Czy faktury są dokumentami prawnymi?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że odpowiedź na to pytanie jest oczywista. Faktury muszą zawierać pewne elementy wymagane przez przepisy prawa. Ale nie oznacza to, że są dokumentami prawnymi. Gdyby tak było, to ktoś nieuczciwy mógłby wystawić fakturę na dowolną kwotę, a potem żądać od swojego klienta jej zapłaty. Faktura sama w sobie nie stanowi dokumentu prawnego. Dopiero w połączeniu z innymi dokumentami faktury mogą mieć moc prawną. Jakie to dokumenty? I co zrobić, żeby faktura była prawnie wiążącym dokumentem? Więcej na ten temat dowiesz się z tego artykułu.

Czy faktury są dokumentami prawnymi?

1. Dlaczego faktura nie jest dokumentem prawnym?
2. Jakie informacje prawne możesz zawrzeć na fakturze?
3. Jakie dokumenty sprawią, że faktura będzie wiążąca?
4. Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwym kupującym
5. Podpis odbiorcy – prosty sposób na potwierdzenie transakcji

Dlaczego faktura nie jest dokumentem prawnym?

Faktura jest dokumentem rozrachunkowym. Zawiera ważne informacje, takie jak termin i sposób zapłaty, rodzaj i wartość sprzedanych towarów i usług, czy kwoty należnych podatków. Faktura dokumentuje też zdarzenie gospodarcze polegające na dostawie towarów czy świadczeniu usług, ale nie jest dokumentem, który bezspornie dowodzi istnienia umowy pomiędzy sprzedającym a kupującym.

Gdyby sama faktura była dokumentem prawnym to nieuczciwe firmy mogłyby wystawiać fałszywe faktury i na ich podstawie żądać zapłaty za towary i usługi, które nie zostały dostarczone. Dlatego oprócz faktury musisz posiadać jeszcze inne dokumenty, które będą potwierdzały, że zdarzenie gospodarcze wskazane na fakturze faktycznie miało miejsce.

Jakie informacje prawne możesz zawrzeć na fakturze?

Chociaż faktura nie jest dokumentem prawnym to możesz zawrzeć na niej pewne informacje prawne, które pod pewnymi warunkami będą wiążące dla Twojego klienta. Jedną z najczęściej pojawiających się informacji prawnych na fakturze jest termin zapłaty. Jednak, żeby taka informacja była prawnie wiążąca to musisz mieć dowód na to, że Twój klient zaakceptował wskazany przez Ciebie termin płatności. Na fakturach często pojawia się też informacja o tym, że jeśli klient nie zapłaci w terminie to będziesz naliczać mu odsetki.

Możesz też spotkać się z klauzulą mówiącą o tym, że dopóki klient nie zapłaci pełnej wartości wskazanej na fakturze to towar pozostaje własnością sprzedającego. Czasem na fakturze jest dopisek o tym, że faktura jest jednocześnie wezwaniem do zapłaty wynikającej z niej kwoty albo, że brak zapłaty będzie skutkował wpisaniem klienta do ogólnodostępnego rejestru dłużników lub przekazaniem sprawy do firmy windykacyjnej.

Faktura może też zawierać informacje o długości gwarancji, sposobie reklamacji lub sposobie zwrotu towaru. Jednak te informacje mają charakter jednostronny. W niektórych przypadkach do uzyskania mocy prawnej konieczne jest potwierdzenie od drugiej strony, czyli od kupującego. Co zatem zrobić, żeby faktura była wiążąca?

Jakie dokumenty sprawią, że faktura będzie wiążąca?

Takim dokumentem będzie umowa lub zamówienie potwierdzone przez klienta. W umowie dwie strony transakcji uzgadniają na jakich warunkach będą odbywać się dostawy towarów lub usług. Można w niej zawrzeć sposób i termin płatności, cenę za towary i usługi, terminy dostaw i wiele innych rzeczy, które są ważne dla stron umowy. Część z tych ustaleń, takich jak na przykład termin płatności czy ceny produktów, będzie powtórzonych na fakturze, ale dzięki umowie masz dowód, że Twój kontrahent zaakceptował przedstawione warunki.

Prawnicy mają takie powiedzenie, że umowę zawiera się na złe czasy. Co to oznacza? Dopóki wszystko jest dobrze, a klienci płacą za otrzymane faktury, to wydaje się, że umowa nie jest potrzebna. Ale jeśli Twój kontrahent przestanie wywiązywać się z wcześniejszych ustaleń to w takim przypadku umowa będzie wprost nieoceniona. Dzięki temu będziesz mieć w ręku dowód, który ma moc prawną. Taka umowa niekoniecznie musi być stworzona przez prawnika. Oczywiście jeśli zdecydujesz się na usługi prawnika, to z pewnością taka umowa będzie bardziej dopracowana, ale będzie Cię to więcej kosztować.

Na szczęście proste umowy możesz stworzyć samodzielnie. Co ciekawe, umowa nie musi mieć formy papierowej. Umową mogą być ustalenia przesyłane mailem, SMS-em albo przez komunikatory. Takie wiadomości mają moc prawną i mogą być potwierdzeniem, że Twój klient zgodził się na warunki, które później znalazły się na wystawionej przez Ciebie fakturze.

Taką samą rolę pełni zamówienie zaakceptowane przez klienta. Na tej podstawie możesz wystawić fakturę, która razem z zamówieniem będzie stanowić komplet dokumentów prawnych. Zamówienie też nie musi mieć formy papierowej. Może to być mail, SMS albo wiadomość z komunikatora. Jeśli prowadzisz swój sklep internetowy to zamówieniem może być też wypełniony formularz dostępny na stronie Twojego sklepu.

Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwym kupującym?

Klient mógłby zamówić od Ciebie towary, a później zaprzeczyć, że składał zamówienie. To, że wystawiłeś takiej osobie fakturę nie będzie miało mocy prawnej. Dopóki obie strony nie zaakceptują faktury, nie jest ona prawnie wiążąca. Dlatego to takie ważne, żeby mieć potwierdzenie zamówienia od osoby zamawiającej towary lub usługi. Dopiero podpisana umowa lub potwierdzone zamówienie powodują, że możesz domagać się płatności za fakturę wystawioną zgodnie z umową lub zamówieniem.

Podpis odbiorcy – prosty sposób na potwierdzenie transakcji

Jednym z najprostszych sposobów na potwierdzenie transakcji jest podpis kupującego na fakturze. Umieszczając swój podpis klient potwierdza, że akceptuje taką fakturę. W tym momencie zyskuje ona moc prawną. Jednak nie zawsze faktura ma formę papierową. Jak wobec tego uzyskać potwierdzenie zaakceptowania faktury wysłanej w formie elektronicznej? W takim przypadku wystarczy krótka wiadomość mailowa, w której klient potwierdzi, że akceptuje wszystkie dane zawarte na fakturze. Dzięki temu będziesz mieć dowód na to, że Twój kontrahent zgodził się na warunki sprzedaży, jakie zostały zapisane na fakturze.

Przeczytaj także: Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia faktury

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.