Firmy działające w różnych branżach, organizacje pozarządowe, instytucje państwowe – wszystkie te podmioty szukają sposobów na to, współpraca w zespole przebiegała łatwiej i sprawniej, przynosząc oczekiwane rezultaty. Ustalają obowiązujące wszystkich członków zasady komunikacji, inwestują w rozwój umiejętności interpersonalnych swoich pracowników czy wdrażają nowoczesne oprogramowania do zarządzania zadaniami i projektami (takie jak np. Firmbee). By zapewnić skuteczne działanie, sięgają również po narzędzie, jakim jest karta pracy zespołu. Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest to rozwiązanie, jakie elementy zawiera oraz jakie korzyści jej stworzenie może przynieść dla danego teamu (a przez to również organizacji jako całości).

Karta pracy zespołu – omówione zagadnienia:

Co to jest karta pracy zespołu?

Karta pracy zespołu to dokument, który służy do zorganizowania i skoordynowania działań realizowanych przez grupę osób w ramach określonego zadania lub projektu. Może przyjmować różne formy – od prostego tekstu w Wordzie, przez tabelkę w Excelu, aż po arkusz stworzony w zaawansowanym narzędziu do zarządzania projektami. Zawiera informacje o wszystkich czynnościach, które członkowie teamu mają wykonać, wskazując jednocześnie odpowiedzialność poszczególnych osób, harmonogram pracy i posiadane oraz wymagane zasoby. Bardzo istotne jest to, by została opracowana jasno i przejrzyście, a także była aktualizowana w miarę postępu pracy, aby odzwierciedlać tempo działań czy zmiany w harmonogramie lub wymaganiach.

Elementy karty pracy zespołu

To, jakie dokładnie elementy będzie zawierać opracowany dokument, zależy od potrzeb konkretnej jednostki organizacyjnej, ale najczęściej można spotkać się z tym, że uwzględnia takie obszary jak:

  • nazwa teamu,
  • cele, które w ramach wskazanych działań mają zostać osiągnięte,
  • zadania do wykonania,
  • terminy realizacji poszczególnych zadań,
  • odpowiedzialność poszczególnych osób za zadania,
  • zasoby potrzebne do realizacji zadań (narzędzia, oprogramowania, materiały, środki finansowe itd.),
  • opis komunikacji w teamie (m.in. częstotliwość, narzędzie służące do porozumiewania się),
  • monitorowanie postępu (np. wskazanie procentowe, jaka część zadania została już wykonana),
  • potencjalne ryzyka (lista możliwych sytuacji i opis działań zapobiegawczych i naprawczych),
  • termin zakończenia wszystkich działań,
  • wskaźniki sukcesu (kryteria oceny projektu lub zadania takie jak np. dotrzymanie terminu czy jakość wykonania).

Funkcje karty pracy zespołu

Karta pracy zespołu to narzędzie, które służy do planowania i organizowania poszczególnych działań – umożliwia jasne określenie kiedy i w jaki sposób zlecone zadania będą wykonywane. To jednak nie jedyna funkcja, jaką to rozwiązanie może pełnić. Istotne są również takie cele jak:

  • koordynacja – odpowiednio opracowany dokument pomaga zrozumieć, jakie są oczekiwania wobec każdej osoby, a także jakie zadania muszą zostać zrealizowane,
  • przydzielanie obowiązków – jasno określa, kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania, dzięki czemu można uniknąć zamieszania oraz niejasności nieraz prowadzących do konfliktów czy opóźnień,
  • monitorowanie postępu – dzięki temu dokumentowi można monitorować, jakie zadania zostały już zrealizowane, a które są w trakcie lub pozostały do wykonania. Taka sytuacja pozwala na szybkie wykrycie potencjalnych wąskich gardeł, które utrudnią realizację projektu w terminie,
  • komunikacja – dokument może służyć jako podstawa do komunikacji nie tylko wewnątrz, ale również z osobami zewnętrznymi zainteresowanymi postępem prac (np. klienci lub partnerzy),
  • zarządzanie ryzykiem – może zawierać informacje o potencjalnych ryzykach i planach działania w przypadku ich wystąpienia, dzięki czemu w sytuacji zagrożenia reakcja będzie adekwatna.

    Dlaczego warto stworzyć kartę pracy zespołu?

    Powyżej wymienione funkcje karty pracy zespołu wyraźnie wskazują korzyści, które jej wdrożenie do codziennych działań może przynieść Tobie i Twoim współpracownikom. Przede wszystkim zapewnia poprawę efektywności pracy dzięki wskazaniu celów, zadań, terminów oraz odpowiedzialności. Usprawnia również komunikację w teamie poprzez określenie obowiązujących zasad. W ten sposób pomaga również w rozwiązywaniu potencjalnych konfliktów i wspiera budowanie pozytywnej atmosfery, co przekłada się na wzrost zaangażowania i produktywności poszczególnych osób. W konsekwencji – poprzez jej wykorzystanie – organizacja może osiągać lepsze wyniki dzięki usprawnieniu i polepszeniu zachodzących procesów.

    firmbee narzedzie do zarzadzania zespolem

    Karta pracy zespołu – podsumowanie

    Jednym z kluczowym elementów skutecznego zarządzania projektem lub większym zleconym zadaniem jest bez wątpienia stworzenie solidnego fundamentu pod zaplanowanie i zorganizowanie poszczególnych działań. Odpowiednio skonstruowana karta pracy zespołu, chociaż wydaje się narzędziem nieskomplikowanym (można wręcz powiedzieć „banalnym”) ma potencjał, by świetnie odzwierciedlać dynamikę realizowanych czynności i relacji występujących wewnątrz teamu. Zapewne z tego właśnie powodu jest ciągle wykorzystywana jako jedno z narzędzi gwarantujące, że projekt czy zadanie przyniesie oczekiwane efekty. Szczególnie warto po nią sięgnąć w sytuacji, gdy widzisz wyraźne problemy komunikacyjne w Twoim teamie, współpracownicy mieszają odpowiedzialność za poszczególne czynności, a także odczuwasz trudności w śledzeniu postępów prac.

    Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

    Karta pracy zespołu - czy warto ją stworzyć? andy nichols avatar 1background

    Autor: Andrzej Naborowski

    Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.

    Zobacz wszystkie posty