Nowoczesna technologia wkradła się do naszego życia niosąc ze sobą kolosalne zmiany. Praktycznie w każdej dziedzinie możemy zauważyć jej obecność, a co za tym idzie wpływ na rozwój. To pozytywna zmiana przed którą rzadko kto chce się jeszcze bronić. Zespoły HR odgrywają ważną rolę w biznesie, jednak co za tym idzie, biorą na siebie coraz to nowsze zobowiązania, a ich zakres obowiązków stale się rozszerza. Obecnie ich kompetencje wychodzą dużo dalej poza jedynie zarządzanie pracownikami. Aby sprostać oczekiwaniom potrzebują sprawnego, skoordynowanego oprogramowania, które zapewni im odpowiednią skuteczność.
Każdy z tytułowych skrótów to oprogramowanie, które posiada różnorodne funkcje sprowadzające się do zarządzania pracownikami. Każdy z nich składa się z kilku działów, które połączone dają możliwość wszechstronnego zarządzania zasobami ludzkimi. Aby móc dobrać najlepszy program do swojej firmy warto zapoznać się z tym, co każdy z nich zawiera. Warto także podkreślić, że nie ma ścisłych reguł co do definiowania poszczególnych rozwiązań, a funkcje, które zawierają mogą różnić się w zależności od dostawcy. Warto więc potraktować poniższe zestawienie jako wskazówkę, a podczas zakupu dokładnie sprawdzić co zawiera dany pakiet.
HRIS jest opcją podstawową. Co warto podkreślić, w niektórych przypadkach podstawowy będzie wystarczającym rozwiązaniem. Funkcje HRIS pozwalają na zarządzanie bazą danych pracowników, a jego główne zadanie to rekrutacja, ale nie tylko. Pozwala także na zarządzanie nieobecnościami czy usprawnianie przepływu pracy, a także administrację świadczeniami, zarządzanie wynagrodzeniami i prowadzenie rejestru szczegółowego pracownika.
Taki program można opisać jako wszechstronny system zarządzania informacją. Pozwala na posiadanie wszystkich niezbędnych dla działów HR informacji w jednym miejscu, co znacznie usprawnia prowadzenie dokumentacji oraz raportowanie. Dzięki temu działania te są bardziej efektywne, a specjaliści od HR zyskują dzięki temu więcej czasu na wykonywanie wartościowej pracy. Oprogramowanie HRIS można uznać za centralne centrum najważniejszych informacji o pracownikach firmy.
Pakiet systemowy HCM zawiera takie same funkcje jak HRIS jednak dodaje do niego możliwość zarządzania talentami, które w przypadku tego oprogramowania uznawane jest za najważniejszą funkcję. Zapewnia narzędzia, które pozwalają także na pozyskiwanie talentów i zarządzanie nimi. Tutaj możesz swobodnie zaplanować naukę rozwój czy przyszłą karierę. System ten jest nastawiony bardziej na pracownika. Umożliwia śledzenie wszystkich aspektów zasobów ludzkich takich jak ich wydajność, produktywność, ale także pomaga we wdrażaniu nowych pracowników i kontroli obowiązków obecnych. W systemie tym wyraźnie widać, że najważniejszą siłą napędową organizacji, a zarazem jej najcenniejszym zasobem są właśnie ludzie. Dzięki temu kompleksowemu rozwiązaniu działy HR mogą zdecydowanie lepiej zarządzać czynnikiem ludzkim. Można powiedzieć, że system HCM to kompleksowe oprogramowanie, które pozwala na śledzenie cyklu życia pracowników.
Choć termin HRMS jest często używany zamiennie z HRIS, to warto podkreślić, że funkcjonalność obu jest zupełnie inna. Podstawowa różnica jest taka, że oprogramowanie HRIS to centrum informacji dotyczące pracownika, natomiast HRMS posiada rozwiązania, które oparte są na tych danych. Można uznać je za kompleksowe centrum informacji, gdyż poza funkcjonalnościami, które zapewniają HRIS i HCM dodatkowo posiada możliwość automatycznego przetwarzania wynagrodzeń, nadzoru nad czasem pracy, zarządzania pracą.
Dzięki temu może swobodnie organizować informacje dotyczące pracowników, praktycznie automatycznie uruchamiać raporty czy tworzyć harmonogramy. System HRMS potrafi surowe dane przetworzyć w raport gotowy do analizy, dzięki czemu idealnie sprawdzi się w firmach, które posiadają rozbudowane działy HR.
Choć wszystkie systemy subtelnie różnią się od siebie, to ich główny cel jest taki sam: pomóc właścicielom firm w zarządzaniu pracownikami. Pomagają one w zautomatyzowaniu funkcji, które nie wymagają ingerencji człowieka i odciążają działy HR, które dzięki temu zyskują czas na kreatywną pracę. Systemy te przechowują także dane stanowiące idealną podstawę do analizy kondycji firmy i administrowanie jej obecnej sytuacji.
Wszystkie systemy są podobne, a ich funkcje sprowadzają się do zarządzania zasobami ludzkimi czy ogólnie rzecz biorąc pracownikami i związanymi z tym kwestiami. Zahaczają o takie działy jak rekrutacja, płace, świadczenia, szkolenia i rozwój. Umożliwiają zbieranie danych i analizowanie ich.
Pierwszym krokiem podczas wyboru najlepszej dla Twojej firmy technologii powinno być określenie własnych potrzeb. Należy także ustalić jaki problem ma rozwiązywać dane oprogramowanie. Jednak istnieje kilka ogólnych przesłanek, które mogą nieco pomóc w podjęciu wyboru. Podstawową jest wielkość organizacji i posiadana strategia rozwoju. Niewielkie firmy lub te, które dopiero co startują przeważnie nie zatrudniają zbyt wielu pracowników, a co za tym idzie nie potrzebują skomplikowanego oprogramowania do zarządzania nimi. W takim przypadku idealnym rozwiązaniem będzie oprogramowanie HRMS lub HRIS. HCM sprawdzi się w korporacjach, które zatrudniają dużą liczbę pracowników, w różnych oddziałach. Z drugiej strony, nawet jeżeli dopiero zaczynasz, ale posiadasz strategię szybkiego rozwoju organizacji być może lepiej od razu wdrożyć oprogramowanie, które będzie kompleksowo zajmowało się danymi HR.
Poza wielkością organizacji i strategią jej rozwoju warto także spojrzeć pod kątem typu działalności i tego jak ważną rolę w danej organizacji odgrywają ludzie. Jeżeli są kluczowym elementem organizacji być może najlepszym rozwiązaniem będzie HCM, który uznawany jest za strategiczne podejście do czynnika ludzkiego. Jest to połączenie programów do obsługi HR z narzędziem, które zapewnia pieczę nad cyklem życia pracownika.
To, na jaki system się zdecydujesz powinno być zależne całkowicie od potrzeb Twojej firmy. Jedno jest pewne. Każde z wyżej zaprezentowanych programów pozwala na wydajniejszą i bardziej produktywną pracę działów HR.
Jeśli zainteresowałaeś się tematem HRMS, HRIS i HCM to polecamy przeczytać nasz kolejny wpis dotyczącyc technologii w HR czyli wykorzystywanie Data Science w pracy zespołów HR.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Autor: Nikola Maniecka
HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…