Do czego służy wizja projektu?

Wizja projektu określa jego najogólniejsze założenia. Jest odpowiedzią na nie tylko na pytanie o to, co chcemy zrobić, ale przede wszystkim o to, po co chcemy realizować nasze przedsięwzięcie.

Do czego służy wizja projektu? – spis treści:

1. Wstęp
2. Klarowanie się wizji
3. Jak sformułować wizję projektu?
4. Wizja organizacji a wizja projektu
5. Podsumowanie

Wstęp

Wizja jest nie tylko działającym na wyobraźnię opisem przyszłego stanu, jaki zostanie osiągnięty w wyniku realizacji projektu:“Wejdziemy do pierwszej dziesiątki producentów ekologicznych szczotek na rynku amerykańskim” albo “Zorganizujemy tak dobrą imprezę firmową dla stu osób, że e-booki będą podawać ją jako przykład”. Wizja projektu jest również potężnym narzędziem motywacyjnym. Służy bowiem nadawaniu sensu całemu przedsięwzięciu i jest przedstawieniem tego, co chcemy zrealizować.

Korzystając z przykładu imprezy firmowej – osoba dopytująca o warunki, termin i cenę wynajęcia sali w piątej czy dziesiątej lokalizacji może to robić z przekonaniem właśnie dlatego, że towarzyszy jej konkretna wizja. Obraz tego, czemu służą te wszystkie wysiłki.

Aby łatwo ją było zapamiętać i przyswoić, wizja musi być zwięzła, realistyczna i atrakcyjna. Bowiem od tego, czy wizja jest przekonująca zależy nie tylko zaangażowanie zespołu projektowego w jej realizację, lecz także przekonanie interesariuszy, że projekt w ogóle warto rozpoczynać.

Klarowanie się wizji

Wizja powstaje w fazie inicjacji projektu. Wizję tworzy się po to, aby wszyscy zainteresowani wiedzieli, czego dotyczy całe przedsięwzięcie. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań związanych z planowaniem i realizacją projektu bardzo ważnym zadaniem jest wyklarowanie wizji. Składają się na nie następujące kroki:

• dyskusja nad kształtem wizji – pozwala na uwzględnienie potrzeb interesariuszy, a także na dostrzeżenie sprzecznych lub wykluczających się oczekiwań, dlatego powinni wziąć w niej udział wszyscy zainteresowani
• jasne zdefiniowanie wizji – czyli podjęcie jednogłośnej, być może kompromisowej decyzji o kształcie wizji
• stworzenie dokumentu opisującego wizję dostępnego wszystkim interesariuszom – po to, aby można było wrócić do wcześniejszych ustaleń, a także korzystać z jednego sformułowania motywując zespół i opowiadając o projekcie zainteresowanym osobom.

Te właśnie kroki sprawiają, że projekt staje się namacalnym, sensownym przedsięwzięciem o określonych ramach. Dzięki wizji już na poziomie konceptualnym można stwierdzić, czy dane działanie pasuje do całości projektu i czy mieści się w jego zakresie.

Jak sformułować wizję projektu?

Sformułowania wizji projektu, czyli project vision statements, mogą brzmieć następująco:

“Damy młodzieży zniżki na kulturę w zamian za recenzje miejsc i wydarzeń wprowadzając na rynek naszą aplikację”.

“Stworzymy dostkonały proces onboardingu, dzięki któremu nowo zatrudnione osoby będą mogły szybko rozpocząć pracę i rzadziej będą rezygnować po okresie próbnym”.

Są to zatem zwięzłe, ogólne opisy projektu, które określają jego cel i motywują zespół do angażowania się w realizację zadań. Nie zawierają jednak ani sposobu, w jaki będzie do niego dążyć, ani szczegółów technicznych rozwiązań. Innymi słowy, wizja projektu nadaje sens codziennym działaniom zespołu projektowego, jednak nie determinuje ani jakie zadania mają zostać wykonane, ani jaki konkretnie produkt czy usługa będzie jego rezultatem. Dlatego właśnie wizja powinna być:

• ambitna – aby stawiać cel, który nie jest dostępny na wyciągnięcie ręki
• osiągalna – wizja projektu to ogólne sformułowanie, jednak nie powinno ono zawierać zniechęcających, fantastycznych sformułowań
• ogólna – aby obejmowała wszystkie działania jakie mieszczą się w obszarze realizacji projektu.

Z założenia wizja projektu powinna mieścić się w jednym zdaniu. Sformułowanie może mieć także dłuższą formę, którą można zawrzeć w dokumentacji projektu. Obejmie ona uzasadnienie każdego z obszarów realizacji projektu, jednak zawsze punktem wyjścia do jej stworzenia jest jedno najważniejsze zdanie.

Jak zatem sformułować je w odniesieniu do swojego projektu? Należy przede wszystkim odpowiedzieć na następujące pytania:

• co chcemy zrealizować? – jaki będzie ogólnie sformułowany rezultat projektu? Co realizacja projektu zmieni w rzeczywistości, w którą się wpisuje?
• dla kogo realizujemy nasze przedsięwzięcie? – kto jest jego beneficjentem? kim będą nasi klienci?
• po co chcemy zrealizować to przedsięwzięcie? – jaki jest nasz cel i wartości?

Wizja organizacji a wizja projektu

Dobrze sformułowana wizja projektu jest klarowna i na tyle ogólna, że pozostaje niezmienna przez cały czas jego trwania. Modyfikacje dokonywane w projekcie zwykle nie mają wpływu na kształt i adekwatność wizji.

Bardzo często wizja projektu wiąże się jednak z szerszą wizją organizacji. Wizja organizacji określa jej obecne oraz przyszłe cele, misję i wartości. Wizja projektu będzie więc odnosiła się do tych samych wartości, grupy docelowej, a także charakterystycznych cech, które odróżniają działania organizacji od konkurencji. Na przykład w wizję organizacji sformułowaną:

“Wspieranie kultury przez tworzenie aplikacji zachęcających młodzież do udziału w wydarzeniach”

wpisuje się wizja projektu:

“Podwoimy ilość użytkowników naszej aplikacji rozdając młodzieży darmowe bilety na koncerty w zamian za instalację, logowanie i dodanie recenzji miejsca lub wydarzenia”.

Podsumowanie

Wizja projektu wiąże się z oczekiwaniami, jaki łączymy z jego realizacją. Jest ogólnym opisem celu przedsięwzięcia, który inspiruje i motywuje zespół projektowy do wykonywania zadań. Musi być przede wszystkim zwięzła i przekonująca. To właśnie dzięki wizji niej nie stracimy z oczu sensu przyświecającego – nierzadko żmudnym – zadaniom prowadzącym do realizacji projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.