Obszar kompetencji „Praktyka” dotyczy podstawowych kompetencji portfolio. Definiuje on czternaście elementów kompetencji. Określają one techniczne aspekty zarządzania projektami, programami i portfelami. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w zarządzaniu projektami, programami i portfelami w obszarze Praktyka

  1. Praktyka 1: Definiowanie projektu / programu / portfela
  2. Praktyka 2: Wymagania, cele i korzyści
  3. Praktyka 3: Zakres
  4. Praktyka 4: Zarządzanie czasem w projekcie
  5. Praktyka 5: Organizacja projektu i komunikacja
  6. Praktyka 6: Jakość
  7. Praktyka 7: Finanse
  8. Praktyka 8: Zasoby (ludzkie i inne)
  9. Praktyka 9: Praktyka 9: Zamówienia, kontrakty i współpraca
  10. Praktyka 10: Praktyka 10: Planowanie i kontrola
  11. Praktyka 11: Praktyka 11: Ryzyko
  12. Praktyka 12: Praktyka 12: Interesariusze
  13. Praktyka 13: Praktyka 13: Zmiana i transformacja
  14. Praktyka 14: Wybór i optymalizacja

Definiowanie projektu / programu / portfela

Definiowanie projektu opisuje sposób, w jaki wymagania, życzenia i determinacja jednej lub więcej organizacji są przez jednostkę interpretowane i ocenione, a następnie przełożone na wstępny, o wysokim stopniu ogólności, plan („szkic”) projektu zapewniający najwyższe prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Z analizy zewnętrznego kontekstu szkicujemy plan wstępny ogólnej „architektury” mówiący, jak projekt należy ustanowić, rozwinąć i zarządzać. Dotyczy to zasobów, funduszy, celów interesariuszy, spodziewanych korzyści i zmian organizacyjnych, zagrożeń i szans, nadzoru zarządczego, produktu końcowego, priorytetowych i najpilniejszych spraw. Ponieważ wszystkie czynniki zewnętrzne i kryteria sukcesu (i/lub ich postrzegane znaczenie) często zmieniają się w czasie, ten wstępny plan projektu należy w fazie definiowania okresowo przeglądać w celu utrzymania jego aktualności.

Wymagania, cele i korzyści

Każdy projekt jest inicjowany, ponieważ wewnętrzni i zewnętrzni interesariusze chcą odnieść korzyści. Ten element kompetencji opisuje przyczyny zaistnienia projektu – jakie cele i korzyści należy osiągnąć, jakie zadania wykonać oraz które z wymagań interesariuszy należy spełnić. Wszystkie te kwestie wynikają z potrzeb, oczekiwań, wymagań i strategicznych celów organizacji, które reprezentują interesariusze. Zamiarem niniejszego elementu kompetencji jest umożliwienie danej osobie zbudowanie związku między tym, do czego dążą interesariusze oraz tym, co projekt ma za cel osiągnąć.

Zakres

Zakres definiuje właściwe sedno, treść projektu. Opisuje wyniki, rezultaty i korzyści oraz pracę, która doprowadzi do ich powstania. Z drugiej strony, opisuje on również to, czym projekt się nie zajmuje i czego nie zawiera. Zasadniczo zakres wytycza granice projektu. Ten element kompetencji ma za zadanie pomóc uświadomić jednostce, gdzie przebiegają granice projektu, aby nim zarządzać i mieć nad nimi kontrolę oraz aby zrozumieć, jak wpływa on na (i jak na niego wpływają) decyzje dotyczące zarządzania i realizacji projektu.

Zarządzanie czasem w projekcie

Kompetencja “Zarządzanie czasem w projekcie” obejmuje planowanie w czasie wszystkich etapów i zadań projektu tak, aby zoptymalizować jego realizację. Celem harmonogramowania jest ustalenie, kiedy należy wykonać dane zadania, dzięki temu realizacja danego przedsięwzięcia będzie jak najbardziej wydajna. Zadania należy więc przeanalizować, oszacować czas trwania każdego z nich i umieścić w czasie, najlepiej przedstawiając je w formie graficznej w diagramie czy harmonogramie oraz przypisać zadania odpowiednim osobom lub zespołom. Zapewni to zachowanie kolejności działań i optymalizację całego procesu.

Organizacja projektu i komunikacja

Kompetencja ta obejmuje definiowanie, wdrażanie i zarządzanie tymczasową organizacją projektu. Definiuje także wymagane role i obowiązki oraz skuteczną wymianę informacji w organizacji. Ten element kompetencji oznacza również umiejętność tworzenia i archiwizowania dokumentacji oraz planowania komunikacji w projekcie. Obejmuje planowanie zarówno w kontekście zasobów ludzkich jak i związanych z nimi procesów komunikacyjnych. Zapewnia to sformalizowany przepływ informacji między ludźmi i podejmowanie przez nich decyzji w oparciu o posiadane wartościowe informacje.

Jakość

Jakość w projekcie jest rozumiana na dwa sposoby. Po pierwsze oznacza jakość samego procesu — czyli sposób organizacji projektu. Odnosi się do wprowadzenia, wdrożenia i sprawdzenia standardów, utrzymując jakość na poszczególnych etapach projektu. Z drugiej strony oznacza zarządzanie oraz kontrolę jakości produktów i rezultatów całego projektu. Pojęcie jakości dotyczy całości projektu od jego inicjacji aż po przekazanie gotowego rozwiązania.

Finanse

Pojęcie finansów obejmuje wszelkie czynności związane z oszacowaniem, zaplanowaniem, wydawaniem i kontrolowaniem środków finansowych wpływających i wypływających z projektu. Na początkowym etapie projektu jednostka musi ustalić, które koszty są konieczne do realizacji projektu — nazywa się to definiowaniem budżetu. Do jej obowiązków należą także działania związane ze sposobem finansowania projektu.

Zasoby (ludzkie i inne)

Ten element kompetencji obejmuje definiowanie, pozyskiwanie kontrolowanie i rozwijanie wszystkich zasobów niezbędnych do osiągnięcia rezultatów projektu. Zasobami tymi mogą być oczywiście ludzie, ale też ich wiedza i doświadczenie, zaplecze, sprzęt, materiały czy narzędzia itd. – wszystkie dobra koniecznie do wykonywania zaplanowanych zadań i osiągania wyznaczonych celów. Kompetencja ta definiuje sposób pozyskiwania i wykorzystania zasobów, ich optymalizacji i kontrolowania dla jak najlepszej efektywności projektu.

Zamówienia, kontrakty i współpraca

Ten element kompetencji obejmuje wszystkie procesy od planowania zamówień po zakup i administrację kontraktami. Umożliwia on uzyskanie najlepszej z dostępnych wartości od danego dostawcy czy partnera, co pozwala na stworzenie wartościowego produktu.

Planowanie i kontrola

Bazując na wstępnym planie projektu, wszystkie jego elementy tworzą jedną całość — w postaci planu zarządzania projektem. Jego realizację należy oczywiście kontrolować i regularnie aktualizować, zgodnie z zachodzącymi w projekcie lub w jego kontekście zmianami. Kompetencja planowania i kontroli łączy w sobie wszystkie niezbędne informacje i umożliwia podejmowanie decyzji. Zasadniczy, cykliczny proces zawiera kolejno: planowanie, realizację, monitorowanie, korektę planu lub realizacji.

Ryzyko

Kompetencja ryzyko zajmuje się identyfikacją, oceną, planowaniem strategii i kontrolą ryzyka powstającego w obrębie danego projektu. Odpowiednie zarządzanie zagrożeniami i szansami może pomóc osobom decyzyjnym dokonywać świadomych wyborów na podstawie dostępnych informacji i przypisywać poszczególnym działaniom priorytety. Zarządzanie ryzykiem jest procesem stałym – zachodzi więc w całym okresie trwania projektu.

Interesariusze

Element ten polega na identyfikowaniu, analizowaniu, angażowaniu i zarządzaniu postawami i oczekiwaniami wszystkich istotnych dla projektu interesariuszy. Głównym celem tego elementu kompetencji jest zapewnienie, aby jednostka utrzymywała zaangażowanie interesariuszy, skutecznie zarządzając ich oczekiwaniami i interesami, a także ich wpływem na projekt.

Zmiana i transformacja

Zmiana (czyli polepszenie obecnej sytuacji, pamiętając o doświadczeniach z przeszłości) oraz transformacja (czyli rozwój nowej sytuacji w oparciu o wizję przyszłości, przewidywanie) umożliwiają proces, narzędzia i techniki, dzięki którym organizacja i jej pracownicy mogą dokonywać modyfikacji prowadzących do zaadoptowania i wprowadzenia danej zmiany. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie spodziewanych korzyści i sukcesu całego projektu.

Wybór i optymalizacja

Ostatni element kompetencji Praktyka to wybór i optymalizacja — istnieje on jednak jedynie dla programu i zarządzania portfelem. Skupia się na ocenie, doborze i monitorowaniu wydajności projektów i programów, upewniając się, że portfel jako całość generuje optymalne korzyści dla organizacji.

Przeczytaj także: Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w obszarze “Perspektywa”

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Certyfikat IPMA - Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w zarządzaniu projektami, programami i portfelami w obszarze Praktyka caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Przewodnik po certyfikacji IPMA:

  1. Certyfikat IPMA - czym jest i jaką ma wartość na rynku pracy?
  2. Certyfikacja IPMA - poziomy
  3. Certyfikat IPMA - jak wygląda proces certyfikacji?
  4. Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w zarządzaniu Projektami, Programami i Portfelami
  5. Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w zarządzaniu Projektami, Programami i Portfelami w obszarze “Perspektywa”
  6. Certyfikat IPMA - Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w zarządzaniu projektami, programami i portfelami w obszarze Praktyka
  7. Wytyczne Kompetencji Indywidualnych w zarządzaniu Projektami, Programami i Portfelami w obszarze “Ludzie”