Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że odpowiedź na to pytanie jest oczywista. Faktury muszą zawierać pewne elementy wymagane przez przepisy prawa. Ale nie oznacza to, że są dokumentami prawnymi. Gdyby tak było, to ktoś nieuczciwy mógłby wystawić fakturę na dowolną kwotę, a potem żądać od swojego klienta jej zapłaty. Faktura sama w sobie nie stanowi dokumentu prawnego. Dopiero w połączeniu z innymi dokumentami faktury mogą mieć moc prawną. Jakie to dokumenty? I co zrobić, żeby faktura była prawnie wiążącym dokumentem? Więcej na ten temat dowiesz się z tego artykułu.
Faktura jest dokumentem rozrachunkowym. Zawiera ważne informacje, takie jak termin i sposób zapłaty, rodzaj i wartość sprzedanych towarów i usług, czy kwoty należnych podatków. Faktura dokumentuje też zdarzenie gospodarcze polegające na dostawie towarów czy świadczeniu usług, ale nie jest dokumentem, który bezspornie dowodzi istnienia umowy pomiędzy sprzedającym a kupującym.
Gdyby sama faktura była dokumentem prawnym to nieuczciwe firmy mogłyby wystawiać fałszywe faktury i na ich podstawie żądać zapłaty za towary i usługi, które nie zostały dostarczone. Dlatego oprócz faktury musisz posiadać jeszcze inne dokumenty, które będą potwierdzały, że zdarzenie gospodarcze wskazane na fakturze faktycznie miało miejsce.
Chociaż faktura nie jest dokumentem prawnym to możesz zawrzeć na niej pewne informacje prawne, które pod pewnymi warunkami będą wiążące dla Twojego klienta. Jedną z najczęściej pojawiających się informacji prawnych na fakturze jest termin zapłaty. Jednak, żeby taka informacja była prawnie wiążąca to musisz mieć dowód na to, że Twój klient zaakceptował wskazany przez Ciebie termin płatności. Na fakturach często pojawia się też informacja o tym, że jeśli klient nie zapłaci w terminie to będziesz naliczać mu odsetki.
Możesz też spotkać się z klauzulą mówiącą o tym, że dopóki klient nie zapłaci pełnej wartości wskazanej na fakturze to towar pozostaje własnością sprzedającego. Czasem na fakturze jest dopisek o tym, że faktura jest jednocześnie wezwaniem do zapłaty wynikającej z niej kwoty albo, że brak zapłaty będzie skutkował wpisaniem klienta do ogólnodostępnego rejestru dłużników lub przekazaniem sprawy do firmy windykacyjnej.
Faktura może też zawierać informacje o długości gwarancji, sposobie reklamacji lub sposobie zwrotu towaru. Jednak te informacje mają charakter jednostronny. W niektórych przypadkach do uzyskania mocy prawnej konieczne jest potwierdzenie od drugiej strony, czyli od kupującego. Co zatem zrobić, żeby faktura była wiążąca?
Takim dokumentem będzie umowa lub zamówienie potwierdzone przez klienta. W umowie dwie strony transakcji uzgadniają na jakich warunkach będą odbywać się dostawy towarów lub usług. Można w niej zawrzeć sposób i termin płatności, cenę za towary i usługi, terminy dostaw i wiele innych rzeczy, które są ważne dla stron umowy. Część z tych ustaleń, takich jak na przykład termin płatności czy ceny produktów, będzie powtórzonych na fakturze, ale dzięki umowie masz dowód, że Twój kontrahent zaakceptował przedstawione warunki.
Prawnicy mają takie powiedzenie, że umowę zawiera się na złe czasy. Co to oznacza? Dopóki wszystko jest dobrze, a klienci płacą za otrzymane faktury, to wydaje się, że umowa nie jest potrzebna. Ale jeśli Twój kontrahent przestanie wywiązywać się z wcześniejszych ustaleń to w takim przypadku umowa będzie wprost nieoceniona. Dzięki temu będziesz mieć w ręku dowód, który ma moc prawną. Taka umowa niekoniecznie musi być stworzona przez prawnika. Oczywiście jeśli zdecydujesz się na usługi prawnika, to z pewnością taka umowa będzie bardziej dopracowana, ale będzie Cię to więcej kosztować.
Na szczęście proste umowy możesz stworzyć samodzielnie. Co ciekawe, umowa nie musi mieć formy papierowej. Umową mogą być ustalenia przesyłane mailem, SMS-em albo przez komunikatory. Takie wiadomości mają moc prawną i mogą być potwierdzeniem, że Twój klient zgodził się na warunki, które później znalazły się na wystawionej przez Ciebie fakturze.
Taką samą rolę pełni zamówienie zaakceptowane przez klienta. Na tej podstawie możesz wystawić fakturę, która razem z zamówieniem będzie stanowić komplet dokumentów prawnych. Zamówienie też nie musi mieć formy papierowej. Może to być mail, SMS albo wiadomość z komunikatora. Jeśli prowadzisz swój sklep internetowy to zamówieniem może być też wypełniony formularz dostępny na stronie Twojego sklepu.
Klient mógłby zamówić od Ciebie towary, a później zaprzeczyć, że składał zamówienie. To, że wystawiłeś takiej osobie fakturę nie będzie miało mocy prawnej. Dopóki obie strony nie zaakceptują faktury, nie jest ona prawnie wiążąca. Dlatego to takie ważne, żeby mieć potwierdzenie zamówienia od osoby zamawiającej towary lub usługi. Dopiero podpisana umowa lub potwierdzone zamówienie powodują, że możesz domagać się płatności za fakturę wystawioną zgodnie z umową lub zamówieniem.
Jednym z najprostszych sposobów na potwierdzenie transakcji jest podpis kupującego na fakturze. Umieszczając swój podpis klient potwierdza, że akceptuje taką fakturę. W tym momencie zyskuje ona moc prawną. Jednak nie zawsze faktura ma formę papierową. Jak wobec tego uzyskać potwierdzenie zaakceptowania faktury wysłanej w formie elektronicznej? W takim przypadku wystarczy krótka wiadomość mailowa, w której klient potwierdzi, że akceptuje wszystkie dane zawarte na fakturze. Dzięki temu będziesz mieć dowód na to, że Twój kontrahent zgodził się na warunki sprzedaży, jakie zostały zapisane na fakturze.
Przeczytaj także: Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia faktury
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Autor: Andrzej Naborowski
Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…