Zastanawiasz się, jaka jest tajemnica osób, które osiągają sukcesy w swojej pracy? Oczywiście, możesz od razu zauważyć, że jest to całkowicie indywidualna kwestia, bo każdy pracownik cechuje się innymi umiejętnościami twardymi i miękkimi, osobowością czy cechami charakteru. Jest jednak jeden element, o który można zadbać, by poprawić realizację swoich codziennych zadań i osiąganie oczekiwanych efektów – dobra organizacja pracy. W jaki sposób można to zrobić? Poniżej przedstawiamy katalog 10 wskazówek jak sprawić, by organizacja pracy się poprawiła, a które warto wprowadzić do swojego życia zawodowego.
W specjalnym narzędziu online, w notatniku internetowym, tradycyjnie na papierze (w zależności od tego, jaki sposób jest dla Ciebie najlepszy) – nie możesz zapominać o planowaniu pracy, jeśli zależy Ci na polepszeniu swojej organizacji. Wypisanie wszystkich obowiązków do realizacji w danym dniu lub tygodniu to podstawa do kolejnych wymienionych przez nas kroków. Pamiętaj jednak, by planować sobie jedynie 80% czasu w pracy – resztę należy przeznaczyć na nieprzewidziane zdarzenia.
Nie będziesz w stanie od razu osiągnąć wszystkiego, co sobie założysz – tak samo jak nie uda Ci się w krótkim czasie zrealizować wszystkich zadań, które sobie na dany dzień zaplanowałeś. Skup się na tym, co w danym momencie jest najważniejsze, a zauważysz, że przynosi to pozytywne efekty.
Najlepiej planować sobie przerwy codziennie mniej więcej w tym samym czasie każdego dnia (w miarę, oczywiście, możliwości) – w taki sposób nasz organizm wejdzie w pewien rytm pracy, co ułatwi realizację założonych celów.
Które zadanie jest ważne i pilne, a które może zostać wykonane w późniejszym terminie? Po tym, jak już zaplanujesz swoją pracę, powinieneś wyznaczyć kolejność realizacji poszczególnych obowiązków (pomoże Ci w tym np. macierz Eisenhowera). Dzięki temu będziesz dokładnie wiedział, co robić i jak płynnie przechodzić od jednego zadania do kolejnego, nie pozwalając sobie na moment zawahania.
Żeby jak najlepiej zorganizować sobie czas w pracy, powinieneś również postawić na szacowanie, ile czasu zajmie Ci wykonanie konkretnego zadania. W taki sposób zyskasz kontrolę nad upływającym czasem, zwiększając jednocześnie motywację do wykonania go w terminie. Stałe sprawdzanie tempa realizacji obowiązków pozwoli Ci z kolei przewidywać wąskie gardła oraz wyciągać wnioski na przyszłość (np. w zakresie tego, że dany rodzaj zadania wymaga wydłużenia deadlinu). Te dwa działania mają znaczący wpływ, by organizacja pracy stała się lepsza.
W których godzinach pracuje Ci się najlepiej? Odkrycie, czy bardziej produktywny jesteś w godzinach porannych, południowych czy popołudniowych (oraz jak ten fakt skorelowany jest w posiłkami w pracy), stanowi punkt wyjścia do lepszej organizacji codziennej pracy. Na czas największej wydajności warto bowiem zostawiać sobie najtrudniejsze zadania, dzięki czemu ich realizacja powinna przyjść z choć trochę większą łatwością. W okresie najmniejszej produktywności powinno się z kolei wykonywać zadania automatyczne i powtarzalne, które nie wymagają dużego zaangażowania. Takie podejście pozwoli Ci pozbyć się poczucia zmarnowanego czasu w pracy.
Pamiętaj o tym, że nic tak źle nie działa na wykonywanie codziennych obowiązków, jak ciągłe poddawanie się różnego rodzaju rozpraszaczom – sprawdzaniem social mediów, wizytom współpracowników czy przeglądaniem maili. Dlaczego? Ponieważ nasz mózg potrzebuje kilku minut, by uzyskać koncentrację nad wykonywanym zadaniem, a każde oderwanie się sprawia, że koncentracja znika i musi być budowana od nowa. Z tego powodu warto na czas pracy zablokować pewne strony lub skorzystać z techniki Pomodoro (wspomagającą pracę w cyklach), by nie ulegać rozpraszaczom.
W tym zakresie zwróć również uwagę na to, że z rozpraszaczami spotykasz się zarówno w biurze, jak i w trakcie pracy w domu – warto określić, co najczęściej odrywa Cię od pracy i starać się te problemy likwidować. Bez nich organizacja pracy powinna być łatwiejsza.
Wizualizacja zadań do wykonania na tablicy Kanban (podział na kolumny to do-doing-done) polepsza kontrolę nad przepływami pracy. Co więcej, pozwala innym osobom sprawdzić, czy mogą obecnie skorzystać z Twoich zasobów, czy być może skupiasz się na ważnym zadaniu i nie znajdziesz przestrzeni na udzielenie pomocy.
Pomyśl o tego typu programach (takich jak np. nasze oprogramowanie do zarządzania projektami Firmbee), jeśli pracujesz w zespole i czujesz konieczność poprawienia komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Rozwiązania, dzięki którym możesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje o zachodzących procesach w jednym miejscu, potrafią bardzo szybko i skutecznie poprawić organizację pracy osób zaangażowanych. Musisz jednak pamiętać, by dobrać je odpowiednio do potrzeb swojego zespołu (analizując obszary powodujące problemy).
Z ostatniej rady mało kto chce korzystać, bo uważa się, że w taki sposób zostanie się uznanym za „niepomocnego”. Czasem jednak lepiej jest przekazać, że w tym momencie nie będziesz w stanie udzielić pomocy niż na siłę wspierać innych i później mierzyć się z opóźnieniami w swoich zadaniach, co może mieć negatywny wpływ zarówno na Ciebie (konsekwencje dla zdrowia fizycznego i psychicznego związane ze stresem oraz nadgodzinami), jak i dla organizacji (z racji niedotrzymania terminu).
Może Ci się wydawać, że wymienione powyżej wskazówki są „banalnie proste” i na pewno nie wystarczą, by uporządkować bałagan panujący w Twoim życiu zawodowym, a tym samym sprawić, by organizacja pracy była lepsza. Spróbuj jednak wprowadzić część z nich do swoich codziennych działaniach, a szybko zauważysz, że efekty zdecydowanie przewyższają Twoje przewidywania. Oczywiście, nie jest tak, że wszystkie z wymienionych powyżej wskazówek sprawdzą się właśnie w Twojej sytuacji (wszystko zależy od tego, jakie miałeś dotychczas problemy gdy w grę wchodziła organizacja pracy), ale bez wątpienia stanowią odpowiedni punkt wyjścia do pomyślenia o zmianie, przeprowadzenia jej, a następnie – cieszenia się efektami.
Organizacja pracy to podstawa w życiu zawodowym, przeczytaj także: Techniki pomagające w lepszej organizacji życia zawodowego
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…