Efektywne podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej – 5 wskazówek dla rekruterów

Które procesy zachodzące w firmach – bez względu na branżę czy wielkość – można (a nawet trzeba) nieustannie optymalizować, dbając o to, by przynosiły coraz to lepsze rezultaty? Bez wątpienia jednym z nich jest rekrutacja, która nie tylko odznacza się bardzo dużym znaczeniem (ponieważ pomaga pozyskać najważniejszy zasób przedsiębiorstwa), ale również wymaga zaangażowania dużej części środków finansowych oraz czasowych. Firmy sięgają po różnego rodzaju narzędzia, by polepszyć prowadzone przez pracowników HR działania, ale podstawę stanowi efektywne podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej. Poniżej wskazujemy, co rekruterzy powinni zrobić, żeby każdorazowo osiągać właśnie taki rezultat.

Efektywne podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej – spis treści:

1. Podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej – po co je przeprowadzać?
2. Jak powinien wyglądać debriefing? 5 wskazówek dla rekruterów
3. Interview debrief – podsumowanie

Podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej – po co je przeprowadzać?

Dlaczego właśnie odpowiednie podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej ma tak istotne znaczenie? Ponieważ jest to klucz do podjęcia decyzji o zatrudnieniu najlepszego kandydata na dane stanowisko – zwłaszcza w sytuacji, w której w spotkaniu rekrutacyjnym brało udział kilka osób (hiring menadżer, rekruter, specjalista ds. pozyskiwania talentów itd.) i każda z nich może mieć odmienne zdanie na temat kandydata, jego umiejętności, osobowości czy doświadczenia.

Debriefing ma na celu zebranie i analizę informacji, które zostały zgromadzone podczas rozmowy rekrutacyjnej przez wszystkie osoby uczestniczące. Konfrontacja wrażeń oraz opinii daje możliwość spojrzenia na daną osobę z innej perspektywy i podjęcie odpowiedniej decyzji, zapewniając najlepsze dopasowanie nowego pracownika do firmy, kultury organizacyjnej czy zespołu.

Jak powinien wyglądać debriefing? 5 wskazówek dla rekruterów

Za przeprowadzenie spotkania stanowiącego podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej odpowiada hiring menadżer, do którego należy ostateczna decyzja o zatrudnieniu bądź odrzuceniu kandydata. Żeby było skuteczne, należy odpowiednio się do niego przygotować i zadbać o to, żeby obyło się zgodnie z kilkoma podstawowymi zasadami. Najważniejsze kwestie, które mają znaczenie dla hiring menadżera, przedstawiliśmy poniżej.

1. Przygotuj się przed spotkaniem

Po odbyciu spotkania z kandydatem hiring menadżer powinien wyznaczyć termin w kalendarzu, kiedy odbędzie się debriefing, upewniając się, że każdej osobie pasuje wskazany termin. Powinien również wysłać do każdej osoby uczestniczącej w spotkaniu rekrutacyjnym prośbę o informację zwrotną dot. kandydata w formie pisemnej. Osobom pytanym da to szansę na uporządkowanie swoich myśli i przekazanie najważniejszych wniosków, a hiring menadżerowi pozwoli przygotować podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej. Upewnij się jednak, że okres od spotkania do briefingu jest wystarczająco długi, by dać szansę na przesłanie Ci informacji zwrotnej, ale jednocześnie nie zaburzać możliwych wspomnień ze spotkania.

2. Wyrób sobie własne zdanie

Jako hiring menadżer powinieneś przystępować do podsumowania rozmowy kwalifikacyjnej z przemyślaną opinią na temat kandydata. Zanim więc poznasz opinie innych osób, zbierz wszystkie swoje notatki – przypomnij sobie, co działo się podczas spotkania, jakie pytania zostały zadane i jakie odpowiedzi się pojawiły. Zastanów się, czy Twoim zdaniem kandydat zrobił dobre wrażenie, posiada niezbędne umiejętności i doświadczenie, a także osobowość, która pasuje do kultury organizacyjnej firmy. Dopiero w następnej kolejności zapoznaj się z dostarczonymi od innych osób informacjami – w taki sposób masz pewność, że wyrabiając własne zdanie, nie sugerowałeś się odpowiedziami innych.

3. Spisz kluczowe zagadnienia

Co ma dla Ciebie znaczenie jako osoby zatrudniającej pracownika na otwarte stanowisko – doświadczenie, konkretne umiejętności twarde lub miękkie, osobowość, odpowiedzi na istotne pytanie w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej? Zastanów się nad tym, a następnie spisz wszystkie kluczowe zagadnienia, o których musisz wspomnieć zespołowi rekrutacyjnemu. Jeśli będziesz je miał w formie pisemnej, na pewno nie umkną Ci w trakcie dyskusji. Warto w tym zakresie przygotować również pytania, które skierujesz do poszczególnych osób w obszarze kluczowych dla Ciebie kwestii. Spotkanie będzie charakteryzować się wówczas uporządkowaniem i łatwiej zapewni osiągnięcie oczekiwanego efektu.

4. Daj każdemu szansę na wypowiedzenie własnego zdania

Ty już dobrze wiesz, na jakie elementy zwróciły uwagę inne osoby uczestniczące w rozmowie, ale warto, by każdy znał zdanie drugiej strony, co pozwoli zestawić ze sobą wszystkie opinie i o nich podyskutować. Na początku tworząc, podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej, pozwól więc na to, by każda osoba w ciągu maksymalnie 2-3 minut wypowiedziała swoje zdanie, podkreślając kwestie, które mają dla niej znaczenie. Jest to o tyle istotne, że każdy zwraca uwagę na inne elementy – w taki sposób wszyscy uzyskają pełny obraz sytuacji. Aspekty, którymi szczególnie warto się podzielić, mogą dot. mocnych oraz słabych stron kandydata, ale również ogólnego wrażenia, jakie wywołał czy obszarów zachowania, które wzbudziły niepokój.

5. Zadawaj odpowiednie pytania

Po daniu każdemu szansy na wypowiedzenie własnego zdania, przejdź do zadawania pytań, które pozwolą Ci odkryć, co stoi za wskazanymi odczuciami i przemyśleniami innych rekruterów biorących udział w procesie. W trakcie rozmowy z kandydatem na pewno pojawiły się obszary budzące wątpliwości, zagadnienia, których nie zdążyło się poruszyć czy wystarczająco odkryć, a także obawy, że słabe strony kandydata nie pozwolą mu odpowiednio wypełniać swojej roli. Twoim zadaniem jest prowadzić dyskusję w sposób kulturalny oraz spokojny przy jednoczesnym staraniu o jak najlepsze zrozumienie każdego punktu widzenia.

Interview debrief – podsumowanie

Spotkanie mające na celu podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej może być skutecznym narzędziem pozwalającym podjąć decyzję dot. zatrudnienia najlepszej osoby na dane stanowisko. Musi jednak zostać poprowadzone w odpowiedni sposób, w czym pomocne będą podane wyżej przez nas wskazówki.

Najważniejsze jest jednak to, żebyś jako hiring menadżer pamiętał, że Twoim zadaniem nie jest przekonać wszystkich do zmiany zdania i zgodzenia się z Twoimi przemyśleniami na temat danej osoby. Debriefing ma Ci jedynie zapewnić jak najszerszy obraz kandydata, co jest niezbędne do podjęcia najbardziej właściwej decyzji.

Sprawdź również: Jakie wskaźniki rozwoju i utrzymania pracownika powinieneś mierzyć?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.