Czy praca zespołowa może być lepsza? Wydawać by się mogło, że masz już wszystko – świetny zespół złożony z samych zdolnych i zmotywowanych osób, wyraźnie określone cele do realizacji w przyszłym roku oraz narzędzia wspomagające planowanie i realizację zadań. Dlaczego więc wydaje Ci się, że droga do sukcesu będzie wyboista? Być może zauważyłeś w ostatnim czasie, że jakość pracy w Twoim firmowym zespole mogłaby być wyższa.
Problemy w komunikacji, konflikty, osobista niepewność, opóźnienia, rutyna, widoczny brak motywacji i chęci do działania to typowe przykłady sytuacji, które można poprawić, by mieć pewność, że osiągnie się oczekiwane wyniki. Praca zespołowa jest szczególnie utrudniona zwłaszcza w czasach szeroko rozpowszechnionej pracy zdalnej (w tym workation), wysokich oczekiwań pracowników oraz innych trendów charakterystycznych dla środowiska pracy? Jak ją poprawić? Podpowiadamy!
Wszyscy w zespole powinni rozumieć, że gramy do jednej bramki, a każda osoba na firmowym boisku (i wykonywane przez nią ruchy – podania, ataki, obrony) mają znaczenie dla końcowego sukcesu. Nie będzie to jednak możliwe, gdy pracownicy nie będą znali swoich ról w zespole. Odgrywanych ról nie można rozumieć jednak jako zadań (jak np. produkcja, reklama, administracja, kwestie prawne), ale specyfikę funkcjonowania poszczególnych osób w danej grupie. Każdy z nas bowiem, z uwagi na cechy swojej osobowości, charakter, sposób zachowania się oraz naturalne predyspozycje (nie zawodowe kompetencje), odgrywa inną rolę. Dlaczego właśnie takie elementy mają znaczenie? Ponieważ odgrywają największe znaczenie w budowaniu relacji z innymi osobami.
Chcąc zdefiniować role poszczególnych osób w zespole, warto przeprowadzić modelowanie, korzystając z narzędzi stworzonych przez Mereditha Belbina. Ten teoretyk zarządzania wyłonił 9 ról, które można przypisać poszczególnym członkom zespołu: kreator, ewaluator, koordynator, implementer, perfekcjonista, lokomotywa, dusza zespołu, poszukiwacz źródeł, specjalista. Przeprowadź test Belbina, dbając o to, by każda osoba w Twoim zespole oceniła siebie zgodnie z prawdą. Wówczas możliwe będzie podzielenie osób na poszczególne role, co przełoży się na większą świadomość (także między sobą), dlaczego w pewnych sytuacjach zachowujemy się w określony sposób. Dzięki temu zmniejszy się liczba błędów komunikacyjnych oraz konfliktów.
Praca zespołowa powinna w zasadzie rozpoczynać się do tego punktu.Od dokładnego wyjaśnienia (lub wspólnego ustalenia) celów, jakie zespół ma wspólnie osiągnąć, aż po stałą kontrolę nad tym, co zostało wykonane (przez zarówno szeregowego pracownika, jak i lidera) – transparentność prowadzanych działań od dawna jest pozytywnie odbierana przez członków zespołów. Szczegółowe i dokładne przedstawienie pracownikom, jakie są oczekiwania z punktu widzenia firmy (cele operacyjne oraz strategiczne), jaki styl pracy jest preferowany, na jakie zasady współpracy się umawiamy to sposób na to, by zapewnić pracownikom większą pewność siebie w codziennych działań – a przez to lepsze porozumienie się z innymi osobami.
Dobrym pomysłem jest również tzw. empowerment, czyli dawanie osobom w zespole opcji wpływania na końcowe efekty prowadzonych działań. Eksperci wskazują, że pracownicy coraz bardziej oczekują i poszukują w miejscach zatrudnienia takich możliwości, a firmy, które zapewniają takie warunki, są bardzo doceniane, zwłaszcza przez osoby z pokolenia Z. Zapewnianie swobody w podejmowaniu własnych decyzji to najlepszy sposób na to, aby utrzymać zaangażowanie, a praca zespołowa dawała każdemu poczucie sprawczości.
Komunikacja to jednocześnie zarówno najłatwiejszy, jak i najtrudniejszy element codziennej pracy zespołowej. Najłatwiejszy – ponieważ nic do niej nie potrzeba, najtrudniejszy – ponieważ nieustannie zapominamy, jak ważna jest jej rola. Dbanie o odpowiednią komunikację między osobami ułatwić mogą regularne spotkania, tzw. planningi (np. raz na 2 tygodnie czy raz na miesiąc, w ramach których ustala się cele na krótki okres) oraz daily (codzienne podsumowania, co zostało zrobione i nad czym się pracuje). W trakcie tych spotkań warto zwrócić uwagę na pozytywne oraz negatywne rezultaty działań i dać pracownikom przestrzeń na własne wypowiedzi. Podstawą w tym zakresie jest budowanie atmosfery szczerości oraz zaufania, co musi wychodzić od kierownika czy leadera zespołu.
Czy słyszałeś kiedyś o tablicach Kanban? To cyfrowe narzędzie przeznaczone jest do zarządzania projektami, ale świetnie może się sprawdzić również w usprawnianiu codziennej realizacji zadań. Korzystając z tego rozwiązania, dzieli się zadania na „do zrobienia”, „w trakcie” oraz „gotowe” i dokładnie się je rozpisuje, wskazując również, kiedy potrzebna jest pomoc od innego członka zespołu. Te tablice doskonale wizualizują stan prac (kto nad czym pracuje w danym momencie) i wąskie gardła, kiedy dane zadanie idzie nie tak i pojawia się zagrożenie, że nie zostanie wykonane w terminie. Działanie w taki sposób, w ramach zebrania wszystkich elementów w jednym miejscu, znacząco podnosi jakość współpracy w zespole.
Tablice Kanban to jedna z funkcji Firmbee. Załóż darmowe konto i popraw pracę zespołową w Twojej firmie!
Źródło: kanban board from a free project management tool: www.firmbee.com
„Połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces” – takie słowa Henry’ego Forda, założyciela Ford Motor Company, doskonale wyrażają, jakie trudy związane są z efektywną pracą zespołową. Trzeba włożyć naprawdę sporo wysiłku w to, by dane osoby wzajemnie się wspierały i miały świadomość, że tylko wspólnymi siłami osiągną założone, oczekiwane od nich cele. Z tego powodu kierownik czy leader danej grupy musi nieustannie obserwować sytuacje, szukając źródła problemów i stale dbać by praca zespołowa była komfortowa m.in. przy wykorzystaniu opisanych przez nas sposobów.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Autor: Nikola Maniecka
HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…