Czym jest transfer wiedzy i dlaczego jest ważny?

Każda osoba wchodząca do organizacji lub stanowiąca już od pewnego czasu jej część wnosi do niej „coś swojego” – bez względu na to, jak długo znajduje się już na rynku pracy. Wieloletni pracownik może pochwalić się bogatą wiedzą twardą i doświadczeniem zawodowym. Młodsza osoba natomiast być może angażowała się w różnego rodzaju akcje społeczne lub była działała w organizacji studenckiej, dzięki czemu wyniosła różnorodne doświadczenie. Tym samym każdy może się nauczyć czegoś nowego od innej osoby w ramach tzw. transferu wiedzy. Na czym polega ten proces, jak go wprowadzić do swojej organizacji oraz dlaczego warto?

Transfer wiedzy – omówione zagadnienia:

1. Transfer wiedzy w miejscu pracy – na czym polega?
2. Przekazywanie wiedzy – w jaki sposób?
3. Transfer wiedzy – znaczenie dla rozwoju pracowników oraz firmy
4. W jaki sposób zadbać o stały transfer wiedzy?
5. Transfer wiedzy – zapewnij go w swojej organizacji

Transfer wiedzy w miejscu pracy – na czym polega?

Transfer wiedzy to nic innego jak dzielenie się między sobą wiedzą, jaką posiadamy – która znajduje się w naszych głowach dzięki nauce (w szkole, na studiach, na kursach i szkoleniach, w ramach pracy własnej) lub zdobytemu doświadczeniu (z pracy oraz dodatkowych aktywności). Stanowi obowiązkowy element onboardingu nowych pracowników, których trzeba zaznajomić z szeregiem podstawowych informacji niezbędnych do wykonywania pracy, ale powinien być przeprowadzany również na późniejszych etapach zatrudnienia.

Wyróżnia się zasadniczo dwa rodzaje wiedzy, która może zostać przekazana w organizacji:

• know-what – obejmuje definicje, pojęcia, fakty, opisy, fachowe słownictwo,
• know-how – nazywana również tajemną wiedzą firmy – odnosi się do wiedzy oraz praktycznych umiejętności niezbędnych do wykonywania określonych czynności (zarówno technicznych, jak i pozatechnicznych, czyli np. handlowa, marketingowa, finansowa), które są niejawne poza członkami organizacji, zidentyfikowane oraz istotne dla realizacji zadań (niezbędne do odróżnienia produktu jednej firmy od drugiej). Zaliczamy do nich m.in. bazy kontaktów, strategie, standardy obsługi klienta czy stosowane w codziennej pracy metody.

Oba rodzaje wiedzy przekazywanej w organizacji są istotne, ale nie ma wątpliwości, że know-how ma większe znaczenie z uwagi na to, że dzielenie się nią przynosi oczekiwane przez firmę efekty. Bez know-what z kolei pracownikom brakowałoby podstaw, więc nie można zapominać o przekazaniu żadnego z tych rodzajów.

Przekazywanie wiedzy – w jaki sposób?

W miejscach pracy oraz organizacjach coraz częściej kładzie się nacisk na realizację procesów kompleksowego zarządzania wiedzą, co wymaga ustalenia sposobów, w ramach których wiedza będzie przekazywana. Należy stwierdzić, że istnieją dwa podstawowe sposoby służące do realizacji tego celu. Wiedza może być przekazywana bezpośrednio od człowieka do człowieka (tzw. niejawna wiedza tacit) w ramach dowolnej formy kontaktu: face-to-face, telefon, mail, rozmowa wideo. Dużo łatwiej z niej korzystać w małych organizacjach, w których ludzie na co dzień spotykają się w biurze niż w dużych korporacjach z licznymi oddziałami w kraju czy zagranicą, zwłaszcza w czasach rozpowszechnionej pracy zdalnej.

Drugi rodzaj to tzw. wiedza explicit, czyli informacje oraz doświadczenia przechwycone od innych osób i zakodowane w określonej formie, np. jako poradnik, lista dobrych praktyk, materiał szkoleniowy, instrukcja, FAQ i wiele, wiele innych. Przekazanie tej wiedzy wymaga przejęcia jej od dostawcy, udokumentowania w jasnej do zrozumienia formie oraz upowszechnienia w łatwo dostępnym miejscu.

Transfer wiedzy – znaczenie dla rozwoju pracowników oraz firmy

Głównym celem transferu wiedzy w organizacji jest zmniejszenie luki pomiędzy wiedzą teoretyczną a praktyczną danego pracownika. W taki sposób zwiększa się możliwości pracowników, ich pewność siebie w trakcie wykonywania zadań (mniejsza zależność czy konieczność bycia pod kontrolą osoby „wyżej”), stopień odpowiedzialności. Co więcej, kultura organizacyjna zbudowana na transferze wiedzy stymuluje innowacje (rozszerzając wiedzę i umiejętności poszczególnych osób), dzięki czemu możliwe jest tworzenie nowych rozwiązań dla klientów oraz rozwój przedsiębiorstwa.

Należy też podkreślić, że coraz częściej pracownicy oczekują, że firma zapewni im szerokie możliwości rozwoju i będzie ich wspierać w zdobywaniu nowych kompetencji, co może przyjąć zarówno formę transferu wiedzy w organizacji, jak i korzystania z zewnętrznych szkoleń i kursów. Odpowiednio zaplanowane procesy zarządzania wiedzą stanowią więc sposób na to, by wyróżnić markę na rynku pracy i zainteresować kandydatów swoją ofertą.

W jaki sposób zadbać o stały transfer wiedzy?

W każdym miejscu pracy, zespole czy organizacji mogą pojawić się bariery utrudniające przekazanie wiedzy. Ich przyczyny mogą leżeć zarówno w kwestiach natury osobistej (brak pewności siebie pracowników, niewystarczające umiejętności komunikacyjne etc.), jak i kulturze organizacyjnej firmy (np. brak zrozumienia celu dzielenia się wiedzą). Te bariery mogą zostać pokonane przy pomocy przede wszystkim transparentnej komunikacji (świadomość pierwszym krokiem do sukcesu), ale także m.in. firmowych baz wiedzy udostępnionych pracownikom, repozytoriów, stałych szkoleń (nie tylko na okresie próbnym), programów mentoringowych czy premii lub bonusów za dzielenie się wiedzą.

Stały transfer wiedzy ułatwiają również różnego rodzaju systemy IT wyposażone w odpowiednie funkcjonalności. Przykładem jest Firmbee, czyli system do zarządzania projektami pozwalający stworzyć scentralizowaną bazę w chmurze, w której umieszczone mogą zostać wszelkie szczegóły projektów, budżety, bazy kontaktów, dokumenty, osoby zaangażowane w projekt itd. Tego typu repozytorium stanowi najprostszy sposób na to, by każdy upoważniony pracownik czy członek organizacji miał dostęp do wiedzy potrzebnej mu w codziennej pracy.

Transfer wiedzy – zapewnij go w swojej organizacji

O transfer wiedzy w organizacji naprawdę warto dbać – nie tylko z uwagi na możliwość przyspieszenia pracy czy rozwoju firmy, ale również w ramach odpowiedzi na zwiększające się potrzeby pracowników lub członków zespołów. W tym celu można wykorzystać różnorodne sposoby oraz narzędzia wymienione przez nas powyżej. Zastanów się, które z nich mają największą szansę sprawdzić się w Twojej firmie, wprowadź je do codziennej działalności i obserwuj efekty!

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.