Tempo zmian w organizacji pracy i zarządzaniu biznesem wciąż wzrasta. Jednak dynamika sprzyja sprawnej realizacji projektów. W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie, jakie są główne problemy w zarządzaniu projektami i jak je rozwiązać.
Według raportu Pulse of the Profession, większy odsetek projektów został zrealizowany sprawnie: osiągając założone cele, mieszcząc się w budżecie i planowanym czasie realizacji. Z drugiej strony, w 2021 zostało anulowanych więcej projektów niż w poprzednich latach.
Przyjrzymy się więc tym, które odniosły sukces, aby uczyć się od najlepszych. Jakie są główne problemy w zarządzaniu projektami? I w jaki sposób możemy próbować je rozwiązać?
Skupimy się dziś na trzech podstawowych obszarach problemowych w zarządzaniu projektami. Będą to:
Problemy z określeniem zakresu projektu rozpoczynają się zwykle na samym początku. I to nawet zanim w pełni wyklarują się jego założenia. Dlatego tak ważne jest uważne naszkicowanie głównych zrębów projektu. Zarezerwujmy czas na uważne doprecyzowanie celu i tego, co w zasadzie będziemy robić zanim przystąpimy do planowania czegokolwiek.
Warto użyć do tego odpowiednich narzędzi pozwalających na zaplanowanie zakresu projektu. A także na podzielenie go na epiki lub wątki zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.
Dla zapewnienia sukcesu projektu, kluczowe są same jego narodziny. Sprzyjająca atmosfera oraz przekonujące przedstawienie najważniejszych założeń, a także umiejętności negocjacyjne i interpersonalne menadżera projektu mogą zadecydować o realizacji bądź odrzuceniu danego projektu.
Następująca potem dyskusja z klientem oraz innymi osobami decyzyjnymi – to wiążące momenty określające początkowy zakres projektu.
Dlaczego jednak mówimy o „początkowym” zakresie projektu? Dlatego, że jego planowany zakres nigdy nie będzie identyczny z finalnym.
Założenie o naturalnej elastyczności zakresu projektu to sposób na rozwiązanie problemu ze zmiennością zakresu i po prostu podejście realistyczne. Pozwala ono na dopasowywanie ram projektu do rzeczywistych możliwości realizacji i zmieniających się warunków biznesowych. Jednak ta naturalna zmienność nie może dotyczyć kluczowych założeń projektu.
Gdy zmieniają się kluczowe założenia i poszerza się zakres zadań do wykonania, sukces projektu zostaje postawiony pod znakiem zapytania. Problem ten jest nazywany scope creep. Pojęcie scope creep oznacza niekontrolowane rozrastanie się projektu. A jest to zmora aż jednej trzeciej realizowanych przedsięwzięć biznesowych.
Kolejnym problemem w zarządzaniu projektami jest określenie ich strony merytorycznej. Menadżer projektu musi szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie: czy na pewno wiem wystarczająco dużo na temat zadań, które chcę wykonać?
Jeśli odpowiedź na to pytanie brzmi nie, to niezależnie od stopnia zaawansowania projektu konieczna jest konsultacja ze specjalistami. Początkowo z tymi, którzy tworzą zespół projektowy. Czasem jednak potrzebna jest rada zewnętrznych ekspertów.
Nawet bardzo doświadczone osoby zarządzające projektami to niepoprawni optymiści w kwestii czasu wykonania projektu. Świadczą o tym dobitnie statystyki zrealizowanych z sukcesem dużych projektów. W skali globalnej na czas zostało wykonanych 55% procent projektów. To wzrost o 4% w porównaniu z poprzednim rokiem. Jednak w dalszym ciągu wyniki nie są zbyt satysfakcjonujące.
Na przeszkodzie terminowej realizacji projektu staje zwykle nierealistycznie wyznaczony czas przewidziany na wykonanie poszczególnych zadań. Dlatego też warto korzystać z narzędzi umożliwiających statystyczny pomiar rzeczywistej prędkości wykonywania zadań i porównywanie go z czasem deklarowanym.
Oczywiście czas wykonania projektu łączy się ściśle z jego zakresem oraz budżetem. Jednak decydującymi czynnikami zwykle okazują się sprawność i elastyczność zespołu.
Działanie zespołowe musi być oparte o jasne i zrozumiałe wymagania dotyczące zadań do wykonania. Równie ważna jest przejrzystość wzajemnych zależności poszczególnych etapów wykonania prac, a także kolejkowanie zadań. O te aspekty komunikacji warto zadbać, żeby zapobiec problemom z czasem realizacji projektu.
Problemem i źródłem niepowodzeń w zarządzaniu projektami jest brak elastyczności wynikający z trzymania się dobrze znanych, utartych ścieżek. Zwykle prowadzi ono do stosowania sprawdzonych sposobów zarządzania i narzędzi nieprzystających do konkretnego projektu. Jak jednak zwiększyć elastyczność działania własną – jako osoby zarządzającej projektem – oraz całego zespołu?
To nie przypadek, że elastyczność działania i rozwiązywania problemów właściwa małym, zwinnym zespołom projektującym oprogramowanie znajduje szerokie uznanie. Coraz częściej to właśnie narzędzia zarządzania projektami z branży IT znajdują zastosowanie w innych branżach, gdy sytuacja wymusza zwiększenie elastyczności działania.
Największą elastycznością cechują się zespoły zarządzane zwinnie. To w nich osoby zarządzające są bezpośrednio zaangażowane w realizację projektu. Dzięki temu często udzielają i otrzymują informacje zwrotną na temat swoich działań. Zaś członkowie zespołu – przynajmniej do pewnego stopnia – samodzielnie wybierają zadania do wykonania. Co sprawia, że zwinne zespoły zbliżają się do modelu samoorganizacji.
Główne problemy w zarządzaniu projektami podzieliliśmy na trzy grupy. Pierwsza obejmuje określenie, rozumienie i utrzymanie zakresu projektu podczas jego realizacji. Druga to czas wykonania należących do projektu zadań. Zaś trzecia – utrzymanie elastyczności zarządzania zespołem i nieustanne dostosowywanie się do zmieniających się warunków.
Najlepiej radzić sobie z tymi problemami będąc na bieżąco – ze sobą, z metodami zarządzania, z zespołem i z oprogramowaniem, które ułatwia zarządzanie nawet bardzo rozbudowanymi projektami
Właśnie poznałeś główne problemy w zarządzaniu projektami. Przeczytaj także: Zarządzanie projektami a zarządzanie operacyjne
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…