Plan komunikacji i jego korzyści dla przedsiębiorstwa

Najlepszym możliwym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest przygotowany na podstawie różnego rodzaju analiz, stale wdrażany i przede wszystkim regularnie aktualizowany plan komunikacji. Poniżej dokładnie wyjaśniamy, co to za dokument i jakie korzyści jego opracowanie niesie dla przedsiębiorstwa.

Czym jest plan komunikacji?

Plan komunikacji firmy to szczegółowy dokument, który stanowi integralną część realizowanej strategii marketingowej. Opisuje, w jaki sposób przedsiębiorstwo będzie kreować swój przekaz na zewnątrz (a niekiedy również wewnętrznie w stosunku do pracowników – w zależności od np. wielkości i sposobu działania organizacji) w ramach wszystkich prowadzonych kanałów (strona internetowa, social media, grupy tematyczne, newsletter, miejsca offline’owe itd.).

Jego stosowanie ma na celu zapewnienie spójnego i skutecznego przekazu informacji do różnych grup interesariuszy. W ten sposób pomaga m.in. budować markę, docierać do grupy odbiorczej i budować z nią relacje, a także osiągać wyznaczone cele biznesowe.

9 niezbędnych elementów planu komunikacji

To, jak dokładnie zostanie skonstruowany plan komunikacji firmy, będzie zależne od indywidualnych potrzeb danej organizacji. Najczęściej można spotkać się jednak z elementami wymienionymi poniżej.

1. Analiza obecnej sytuacji – obejmująca przedstawienie tego, jak dotychczas był konstruowany przekaz na zewnątrz oraz jakie efekty przynosił, a także identyfikację kluczowych wyzwań i możliwości we wskazanym obszarze.
2. Cele – czyli rezultaty, jakie firma chce osiągnąć,
3. Strategia marki – przedstawiająca misję, wizję, osobowość, ton, wartości i inne kwestie, które wpływają na to, w jaki sposób marka chce budować swój przekaz.
4. Analiza konkurencji – czyli sposób, w jaki inne podmioty w branży prowadzą swoje kanały.
5. Grupa docelowa wraz z kanałami dotarcia – opis wskazujący, do kogo firma kieruje swój przekaz i w jakich miejscach będzie obecna, by trafić do swoich klientów.
6. Strategia antykryzysowa – określenie sposobu działania w sytuacjach kryzysowych (czyli np. pojawienia się wycieku danych z firmy), w ramach których konieczne jest zajęcie publicznego stanowiska.
7. Harmonogram działań – wskazanie, jakie działania oraz w jakich terminach będą podejmowane (co obejmuje m.in. realizowane kampanie, posty publikowane w social mediach, nawiązywane współprace itd.)
8. Budżet – wskazanie, jaka kwota zostanie przeznaczona na realizację spisanych działań.
9. Sposoby ewaluacji – określenie, w jaki sposób będzie mierzona efektywność realizowanych działań.

Korzyści ze stworzenia planu komunikacji

Brak odpowiedniej strategii działań zewnętrznych może skutkować chaotycznymi i nieraz także sprzecznymi przekazami, które w rezultacie osłabiają wizerunek firmy, wpływając jednocześnie na zaufanie klientów i partnerów biznesowych. Poniżej wskazujemy najważniejsze korzyści, które jego opracowanie zapewnia przedsiębiorstwom działającym w różnych branżach:

• dbanie o spójność przekazu – pomaga w budowaniu odpowiedniego (zgodnego z wartościami, misją, wizją, osobowością itd.) wizerunku firmy na wszystkich poziomach i za pomocą zróżnicowanych kanałów,
• zwiększanie świadomości – pozwala na skuteczniejsze dotarcie do różnych grup docelowych, co przekłada się na większą świadomość marki oraz zwiększenie zasięgu przekazu,
• dopasowanie przekazu do grupy odbiorczej – dzięki odpowiedniej analizie możliwe jest poznanie potrzeb i oczekiwań konsumentów, a w konsekwencji dostosowanie do nich swojego przekazu (proponowanie im wartości), co zwiększa rozpoznawalność oraz buduje zaufanie klientów do marki,
• przygotowanie na sytuację kryzysową – odpowiednio sporządzony plan komunikacji obejmuje strategię zarządzania kryzysowego, która pozwala na szybką i skuteczną reakcję w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, minimalizując potencjalne negatywne skutki,
• oszczędność zasobów – plan sprawia, że działania komunikacyjne są bardziej zorganizowane i efektywne, co pozwala na oszczędność czasu pracowników oraz innych niezbędnych zasobów.
• zwiększenie sprzedaży – w konsekwencji wszystkie powyższe korzyści prowadzą do tego, że (dzięki lepszemu przekazowi do klientów) firma może sprzedawać więcej.

Podsumowanie

Opracowanie dopasowanego do potrzeb klientów planu komunikacji bez wątpienia wymaga dużo czasu oraz wysiłku. Powinno być jednak traktowane jak inwestycja, która przynosi wiele korzyści (zwłaszcza w zakresie budowania relacji z kluczowymi odbiorcami) i wpływa na sukces przedsiębiorstwa w coraz bardziej konkurencyjnym środowisku biznesowym.

Warto pamiętać o tym, że plan komunikacji nie jest czymś tworzonym jednorazowo, ale narzędziem, które wymaga aktualizacji (np. raz do roku), zwłaszcza w obszarze celów oraz tego, czy nie zmieniły się potrzeby oraz oczekiwania grupy odbiorczej (a także sytuacja rynkowa). Istotne jest również to, czy w ramach realizowanych działań udało się osiągnąć oczekiwane efekty – wymaga więc przeprowadzenia ewaluacji i wyciągnięcia z niej zarówno pozytywnych, jak i negatywnych wniosków.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.