Karta pracy zespołu – czy warto ją stworzyć?

Co to jest karta pracy zespołu?

Karta pracy zespołu to dokument, który służy do zorganizowania i skoordynowania działań realizowanych przez grupę osób w ramach określonego zadania lub projektu. Może przyjmować różne formy – od prostego tekstu w Wordzie, przez tabelkę w Excelu, aż po arkusz stworzony w zaawansowanym narzędziu do zarządzania projektami. Zawiera informacje o wszystkich czynnościach, które członkowie teamu mają wykonać, wskazując jednocześnie odpowiedzialność poszczególnych osób, harmonogram pracy i posiadane oraz wymagane zasoby. Bardzo istotne jest to, by została opracowana jasno i przejrzyście, a także była aktualizowana w miarę postępu pracy, aby odzwierciedlać tempo działań czy zmiany w harmonogramie lub wymaganiach.

Elementy karty pracy zespołu

To, jakie dokładnie elementy będzie zawierać opracowany dokument, zależy od potrzeb konkretnej jednostki organizacyjnej, ale najczęściej można spotkać się z tym, że uwzględnia takie obszary jak:

• nazwa teamu,
• cele, które w ramach wskazanych działań mają zostać osiągnięte,
• zadania do wykonania,
• terminy realizacji poszczególnych zadań,
• odpowiedzialność poszczególnych osób za zadania,
• zasoby potrzebne do realizacji zadań (narzędzia, oprogramowania, materiały, środki finansowe itd.),
• opis komunikacji w teamie (m.in. częstotliwość, narzędzie służące do porozumiewania się),
• monitorowanie postępu (np. wskazanie procentowe, jaka część zadania została już wykonana),
• potencjalne ryzyka (lista możliwych sytuacji i opis działań zapobiegawczych i naprawczych),
• termin zakończenia wszystkich działań,
• wskaźniki sukcesu (kryteria oceny projektu lub zadania takie jak np. dotrzymanie terminu czy jakość wykonania).

Funkcje karty pracy zespołu

Karta pracy zespołu to narzędzie, które służy do planowania i organizowania poszczególnych działań – umożliwia jasne określenie kiedy i w jaki sposób zlecone zadania będą wykonywane. To jednak nie jedyna funkcja, jaką to rozwiązanie może pełnić. Istotne są również takie cele jak:

• koordynacja – odpowiednio opracowany dokument pomaga zrozumieć, jakie są oczekiwania wobec każdej osoby, a także jakie zadania muszą zostać zrealizowane,
• przydzielanie obowiązków – jasno określa, kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania, dzięki czemu można uniknąć zamieszania oraz niejasności nieraz prowadzących do konfliktów czy opóźnień,
• monitorowanie postępu – dzięki temu dokumentowi można monitorować, jakie zadania zostały już zrealizowane, a które są w trakcie lub pozostały do wykonania. Taka sytuacja pozwala na szybkie wykrycie potencjalnych wąskich gardeł, które utrudnią realizację projektu w terminie,
• komunikacja – dokument może służyć jako podstawa do komunikacji nie tylko wewnątrz, ale również z osobami zewnętrznymi zainteresowanymi postępem prac (np. klienci lub partnerzy),
• zarządzanie ryzykiem – może zawierać informacje o potencjalnych ryzykach i planach działania w przypadku ich wystąpienia, dzięki czemu w sytuacji zagrożenia reakcja będzie adekwatna.

  Dlaczego warto stworzyć kartę pracy zespołu?

  Powyżej wymienione funkcje karty pracy zespołu wyraźnie wskazują korzyści, które jej wdrożenie do codziennych działań może przynieść Tobie i Twoim współpracownikom. Przede wszystkim zapewnia poprawę efektywności pracy dzięki wskazaniu celów, zadań, terminów oraz odpowiedzialności. Usprawnia również komunikację w teamie poprzez określenie obowiązujących zasad. W ten sposób pomaga również w rozwiązywaniu potencjalnych konfliktów i wspiera budowanie pozytywnej atmosfery, co przekłada się na wzrost zaangażowania i produktywności poszczególnych osób. W konsekwencji – poprzez jej wykorzystanie – organizacja może osiągać lepsze wyniki dzięki usprawnieniu i polepszeniu zachodzących procesów.

  Karta pracy zespołu – podsumowanie

  Jednym z kluczowym elementów skutecznego zarządzania projektem lub większym zleconym zadaniem jest bez wątpienia stworzenie solidnego fundamentu pod zaplanowanie i zorganizowanie poszczególnych działań. Odpowiednio skonstruowana karta pracy zespołu, chociaż wydaje się narzędziem nieskomplikowanym (można wręcz powiedzieć „banalnym”) ma potencjał, by świetnie odzwierciedlać dynamikę realizowanych czynności i relacji występujących wewnątrz teamu. Zapewne z tego właśnie powodu jest ciągle wykorzystywana jako jedno z narzędzi gwarantujące, że projekt czy zadanie przyniesie oczekiwane efekty. Szczególnie warto po nią sięgnąć w sytuacji, gdy widzisz wyraźne problemy komunikacyjne w Twoim teamie, współpracownicy mieszają odpowiedzialność za poszczególne czynności, a także odczuwasz trudności w śledzeniu postępów prac.

  Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

  Autor: Andrzej Naborowski

  Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.
  

  Zobacz wszystkie posty