Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami to takie, którego nie widać. Czyli takie, które spełnia swoje zadanie nie zwracając na siebie uwagi. Nie sprawia trudności w obsłudze i zawiera wszystkie potrzebne funkcje. Jednak “potrzebne” – to znaczy jakie?

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami – spis treści:

1. Wstęp
2. Szablony projektów
3. Widoki
4. Integracje
5. Obszary działania
6. Podsumowanie

Wstęp

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych programów służących do zarządzania projektami, zastanówmy się, jakie funkcje powinno ono spełniać. Nasze dzisiejsze zagadnienie podzieliliśmy na trzy części. W pierwszej przyjrzymy się widokom oferowanym w różnych programach. W drugiej zastanowimy się nad potrzebnymi integracjami. Zaś w trzeciej zastanowimy się, jakie obszary działania organizacji powinno uwzględniać takie idealne oprogramowanie do zarządzania projektami.

Szablony projektów

Większość programów umożliwia zarządzanie kilkoma projektami niezależnie. Warto zwrócić na to uwagę, jeśli zajmujesz się programami lub portfolio projektów . A także, jeśli w Twojej organizacji PM zajmują się więcej niż jednym projektem równocześnie. Lub gdy prowadzisz projekty o powtarzalnym przebiegu – wtedy warto samodzielnie stworzyć szablon projektu, który można wielokrotnie wykorzystywać.

Jeśli jednak korzystasz z programu po raz pierwszy, lub jest to projekt niestandardowy, możesz skorzystać z wbudowanych szablonów. Znacząco ułatwiają i przyspieszają one rozpoczęcie pracy z nowym projektem. Umożliwiają bowiem start od razu w gotowym środowisku, wstępnie skonfigurowanym i opracowanym z myślą o zarządzaniu projektem na przykład w metodyce Scrum czy Prince2.

Widoki

Niezależnie od wybranego szablonu czy metody, oprogramowanie do zarządzania projektami najczęściej zawiera standardowe widoki. Ukazują one w czytelny sposób wybrany aspekt realizacji projektu. Dla nas najważniejszymi widokami są:

• oś czasu – którą można skalować tak, by obejmowała całość trwania projektu bądź wybrany okres,
• lista zadań – pozwala na podgląd zadań aktualnie realizowanych, świeżo ukończonych i przeznaczonych do wykonania w najbliższej kolejności,
• kalendarz – agenda umożliwiająca planowanie spotkań i grupowych aktywności,
• narzędzia analityczne – czyli wykresy i wizualizacje danych dotyczących poszczególnych obszarów realizacji projektu oraz obciążenia zadaniami poszczególnych członków zespołu, umożliwiające generowanie raportów,
• zespół – lista osób zaangażowanych projekt wraz z danymi kontaktowymi.

Integracje

Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektami rzadziej zwraca się uwagę na integracje, czyli to z jakimi programami i aplikacjami współpracuje nasze narzędzie. Dzieje się tak, ponieważ niektóre programy do zarządzania, takie jak Firmbee, to tak zwane monolity. Jest to platforma zapewniająca kompleksową obsługę wszystkich zadań związanych z projektami – od listy zadań i notatek, po obsługę faktur, a nawet procesu rekrutacji zespołu.

Czasem jednak program ułatwiający zarządzanie projektem funkcjonuje jako zestaw tak zwanych mikrousług, czyli zbioru współpracujących ze sobą modułów, które można włączać i wyłączać. W takim przypadku bardzo przydatne okazują się integracje. Mogą być to połączenia na przykład z:

• zewnętrznymi kalendarzami (na przykład Google czy Apple Calendar), umożliwiające chociażby wysyłanie zaproszeń na spotkania,
• komunikatorami – takimi jak Microsoft Teams, Zoom czy Slack, ułatwiające komunikację bez konieczności kopiowania czy przenoszenia treści,
• czytnikami różnych formatów, dzięki którym można łatwo podejrzeć zawartość dokumentów czy plików graficznych,
• e-mailem, umożliwiające dodawanie zadań bezpośrednio przez pocztę,
• narzędziami sprzedażowymi dla e-commerce, takimi jak Salesforce, Zoho Desk, czy Zendesk,
• chmurą pozwalającą na przechowywanie i współdzielenie większych plików projektowych
• zabezpieczeniami i narzędziami autoryzacyjnymi istotnymi szczególnie przy pracy spoza biura i korzystaniu z gorzej zabezpieczonych połączeń internetowych,
• specjalistycznymi narzędziami raportującymi, takimi jak na przykład Power BI, Looker, czy Arkusze Google.

Wybierając konkretny program warto również zadać sobie pytanie, czy będzie działał wyłącznie na komputerze, czy posiada on również aplikację mobilną.

Obszary działania

Podstawowe obszary realizacji projektu obsługiwane przez oprogramowanie do zarządzania projektami to zarządzanie zadaniami w czasie, a także wizualizacja budżetu. Jednak w zależności od rodzaju realizowanego projektu niezwykle przydatne mogą okazać się również moduły takie jak:

• kontakty – szczególnie w przypadku gdy realizacja projektu uwzględnia współpracę z freelancerami lub wieloma przedstawicielami klientów,
• kampanie – gdy częścią projektu są działania marketingowe lub sprzedażowe,
• dokumenty – gdy konieczne jest współdzielenie różnych materiałów,
• human resources – opcja przydatna szczególnie podczas tworzenia zespołu projektowego lub konieczności uzupełnienia kadry w czasie jego realizacji,
• finanse – oprócz ogólnego stanu budżetu projektu warto mieć pod ręką narzędzie pozwalające na zestawienie wydatków na różne cele, czy porównanie ofert produktów i usług niezbędnych do realizacji projektu.

Podsumowanie

Kluczowe funkcje, jakie powinno spełniać oprogramowanie do zarządzania projektami to ułatwienie organizacji pracy i jej planowania. Korzystanie z szablonów – czy to tych wbudowanych, czy stworzonych samodzielnie – znacznie ułatwia rozpoczęcie pracy. Zaś czytelne widoki obrazujące określone aspekty realizacji projektu uprzyjemniają i upraszczają codzienne zadania. Integracje sprawiają natomiast, że możemy korzystać z ulubionego oprogramowania łącząc je z tym, którego używamy do zarządzania projektem. Chyba, że jest ono na tyle rozbudowane, by połączyć w sobie moduły pozwalające na komunikację, zarządzanie finansami i HR.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.