Uzasadnienie biznesowe, czyli business case, to jeden z najważniejszych dokumentów przygotowywanych przez Project Managera. Od tego, czy uzasadnienie będzie przekonujące dla interesariuszy zależy bowiem, czy projekt otrzyma wsparcie, finansowanie i zostanie zrealizowany.
Definicja uzasadanienia biznesowego zawarta w najnowszym PMBOKu jest bardzo szeroka. Brzmi ona następująco:
“Uzasadnienie biznesowe to propozycja wartości dla proponowanego projektu, która może obejmować korzyści finansowe i niefinansowe.”
Z tak krótkiego wyjaśnienia trudno wywnioskować, jak przygotować dokument przekonujący dla interesariuszy. Jakie zatem napisać business case dla planowanego projektu?
Uzasadnienie biznesowe powinno być napisane jasnym językiem, tak, jakby miało być przedstawione dwunastolatkowi. Dlatego świetnym pomysłem na początek jest próba wytłumaczenia dziecku – realnemu lub wyobrażonemu – czego będzie dotyczyć nasze przedsięwzięcie. Dlaczego chcemy realizować projekt i co w zasadzie chemy zrobić? Jak zamierzamy tego dokonać i do kogo będzie kierowany?
Pierwszym krokiem w stronę dobrego uzasadnienia biznesowego jest jasne określenie potrzeby, na jaką odpowiada cel projektu. I jaką biznesową korzyść odniesie organizacja. Innymi słowy, jest to odpowiedź na pytanie, dlaczego projekt powinien zostać zrealizowany.
Aby na nie odpowiedzieć, musimy przygotować:
Szczegółowe dane na temat potrzeby biznesowej Project Manager wpisze w kartę projektu już po wstępnej akceptacji interesariuszy i podjęciu decyzji o przejściu projektu w fazę planowania.
Kolejnym krokiem jest przedstawienie zakresu projektu. Uzasadnienie projektu musi w zrozumiały sposób łączyć planowane do wykonania zadania z potrzebą biznesową. W ten sposób wyjaśnia, dlaczego warto realizować przedsięwzięcie. Interesariusze muszą być przekonani, że potrzeba biznesowa jest warta inwestycji i pilna, więc należy się nią zająć w tym momencie.
Warto wspomnieć także, o technicznych rozwiązaniach i innowacjach, jakie zamierzamy wdrożyć. Jeśli używamy zaawansowanych rozwiązań i specjalistycznej aparatury czy oprogramowania, nasze uzasadnienie zyska na jasności gdy wyjaśnimy podstawowe pojęcia i będziemy unikać żargonu.
Kolejnym krokiem jest nakreślenie harmonogramu prac w projekcie. Najlepiej będzie wspomnieć tutaj o kamieniach milowych opisując w jednym lub dwóch zdaniach oczekiwane rezultaty. Pozwoli to interesariuszom zrozumieć nie tylko zakres, lecz również sposób realizacji projektu.
Da też od razu pogląd na wielkość zespołu i czas potrzebny na osiągnięcie pierwszych rezultatów naszego przedsięwzięcia.
>Dostarczenie analizy kosztów pozwala interesariuszom podjąć decyzję dotyczącą finansowania projektu. Powinna ona możliwie trafnie przedstawiać:
Chociaż uzasadnienie biznesowe wymaga tylko podania ogólnych kwot, szczegółowe dane i analizy finansowe będą potrzebne na dalszych etapach cyklu życia projektu. Warto zatem przygotować oszacowania już na samym początku, by interesariusze wiedzieli, że Project Manager orientuje się w kosztach realizacji przedsięwzięcia.
Ostatnim krokiem jest opisanie pożądanych rezultatów projektu. To zwięzła wizja przyszłego stanu, jasno opisująca korzyści odniesione przez każdą grupę interesariuszy. Pożądane wyniki powinny być przedstawione:
Warto pamiętać o ostatnim punkcie, ponieważ działania zespołu projektowego będą w czasie realizacji oceniane przez odniesienie do pożądanych rezultatów projektu. Jeśli założenia będą ambitne, ale wystarczająco ostrożne, cele z dużym prawdopodobieństwem uda się zrealizować. A projekt pozostanie zgodny z potrzebami, a projekt przyniesie zamierzone rezultaty.
Na jakie pytania odpowiedzieć w uzasadnieniu biznesowym, aby przekonać do projektu osoby podejmujące decyzje? Skuteczne business case powinno zawierać:
Przekonujące uzasadnienie biznesowe skutecznie przekazuje interesariuszom wartość projektu. Jak stwierdza PMBOK, „pożądane rezultaty powinny być jasno opisane, iteracyjnie oceniane i aktualizowane w trakcie całego projektu”. Dlatego Project Managerowie powinni w trakcie realizacji projektu regularnie oceniać projekt z perspektywy jego uzasadnienia biznesowego. W ten sposób mogą najłatwiej upewnić się, że pozostaje on zgodny z potrzebami i zmierza do celu uzgodnionego z interesariuszami.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…