Cyfryzacja zarządzania zespołem | Transformacja cyfrowa biznesu #6

Wstęp

W dobie cyfrowej rewolucji, zarządzanie zespołem przechodzi ogromną transformację. Tradycyjne metody zarządzania, oparte wyłącznie na bezpośrednich spotkaniach i rozmowach, ustępują miejsca bardziej zaawansowanym i elastycznym rozwiązaniom technologicznym. W tym artykule omówimy kluczowe aspekty cyfrowego zarządzania zespołem oraz praktyczne narzędzia, które mogą wspomóc tę transformację.

Dlaczego warto zainwestować w cyfryzację zarządzania zespołem?

Cyfryzacja zarządzania zespołem przynosi wiele korzyści dla organizacji. Przede wszystkim zwiększa efektywność pracy, poprzez usprawnienie procesów komunikacji, planowania i kontroli. Ponadto, cyfrowe narzędzia umożliwiają lepsze monitorowanie wyników pracy i dostarczają cennych danych do analizy. Wreszcie, cyfryzacja pozwala na zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku.

Wielu właścicieli firm kojarzy narzędzia do cyfrowego zarządzania zespołem wyłącznie z pracą zdalną i wykonywaną przy komputerze. Jednak istnieje wiele narzędzi, które pozwalają poprawić skuteczność zespołowej pracy zarówno w biurze, jak i takich, które wspomagają wykonywanie zadań przez pracowników terenowych i mobilnych.

Jak wybrać oprogramowanie do cyfrowego zarządzania zespołem?

Jak wybrać oprogramowanie do cyfrowego zarządzania zespołem?

W cyfrowym zarządzaniu zespołem ważne jest, aby skupić się na realnych potrzebach firmy i odpowiadającym im funkcjach oprogramowania. Warto na początek przeprowadzić analizę potrzeb, czyli odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Czy będzie potrzebna funkcja rejestracji czasu pracy?
• Czy będziemy korzystać ze współdzielonych plików?
• Czy oprogramowanie ma działać na urządzeniach mobilnych czy komputerach?
• Czy potrzebny będzie panel zarządzania dla właściciela firmy lub menadżera, czy wystarczy dostępna dla wszystkich przestrzeń robocza?

Odpowiedzi pozwolą nam dobrać odpowiedni program lub zestaw współpracujących ze sobą aplikacji. Ważne, aby uwzględnić cyfryzację zarządzania zespołem w następujących obszarach:

• komunikacja – nowoczesne narzędzia komunikacji, takie jak aplikacje do rozmów grupowych czy wideokonferencji, pozwalają na szybkie i efektywne przekazywanie informacji w zespole. Według raportu TechRepublic z 2021 roku, używa ich już 95% firm,
• współdzielenie plików – z rozwiązań chmurowych służących do współdzielenia plików i zdalnej współpracy korzysta dziś 76% przedsiębiorstw. Nawet, jeśli wszyscy pracują w jednym budynku, znacznie szybciej i łatwiej przesłać wiadomość lub współpracować na jednej współdzielonej tablicy Miro czy Mural, niż stać przy białej tablicy w sali konferencyjnej,
• bezpieczeństwo – korzystanie z sieci VPN umożliwia osobom pracującym z domu na bezpieczne współdzielenie plików i wymianę wrażliwych informacji, dlatego z tego rozwiązania korzysta 54% firm,
• planowanie – cyfrowe kalendarze i planery zadań ułatwiają organizację pracy, a także umożliwiają śledzenie postępów i terminów wykonania zadań, na przykład na tablicy Kanban czy widoku kamieni milowych i roadmapy,
• delegowanie zadań – za pomocą elektronicznych systemów zarządzania zadaniami można łatwo przypisywać zadania poszczególnym członkom zespołu, a także monitorować ich realizację.
• kontrola – dzięki cyfrowym narzędziom, menedżerowie mogą na bieżąco kontrolować efektywność pracy zespołu oraz podejmować decyzje oparte na rzetelnych danych.

Praktyczne narzędzia do zarządzania zespołem

Wybierając oprogramowanie do zarządzania zespołem możemy wybierać wśród naprawdę wielu narzędzi. Warto zacząć przegląd funkcji od najpopularniejszych z nich. Szczególnie, że w podstawowej wersji można korzystać z nich za darmo:

• Trello – to platforma do zarządzania projektami, która pozwala na tworzenie tablic z zadaniami, przypisywanie ich do poszczególnych członków zespołu oraz monitorowanie postępów, dostępna na komputerach i urządzeniach mobilnych,
• Asana – to bardziej zaawansowany system do zarządzania zadaniami i projektami, który oferuje szereg funkcji ułatwiających planowanie, śledzenie oraz współpracę w zespole, dostępna na komputerach i urządzeniach mobilnych,
• Slack – to modny komunikator służący do wymiany informacji w zespole, który integruje się z innymi narzędziami, takimi jak Trello czy Asana, umożliwiając błyskawiczną komunikację, dostępna na komputerach i urządzeniach mobilnych,
• Firmbee – to rozbudowane narzędzie do cyfrowego zarządzania zespołem i projektami dostępne na komputerach, które umożliwia korzystanie z pomiaru czasu pracy, widoku projektów wraz z tablicami kanban, a także współpracę z zespołem i freelancerami.

Czasem zdarza się jednak, że trudno znaleźć oprogramowanie do cyfrowego zarządzania zespołem, które odpowiadałoby potrzebom firmy. Wtedy warto zastanowić się nad jedną z mniej typowych ścieżek:

• spotkaniem z konsultantem – wiele osób zajmuje się obecnie pomocą w doborze i wdrożeniu oprogramowania dla firm. Doświadczony i niezależny konsultant pomoże dobrać rozwiązania zgodnie z zasadą “best of breed”, czyli najlepiej dopasowane do rozwiązania określonego problemu, a nie osobistych preferencji. Rozwiązania dobrane według tego klucza można ze sobą połączyć wykorzystując interfejs programowania aplikacji, czyli API (application programming interface), aby stworzyć unikatową całość dopasowaną do potrzeb firmy,
• współpracą z software house – to drogie rozwiązanie, które daje możliwość stworzenia unikatowego oprogramowania w pełni zgodnego z wymaganiami konkretnego przedsiębiorstwa bez konieczności zatrudniania zespołu lub frelancerów i samodzielnego rozpoznawania i definiowania potrzeb firmy.

Wdrożenie cyfryzacji zarządzania zespołem

Dostępne na rynku cyfrowe narzędzia do zespołowej pracy są bardzo dobrze zaprojektowane. Dlatego wdrożenie cyfryzacji zarządzania zespołem nie powinno wymagać dużego wysiłku ze strony pracowników. Gdy mamy już za sobą analizę potrzeb i wybór narzędzi, czas przejść do wdrożenia.

Warto zacząć od przeszkolenia członków zespołu, aby zapoznać ich z wybranymi narzędziami oraz przekazać wiedzę na temat ich wykorzystania. Zwykle wystarczy zainstalowanie aplikacji na urządzeniu mobilnym lub logowanie w przeglądarce.

Kolejnym krokiem jest omówienie sposobu postępowania, między innymi odpowiedź na pytania kto i kiedy będzie delegował zadania? Gdzie wyświetli się powiadomienie o nowym zleceniu? Na tym etapie warto jednak postawić na spontaniczne wykorzystanie narzędzi w codziennej pracy. W ten sposób najłatwiej będzie wychwycić ewentualne problemy nie tracąc czasu na omawianie oczywistości.

Mierzenie sukcesu cyfryzacji zarządzania zespołem

Monitorowanie postępów oraz zbieranie informacji zwrotnej od zespołu jest równie ważne, jak samo wdrożenie cyfrowych narzędzi komunikacji. Można to zrobić porównując wyniki sprzed digitalizacji z obecnymi zwracając uwagę na wskaźniki efektywności, takie jak:

• czas realizacji zadań – który może bardzo się poprawić, na przykład dzięki zamianie rozmów telefonicznych z pracownikami mobilnymi wykonującymi pracę u klienta na wiadomości zawierające adres i lokalizację GPS oraz opis zadania do wykonania,
• częstość interakcji w zespole – może okazać się, że wymiana informacji stanie się bardziej intensywna zajmując równocześnie mniej czasu i angażując tylko osoby, które mają realny wpływ na rozwiązanie konkretnego problemu,
• poziom satysfakcji klientów – jeśli zespół zajmuje się na przykład obsługą klienta, dostępność informacji na temat procesów związanych z realizacją zamówienia danej osoby w cyfrowym narzędziu może bardzo pozytywnie przełożyć się na relacje z klientami.

Podsumowanie

Dzięki inwestycji w odpowiednie narzędzia oraz wdrożeniu ich w praktyce, firmy mogą osiągnąć większą efektywność, konkurencyjność oraz lepszą współpracę w zespole. Kluczowe elementy cyfrowego zarządzania zespołem to komunikacja, planowanie, delegowanie zadań oraz kontrola. Warto zainwestować czas w analizę potrzeb, wybór odpowiednich narzędzi, szkolenie zespołu oraz mierzenie efektywności wdrożonych rozwiązań.

Przyszłość narzędzi do cyfrowego zarządzania zespołami to wspomaganie nie tylko efektywności, ale też dobrostanu i zadowolenia pracowników. Rozwój technologii, takich jak sztuczna inteligencja czy automatyzacja, a także wprowadzanie rozwiązań gamifikacyjnych, mogą przyczynić się do poprawy jakości życia zawodowego.

Cyfrowe narzędzia pomogą liderom w monitorowaniu poziomu satysfakcji i zaangażowania pracowników oraz w identyfikacji obszarów wymagających interwencji. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak elastyczne godziny pracy, zdalne biura czy platformy wspierające rozwój zawodowy, zarządzanie będzie bardziej nastawione na potrzeby i oczekiwania każdego pracownika. Personalizacja nowoczesnych narzędzi może sprawić, że dobrostan pracowników będzie odgrywał kluczową rolę w przyszłości cyfrowego zarządzania zespołami, przyczyniając się do większej efektywności, zadowolenia z pracy i retencji talentów.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.