Na studiach z zarządzania, w biznesie, w miejscu pracy – z określeniami takimi jak „zarządzanie projektami” oraz „zarządzanie operacyjne” spotykamy się na co dzień, ale spory odsetek osób nie potrafi odróżnić ich od siebie. Wynika to z tego, że projekt oraz działanie operacyjne posiadają szereg wspólnych cech, przyczyniając się do realizacji strategii przyjętej przez daną organizację. Możliwe jest jednak wskazanie istotnych różnic, które wyraźnie wskazują, że są to odmienne terminy – najważniejsze z nich przedstawiamy poniżej. Czym więc różni się zarządzanie projektami od działań operacyjnych?

Zarządzanie projektami a zarządzanie operacyjne – omówione zagadnienia:

  1. Projekt a działanie operacyjne – gdzie tkwi różnica?
  2. Zarządzanie projektami – na czym polega?
  3. Zarządzanie operacyjne – przed zarządzaniem taktycznym i strategicznym
  4. Podsumowanie

Projekt a działanie operacyjne – gdzie tkwi różnica?

Najprostsza definicja projektu zakłada, że jest to przedsięwzięcie skierowane na osiągnięcie oczekiwanego celu. W sytuacji, w której wiemy, jaki efekt (konkretne wyniki) powinniśmy uzyskać w ramach podejmowanych przez nas działań, od razu powinny nam się nasuwać na myśl podstawowe cechy określające projekt, takie jak:

  • ograniczenie w czasie(działanie w ramach ustalonego harmonogramu, możliwość wskazania momentu rozpoczęcia i zakończenia),
  • realizowanie zadań przez zespół projektowy,na którego czele stoi kierownik (zawiązywany jedynie na czas realizacji),
  • wyjątkowość (brak powtarzalności) i wiążące się z tym większe ryzyko podejmowanych działań,
  • określony budżet(w ramach przewidzianych zadań).

Działania operacyjne w biznesie rozumiemy z kolei jako ciągłe i powtarzalne wykonywanie tych samych zadań, które są niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa.Co istotne, nie ma ograniczeń co do tego, jak powinna wyglądać powtarzalność tych działań: mogą być zarówno codzienne, jak i tygodniowe, miesięczne czy roczne, a nawet wykonywane w zależności od potrzeb. Na pewno nie można im jednak przypisać cechy unikatowości, przez co charakteryzują się niskim stopniem ryzyka.

W jaki sposób projekt oraz działanie operacyjne się ze sobą łączą? Najłatwiej wytłumaczyć to na konkretnym przykładzie: jeśli pracujemy właśnie nad stworzeniem nowego produktu – np. kosmetyku do twarzy – to sam etap opracowywania (obejmujący m.in. ustalenie celu działania, wyznaczenie składu, przeprowadzenie testów itd.) zostanie uznany za projekt. Z kolei kolejne czynności, wśród których wymienimy m.in. produkcję, dystrybucję czy marketing nowego produktu, to działania operacyjne (z uwagi na swoją powtarzalność i brak unikalności).

Zarządzanie projektami – na czym polega?

Jak już wyżej zostało wspomniane, projekty nastawione są na osiągnięcie określonego efektu, co odbywa się przy pomocy unikalnego produktu, usługi czy innego rezultatu – tym samym wspierają długoterminowy rozwój firmy. Zarządzanie projektami będzie więc obejmować wszystkie czynności podejmowane w celu spełnienia wymagań projektu i otrzymania z góry określonych rezultatów. W ramach ich realizacji konieczne jest zastosowanie wiedzy, umiejętności i znajomości różnego rodzaju technik czy narzędzi, które posiada kierownik lub lider zespołu. To właśnie na tej osobie spoczywa bardzo wysoka odpowiedzialność w ramach planowania, inicjowania, wykonywania (zwłaszcza monitorowania faz rozwoju produktu, usługi czy innego rezultatu) oraz zamykania projektu. Co więcej, do każdego projektu osoba nim zarządzająca musi podchodzić indywidualnie, gdyż efekty, zespoły oraz zadania są w sporym stopniu zróżnicowane.

Zarządzanie operacyjne – przed zarządzaniem taktycznym i strategicznym

Zarządzanie operacyjne dotyczy codziennej działalności firmy – właśnie ta cecha traktowana jest jako największy wyznacznik tego, w czym tkwi wyjątkowość wskazanego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obejmuje planowanie, organizowanie i nadzorowanie powtarzalnych procesów zachodzących w organizacji, co ma się przełożyć na wysoki poziom efektywności. Istotną cechą zarządzania operacyjnego jest dążenie do tego, by przychody i wydatki się równoważyły – czyli w konsekwencji do powstania zysku operacyjnego. Na osobie sprawującej kontrolę nad działaniami operacyjnymi, podobnie jak nad kierownikiem projektu, spoczywa ogromna odpowiedzialność, gdyż od efektów prowadzonych działań produkcyjnych, marketingowych, finansowych i innych zależy właściwe funkcjonowania przedsiębiorstwa zarówno w krótkim, jak i długim okresie.

Podsumowanie

Jakie podstawowe cechy odróżniają zarządzanie projektami od działania operacyjnego? Projekty są określone w czasie, unikalne i obarczone wysokim ryzykiem, a ich realizacja ma pozwolić osiągnąć określony z góry cel. Do działań operacyjnych z kolei zaliczymy wszelkie czynności związane z codzienną działalnością firmy, powtarzalne i obarczone niskim ryzykiem, które każdorazowo gwarantują nam otrzymanie takiego samego rezultatu. Warto zapamiętać te 3 kwestie – w taki sposób będziemy mieć pewność, że poszczególne rodzaje zarządzania nam się nie pomylą. Dobra orientacja w tych różnicach może być istotna np. przy tworzeniu strategii działania firmy, planów biznesowych czy budżetu, bez których przedsiębiorstwa nie są w stanie funkcjonować we właściwy sposób.

Sprawdź również: Jak napisać cele i kluczowe rezultaty (OKR)?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Zarządzanie projektami a zarządzanie operacyjne caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.