Status RAG i jego znaczenie w zarządzaniu projektami

Status RAG w projekcie – czyli co?

RAG to akronim od trzech słów oznaczających kolory: red, amber oraz green, które tradycyjne wykorzystywane są w ruchu drogowym jako sygnalizacja świetlna. Wymienione odcienie znalazły swoje odzwierciedlenie w kategoryzowaniu realizowanych w firmie projektów – pozwalają w niezwykle szybki sposób wskazać, na jakim etapie jest dany projekt i jakie wsparcie jest mu w danym momencie potrzebne. Tym samym kolory mają znaczenie dla zespołu zarządzającego firmy (właścicieli, udziałowców, interesariuszy itd.), przed którym kierownik składa raport z postępu prac. Zielonym kolorem zwykle oznacza się projekty, w których realizacja zadań przebiega płynnie, podczas gdy za czerwone uznaje się te, którym najbardziej w danym momencie potrzebne jest wsparcie.

Czerwony, bursztynowy, zielony – jakie są różnice?

To, jakie dokładnie warunki muszą zostać spełnione, by projekt otrzymał dany kolor, ustalane jest indywidualnie przez każdą firmę. Tradycyjnie jednak można wskazać, że kolor czerwony otrzymują projekty, w których pojawiło się opóźnienie lub przekroczenie budżetu o ustaloną z góry tolerancję. Taka sytuacja może być wynikiem niewystarczających zasobów, problemów w wymaganiach projektów czy niemożności samodzielnego poradzenia się z powstałymi trudnościami przez kierownika. Jak wygląda sytuacja w przypadku dwóch pozostałych kolorów?

• Zielony kolor oznacza, że projekt realizowany jest we właściwym czasie, zgodnie ze wskazanym zakresem oraz w budżecie, co oznacza, że kierownicy projektu mają sytuację pod kontrolą i nie ma konieczności angażowania zespołu zarządzającego, podczas gdy
• kolor bursztynowy wskazuje na to, że w danym momencie sytuacja jest stabilna (zespół projektowy realizuje prace w taki sposób jak trzeba, ale np. pojawiło się opóźnienie w realizacji wybranego zadania na razie bez wpływu na końcową datę oddania projektu), ale zespół zarządzający powinien się spodziewać, że ewentualnie w przyszłości mogą pojawić się problemy i wystąpi konieczność interwencji.

Wykorzystywanie statusu RAG – co jest istotne?

W przypadku korzystania z opisanych powyżej kolorów niezwykle ważne jest, by zadbać o właściwie przeszkolenie kierowników zespołu, by znali definicję danych kolorów, warunki, które muszą zostać spełnione, by dany kolor nadać oraz kroki, jakie w dalszej kolejności należy podjąć. Tylko w taki sposób będzie można zadbać o to, że projekt nie zostanie zgłoszony jako niewłaściwy kolor w trakcie spotkania z kadrą zarządzającą. Na pewno chciałbyś uniknąć sytuacji, w której w ostatnim momencie okazuje się, że projekt o statusie zielonym wymaga wsparcia – bowiem może być na nie już za późno. Może się również zdarzyć odwrotna sytuacja, gdy problemy zgłoszone jako czerwone nie były aż tak poważne, a Ty bez potrzeby zaangażowałeś zasoby.

Kiedy wykorzystywać statusy RAG?

Oznaczenia kolorystyczne są najbardziej istotne dla kadry zarządzającej, przed którą składa się raporty tygodniowe lub miesięczne (w zależności od zasad panujących w firmie). Kierownicy mogą je jednak wykorzystywać również w celu nadania statusu RAG najważniejszym elementom mającym znaczenie przy realizacji projektu, takim jak: budżet, termin oddania, wymienione ryzyka czy najważniejsze zadania. Taka kontrola nad poszczególnymi częściami projektu zwiększa szansę na to, że uda się odpowiednio zareagować we właściwym czasie (podjąć działania w zależności od wskazanego koloru). Co istotne, możesz w tym zakresie korzystać zarówno z tradycyjnych rozwiązań (arkusz kalkulacyjny z oznaczeniami kolorystycznymi), jak i sięgnąć po oprogramowania, które mają wbudowaną opcję wskazywania kolorów.

Przykładem narzędzia, które pozwoli Ci wykorzystać statusy RAG w praktyce, jest Firmbee – kompleksowy system do zarządzania projektami i zespołami. Przy użyciu tej platformy możesz zdefiniować kolory i nazwy statusów oraz priorytetów, a następnie przypisać je do określonych zadań czy całych projektów. Dodatkowo tablice kanban pozwalają na bieżąco śledzić postępy prac i ewentualne problemy oraz kontrolować budżety. W ten sposób Ty i interesariusze macie wgląd w dany projekt, na podstawie czego można wyciągać określone wnioski.

Wypróbuj Firmbee za darmo!

Status RAG – podsumowanie

Wykorzystanie statusów RAG w projekcie stanowi sposób na to, by znacząco usprawnić sprawowanie kontroli nad realizowanymi projektami przez kadrę zarządzającą i przyspieszyć proces składania raportów przez kierowników. Istotne jest jednak to, by firma miała jasno wskazane, jakie warunki muszą zostać spełnione, by dany projekt otrzymał status zielony, bursztynowy lub czerwony. Tradycyjne powiedzenie mówi, że „przezorny zawsze ubezpieczony” i dobrą praktyką jest wskazywać status gorszy w przypadku wątpliwości, ale nie zawsze można mieć pewność, że kierownicy się do tego dostosują. Należy więc samodzielnie o to zadbać – a właściwe wskazanie warunków to właśnie podstawa w zarządzaniu ryzykiem w ramach projektu przy pomocy modelowania RAG.

Przeczytaj także: Dojrzałość zarządzania projektami

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.