System HRIS w strategicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi jest nieodłącznym elementem zarządzania strategicznego organizacji i musi być realizowane komplementarnie. Z jednej strony strategia personalna może wyznaczać kierunek organizacji, jako całości, z drugiej jednak powinna być tak skonfigurowana, aby możliwe były do osiągnięcia kluczowe cele przedsiębiorstwa. Atutem wyznaczającym poziom konkurencyjności przedsiębiorstw jest kapitał ludzki. Jednak, aby możliwe było osiągnięcie przewagi konkurencyjnej należy prowadzić adekwatną politykę personalną opartą na solidnych fundamentach strategii. Nie bez znaczenia pozostaje również system HRIS do zarządzania informacjami kadrowymi, który w znacznym stopniu ułatwia realizację zadań związanych z kadrami, zwłaszcza planowanie zatrudnienia, rekrutację, adaptację, kontrolę procesów i analizę.

System HRIS w strategicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi – omówione zagadnienia:

1. Zarządzanie zasobami ludzkimi, a strategia biznesowa
2. Bariery związane z wdrożeniem strategicznego zarządzania personelem
3. HRIS kontra ZZL
4. Podsumowanie

Zarządzanie zasobami ludzkimi, a strategia biznesowa

Zarządzanie zasobami ludzkimi to strategiczne i spójne podejście do zarządzania najcenniejszym zasobem organizacji, tj. ludźmi. Inaczej jest to metoda zarządzania zatrudnieniem umożliwiająca osiągnięcie przewagi konkurencyjnej, przy zastosowaniu wielu technik kulturowych, strukturalnych i personalnych. Głównym czynnikiem wpływającym na ZZL jest strategia biznesowa, która wpływa na podejmowanie decyzji w zakresie celów, polityki, planu działania i podejmowanych decyzji personalnych.

Mówiąc o strategicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi należy rozumieć, że jest to zarządzanie poprzez planowanie, wzorzec sekwencyjnych działań oraz koordynację zasobów firmy w sposób pozwalający na wykorzystanie atutów, a ograniczenie słabości. Strategiczne ZZL stanowi spójną konfigurację i kompilację działań opartych na długofalowych celach, formułowanie zasad, planów i programów działania determinujących tworzenie oraz adekwatne wykorzystanie kapitału ludzkiego, w celu osiągnięcia wspomnianej już wcześniej przewagi konkurencyjnej.

Relacja pomiędzy strategią zarządzania personelem, a strategią biznesową stanowi kluczową kwestię determinującą odpowiedź na pytanie: Jaki wkład wnosi strategia ZZL w realizację określonych przez organizację celów biznesowych. Odpowiedź nie jest jednoznaczna ze względu na różne podejścia związane z budowaniem strategii firmy. W praktyce biznesu wyróżniono cztery możliwe ujęcia zdefiniowane, jako klasyfikacja Whittingtona:

• klasyczne – określenie strategii postrzegane jest, jako świadomy proces oparty na analizie otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego firmy, pozwalający na podejmowanie długofalowych decyzji,
• ewolucyjne – formułowanie elastycznej strategii dopasowującej się do zmiennych warunków otoczenia, ukierunkowanej na maksymalizację zysków,
• systemowe – oparte na wielu celach, które umożliwią realizację strategii, przy jednoczesnym uwzględnieniu elementów systemu społecznego,
• procesowe – uwzględniające budowanie strategii małymi krokami, ze względu na nieprzewidywalność otoczenia oraz wielość celów długoterminowych przy założeniu, że strategii nie można z góry zaplanować.

Natomiast kształtowanie kapitału ludzkiego powinno być oparte na zależności pomiędzy strategią ogólną, a strategią ZZL. I tutaj mówimy o trzech zależnościach, czy inaczej podejściach:

• podejście reaktywne – dostosowanie (podporządkowanie) strategii ZZL do strategii ogólnej organizacji. Klasyfikowanie pracowników, jako źródła kosztów,
• podejście aktywne – postrzegania kapitału ludzkiego, jako źródła przewagi konkurencyjnej, co powinno być wyznacznikiem strategii ogólnej,
• podejście interaktywne – wychodzące z założenia o wzajemnym przenikaniu kwestii biznesowych i personalnych, w celu integracji i spójności.

Nie podejmując w tym miejscu próby rozstrzygnięcia wyższości jednego z podejść nad innymi warto zaznaczyć, że w zdecydowanej większości przedsiębiorstw związek pomiędzy strategią firmy, a strategią personalną jest trwały i nierozerwalny.

Bariery związane z wdrożeniem strategicznego zarządzania personelem

W celu prawidłowej implementacji strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi jest uświadomienie i zdefiniowanie czynników, które mogą utrudniać wdrożenie długofalowych planów działania w odniesieniu do polityki personalnej. Zasadniczą przeszkodą jest zbyt duża koncentracja na bieżących celach zarządzania firmą oraz brak odpowiednich kompetencji i strategicznego myślenia menedżerów personalnych. Kolejnym problemem jest niska ocena posiadanych zasobów ludzkich i brak właściwej perspektywy postrzegania ludzi, jako najcenniejszego kapitału organizacji. A co za tym idzie nieefektywne zarządzanie ludźmi, nieumiejętne mierzenie efektywności pracy i opór wobec wprowadzanych zmian.

Problemy strategiczne, które wynikają z powyższych czynników i pojawiają się na płaszczyźnie zarządzania zasobami ludzkimi, to przede wszystkim optymalizacja struktury i poziomu zatrudnienia, zbudowanie siatki kompetencji, ukształtowanie odpowiedniej kultury organizacyjnej, wdrożenie efektywnego systemu motywacyjnego i opracowanie indywidualnych ścieżek kariery zawodowej. Narzędziem, które w znacznym stopniu ograniczy, a nawet wyeliminuje te problemy jest system HRIS.

HRIS kontra ZZL

System HRIS (Human Resources Information System) jeden z najpopularniejszych systemów informatycznych do zarządzania zasobami ludzkimi jest narzędziem, które w zasadniczy sposób wpływa na efektywną realizację polityki personalnej. Zarządzanie personelem staje się dużo prostsze dzięki wielu funkcjonalnościom tego programu, a przede wszystkim dzięki modułowi analitycznemu, który umożliwia badanie wskaźników efektywności, analizę, raportowanie i prowadzenie statystyk. Poza tym jest to swoista baza danych o pracownikach dzięki, której możliwe jest podejmowanie adekwatnych decyzji personalnych w zakresie szkoleń i rozwoju zawodowego. Wspomaganie strategicznego zarządzania personelem tym systemem przynosi organizacji konkretne i mierzalne korzyści takie, jak:

• wzrost efektywności i jakości pracy, poprzez automatyzację procesów,
• wzrost kompetencji i umiejętności pracowników dzięki sprawnemu systemowi szkoleń i adekwatny rozwój zawodowy,
• ograniczenie biurokracji i liczby dokumentów wystawianych ręcznie, na rzecz dokumentów dostępnych online (bez konieczności drukowania), zmniejszenie kosztów administracyjnych,
• pozyskiwane raporty i analizy są zawsze na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu możliwe jest podejmowanie trafnych decyzji personalnych,
• powiązanie wyników pracy z systemem motywacyjnym buduje transparentny i sprawiedliwy system ocen.

Podsumowanie

Informatyczny system HRIS dedykowany do zarządzania ZZL w oparciu o strategię organizacji jest niezaprzeczalnie przydatnym narzędziem dla menedżerów personalnych. Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi wiąże się ściśle z procesem wprowadzania zmian w organizacji, w zakresie technicznym, materialnym i mentalnym. Prawidłowa implementacja strategii personalnej w znacznym stopniu będzie determinowana przez system HRIS. System HRIS wraz z szeregiem funkcjonalności umożliwia prowadzenie transparentnej polityki kadrowej, pokazując pracownikom wszelkie powiązania i wzajemności pomiędzy ich poziomem wiedzy, efektywnością pracy, a otrzymywanym wynagrodzeniem oraz możliwością awansu. Ponadto szeregowym pracownikom w znacznym stopniu ułatwia realizację podstawowych zadań, a kadrze menedżerskiej realizację strategicznych celów na płaszczyźnie zarządzania kadrami.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.