzie ma pomóc w wyznaczeniu priorytetów. Jeżeli pozostałe działania mają jakikolwiek wpływ na Twój biznes, a jedynie nie są na tyle istotne, to warto je oddelegować.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.