Cyfrowa obsługa finansowa firmy i księgowość online | Transformacja cyfrowa biznesu #5

Z raportu Sage (2020) wynika, że 67% małych i średnich przedsiębiorstw korzysta już z tego rodzaju rozwiązań. Przyjrzyjmy się, dlaczego warto zdecydować się na tę formę zarządzania finansami i jakie korzyści można osiągnąć dzięki wdrożeniu księgowości online.

Cyfrowa obsługa finansowa firmy

Automatyzacja procesów księgowych, takich jak wystawianie faktur czy rozliczanie podatków, może przyczynić się do znacznego zwiększenia efektywności działania firmy. Przykładowo, może zmniejszyć czas potrzebny w firmie na wystawianie faktur o 73%.

Co więcej, integracja systemów księgowości online z innymi narzędziami używanymi w firmie, takimi jak:

• CRMS – system obsługujący relacje z klientami,
• system zarządzania projektami
• system zarządzania płatnościami,
• HRMS – system do obsługi HR,

pozwala na centralizację danych i łatwiejszą kontrolę finansów. Dodatkowo, możliwość bezobsługowego przeprowadzania płatności online usprawnia zarządzanie gotówką oraz współpracę z dostawcami i klientami.

Przegląd dostępnych narzędzi i oprogramowania

Rynek oprogramowania księgowego oferuje wiele opcji. Zanim zdecydujemy się na konkretne oprogramowanie, warto zacząć od sprawdzenia, czy posiada ono odpowiednią certyfikację. Gwarantuje ona, że narzędzie jest zgodne z przepisami obowiązującymi w kraju, w którym prowadzimy działalność, a także jest bezpieczne dla przedsiębiorcy. Aby wprowadzić księgowość online do swojej firmy, kluczowe jest wybranie odpowiedniego dostawcy. Wśród najpopularniejszych narzędzi można wymienić:

1. Xero – łatwe w obsłudze narzędzie, które pozwala na szybkie wystawianie faktur oraz integrację z różnymi systemami płatności. Niestety, jego cena może być dość wysoka dla małych przedsiębiorstw, zwłaszcza jeśli chcą korzystać z dodatkowych funkcji.
2. QuickBooks – oferuje szeroki zakres funkcji, takich jak zarządzanie inwentarzem i śledzenie czasu pracy, co sprawia, że jest wszechstronnym rozwiązaniem dla różnych branż. Jego największą wadą jest jednak interfejs programu, który może przysparzać problemów osobom bez doświadczenia w księgowości.
3. Wave – oferuje darmowy dostęp do obsługi podstawowych funkcji księgowości, takich jak wystawianie faktur czy śledzenie wydatków. Posiada jednak mniej funkcji niż inne płatne narzędzia, co może ograniczać jego użyteczność dla bardziej wymagających przedsiębiorstw.
4. Firmbee to darmowe narzędzie umożliwia wykonywanie wielu czasochłonnych zadań w zautomatyzowany lub znacząco ułatwiony sposób. Wśród zaawansowanych funkcji warto zwrócić uwagę na:
   • zarządzanie kosztami pracowników – pozwala na monitorowanie wydatków związanych z personelem, stosowanie indywidualnych stawek dla pracowników oraz generowanie kosztów na podstawie zarejestrowanego czasu pracy zespołu.
   • płatności częściowe – umożliwiają klientom dokonywanie płatności w ratach, zachowując kontrolę nad tym, ile jeszcze mają do spłaty.
   • spersonalizowane faktury – umożliwiają korzystanie z Systemu Zarządzania Finansami w celu tworzenia różnorodnych faktur z niestandardowymi walutami i stawkami podatkowymi.

   Oprogramowanie oferuje także łatwą migrację danych z istniejących systemów księgowych oraz obsługę różnych rodzajów działalności. Rejestracja na platformie jest prosta i szybka, a intuicyjny interfejs ułatwia korzystanie z niej, nawet dla początkujących przedsiębiorców.

Cyfrowa obsługa finansowa – kluczowe aspekty wdrożenia

Proces wdrożenia księgowości online może być wymagający. Ale jednocześnie daje on ogromne korzyści. Warto jednak pamiętać o kilku kluczowych aspektach, które mogą pomóc w jego realizacji. Po pierwsze, warto zaangażować doświadczonego księgowego, który będzie wspierać wdrożenie i doradzać na każdym etapie.

Kolejny istotny aspekt to wybór odpowiedniego momentu na wprowadzenie zmian. Przykładowo, na początku roku podatkowego będzie to znacznie łatwiejsze niż w trakcie roku. Dzięki temu unikniemy problemów z przenoszeniem danych między systemami.

Bezpieczeństwo danych i zagrożenia w księgowości online

Pomimo licznych zalet księgowości online, istnieje również kilka zagrożeń związanych z bezpieczeństwem danych. Przedsiębiorcy powinni być świadomi potencjalnych problemów i podjąć odpowiednie kroki w celu zminimalizowania ryzyka:

1. Utrata danych – trzeba pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych danych finansowych, aby uniknąć utraty informacji w wyniku awarii systemu, błędu operatora czy ataku hakerskiego. Dobrze jest wybrać oprogramowanie, które automatycznie tworzy kopie zapasowe na bezpiecznych serwerach.
2. Szyfrowanie danych – warto wybrać oprogramowanie, które stosuje zaawansowane techniki szyfrowania w celu ochrony informacji przed dostępem nieuprawnionych osób.
3. Edukacja i szkolenia – bezpieczeństwu danych finansowych przechowywanych i przetwarzanych w formie cyfrowej zagrażają nie tylko awarie sprzętu i oprogramowania, lecz również nieumiejętne posługiwanie się księgowością online. Dlatego pracownicy mający dostęp do księgowości online powinni być świadomi zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem. Regularne szkolenia i aktualizowanie wiedzy na ten temat to istotna część strategii zarządzania ryzykiem.

Cyfrowa obsługa finansowa i księgowości online w przyszłości

Przyszłość księgowości online wydaje się być bardzo obiecująca. Rozwój technologii, takich jak sztuczna inteligencja czy machine learning, pozwala na automatyzowanie procesów.

Tworzenie automatycznego obiegu dokumentów w firmie staje się coraz łatwiejsze dzięki narzędziom takim jak Zapier czy Make.com. Można za ich pomocą tworzyć dopasowane do potrzeb firmy procesy, co ułatwia obsługę złożonych operacji finansowych i zarządzanie finansami.

W związku z rozwojem AI i malejącej popularności rozliczeń gotówkowych, w perspektywie kolejnych lat możemy spodziewać się lawinowego wzrostu nowoczesnych narzędzi i oprogramowania, które pozwolą na jeszcze lepszą kontrolę nad finansami firmy.

Podsumowanie

Cyfrowa obsługa finansowa przedsiębiorstwa, a także księgowość online to coraz bardziej popularne rozwiązanie w zarządzaniu finansami firm. Pomimo licznych korzyści, istnieje również kilka zagrożeń związanych z bezpieczeństwem danych. Aby skorzystać z zalet księgowości online, warto wybrać odpowiednie oprogramowanie, zabezpieczyć system przed cyberzagrożeniami oraz regularnie szkolić pracowników. Przyszłość tej dziedziny wydaje się być bardzo obiecująca, co może prowadzić do dalszej ewolucji i ułatwień dla przedsiębiorców.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.