Zastanawiasz się, jaka jest tajemnica osób, które osiągają sukcesy w swojej pracy? Oczywiście, możesz od razu zauważyć, że jest to całkowicie indywidualna kwestia, bo każdy pracownik cechuje się innymi umiejętnościami twardymi i miękkimi, osobowością czy cechami charakteru. Jest jednak jeden element, o który można zadbać, by poprawić realizację swoich codziennych zadań i osiąganie oczekiwanych efektów – dobra organizacja pracy. W jaki sposób można to zrobić? Poniżej przedstawiamy katalog 10 wskazówek z zakresu organizacji, które warto wprowadzić do swojego życia zawodowego.

Jak lepiej organizować pracę – omówione zagadnienia

  1. Planuj swoją pracę
  2. Skup się na jednym celu (i zadaniu) na raz
  3. Pamiętaj o regularnych przerwach
  4. Ustal priorytety
  5. Estymuj i kontroluj czas
  6. Ustal indywidualne cykle produktywności
  7. Pozbądź się rozpraszaczy
  8. Pracuj z tablicami Kanban
  9. Korzystaj z narzędzi usprawniających pracę
  10. Postaw granice dla współpracowników
  11. Lepsza organizacja pracy – teraz już wiesz, co należy zrobić

Planuj swoją pracę

W specjalnym narzędziu online, w notatniku internetowym, tradycyjnie na papierze (w zależności od tego, jaki sposób jest dla Ciebie najlepszy) – nie możesz zapominać o planowaniu pracy, jeśli zależy Ci na polepszeniu swojej organizacji. Wypisanie wszystkich obowiązków do realizacji w danym dniu lub tygodniu to podstawa do kolejnych wymienionych przez nas kroków. Pamiętaj jednak, by planować sobie jedynie 80% czasu w pracy – resztę należy przeznaczyć na nieprzewidziane zdarzenia.

Skup się na jednym celu (i zadaniu) na raz

Nie będziesz w stanie od razu osiągnąć wszystkiego, co sobie założysz – tak samo jak nie uda Ci się w krótkim czasie zrealizować wszystkich zadań, które sobie na dany dzień zaplanowałeś. Skup się na tym, co w danym momencie jest najważniejsze, a zauważysz, że przynosi to pozytywne efekty.

Pamiętaj o regularnych przerwach

Najlepiej planować sobie przerwy codziennie mniej więcej w tym samym czasie każdego dnia (w miarę, oczywiście, możliwości) – w taki sposób nasz organizm wejdzie w pewien rytm pracy, co ułatwi realizację założonych celów.

Ustal priorytety

Które zadanie jest ważne i pilne, a które może zostać wykonane w późniejszym terminie? Po tym, jak już zaplanujesz swoją pracę, powinieneś wyznaczyć kolejność realizacji poszczególnych obowiązków (pomoże Ci w tym np. macierz Eisenhowera). Dzięki temu będziesz dokładnie wiedział, co robić i jak płynnie przechodzić od jednego zadania do kolejnego, nie pozwalając sobie na moment zawahania.

Estymuj i kontroluj czas

Żeby jak najlepiej zorganizować sobie czas w pracy, powinieneś również postawić na szacowanie, ile czasu zajmie Ci wykonanie konkretnego zadania. W taki sposób zyskasz kontrolę nad upływającym czasem, zwiększając jednocześnie motywację do wykonania go w terminie. Stałe sprawdzanie tempa realizacji obowiązków pozwoli Ci z kolei przewidywać wąskie gardła oraz wyciągać wnioski na przyszłość (np. w zakresie tego, że dany rodzaj zadania wymaga wydłużenia deadlinu). Te dwa działania znacząco polepszają organizację pracy.

Ustal indywidualne cykle produktywności

W których godzinach pracuje Ci się najlepiej? Odkrycie, czy bardziej produktywny jesteś w godzinach porannych, południowych czy popołudniowych (oraz jak ten fakt skorelowany jest w posiłkami w pracy), stanowi punkt wyjścia do lepszej organizacji codziennej pracy. Na czas największej wydajności warto bowiem zostawiać sobie najtrudniejsze zadania, dzięki czemu ich realizacja powinna przyjść z choć trochę większą łatwością. W okresie najmniejszej produktywności powinno się z kolei wykonywać zadania automatyczne i powtarzalne, które nie wymagają dużego zaangażowania. Takie podejście pozwoli Ci pozbyć się poczucia zmarnowanego czasu w pracy.

Pozbądź się rozpraszaczy

Pamiętaj o tym, że nic tak źle nie działa na wykonywanie codziennych obowiązków, jak ciągłe poddawanie się różnego rodzaju rozpraszaczom – sprawdzaniem social mediów, wizytom współpracowników czy przeglądaniem maili. Dlaczego? Ponieważ nasz mózg potrzebuje kilku minut, by uzyskać koncentrację nad wykonywanym zadaniem, a każde oderwanie się sprawia, że koncentracja znika i musi być budowana od nowa. Z tego powodu warto na czas pracy zablokować pewne strony lub skorzystać z techniki Pomodoro (wspomagającą pracę w cyklach), by nie ulegać rozpraszaczom.

W tym zakresie zwróć również uwagę na to, że z rozpraszaczami spotykasz się zarówno w biurze, jak i w trakcie pracy w domu – warto określić, co najczęściej odrywa Cię od pracy i starać się te problemy likwidować w celu polepszenia swojej organizacji pracy.

Pracuj z tablicami Kanban

Wizualizacja zadań do wykonania na tablicy Kanban (podział na kolumny to do-doing-done) polepsza kontrolę nad przepływami pracy. Co więcej, pozwala innym osobom sprawdzić, czy mogą obecnie skorzystać z Twoich zasobów, czy być może skupiasz się na ważnym zadaniu i nie znajdziesz przestrzeni na udzielenie pomocy.

Korzystaj z narzędzi usprawniających pracę

Pomyśl o tego typu programach (takich jak np. nasze oprogramowanie do zarządzania projektami Firmbee), jeśli pracujesz w zespole i czujesz konieczność poprawienia komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Rozwiązania, dzięki którym możesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje o zachodzących procesach w jednym miejscu, potrafią bardzo szybko i skutecznie poprawić organizację pracy osób zaangażowanych. Musisz jednak pamiętać, by dobrać je odpowiednio do potrzeb swojego zespołu (analizując obszary powodujące problemy).

Postaw granice dla współpracowników

Z ostatniej rady mało kto chce korzystać, bo uważa się, że w taki sposób zostanie się uznanym za „niepomocnego”. Czasem jednak lepiej jest przekazać, że w tym momencie nie będziesz w stanie udzielić pomocy niż na siłę wspierać innych i później mierzyć się z opóźnieniami w swoich zadaniach, co może mieć negatywny wpływ zarówno na Ciebie (konsekwencje dla zdrowia fizycznego i psychicznego związane ze stresem oraz nadgodzinami), jak i dla organizacji (z racji niedotrzymania terminu).

Lepsza organizacja pracy – teraz już wiesz, co należy zrobić

Może Ci się wydawać, że wymienione powyżej wskazówki są „banalnie proste” i na pewno nie wystarczą, by uporządkować bałagan panujący w Twoim życiu zawodowym. Spróbuj jednak wprowadzić część z nich do swoich codziennych działaniach, a szybko zauważysz, że efekty zdecydowanie przewyższają Twoje przewidywania. Oczywiście, nie jest tak, że wszystkie z wymienionych powyżej wskazówek sprawdzą się właśnie w Twojej sytuacji (wszystko zależy od tego, jakie miałeś dotychczas problemy z organizacją swojej pracy), ale bez wątpienia stanowią odpowiedni punkt wyjścia do pomyślenia o zmianie, przeprowadzenia jej, a następnie – cieszenia się efektami.

Przeczytaj także: Techniki pomagające w lepszej organizacji życia zawodowego

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Jak lepiej organizować pracę - 10 wskazówek caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.