Praca zdalna stała się w ciągu ostatnich dwóch lat codziennością i coraz większa ilość pracodawców przechodzi na tryb „Home Office”. Warto jednakże zaznaczyć, że praca zdalna w HR wcale nie jest taka prosta, jak mogłoby się to wydawać, szczególnie w porównaniu do branż takich jak IT. W jaki sposób skutecznie kontrolować pracę pracowników, prowadzić dokumentację, odbywać rozmowy kwalifikacyjne? W tym mini-poradniku postaramy się pokazać jak wygląda praca zdalna w HR.
Przedłużająca się pandemia wymusiła na nas przyzwyczajenie się do pracy zdalnej, która wcześniej dotyczyła tylko niektórych zawodów i freelancerów. Z powodu zagrożenia epidemiologicznego nagle niemalże wszystkie branże stanęły przed wyzwaniem przejścia na pracę w trybie Home Office. Choć z początku w niektórych przypadkach wydawało się to niemalże nierealne, tak praktyka pokazała, że zdalna praca w HR możliwa jest tak naprawdę w prawie każdej sytuacji. Takim przykładem z pewnością mogą być agencje HR, których specyfikacja z pewnością wcześniej nie kojarzyła się ze zdalnym wykonywaniem obowiązków.
Należy jednak zauważyć, że skuteczna i efektywna praca zdalna w HR musi być oparta o konkretne rozwiązania i schematy, aby zadania wykonywane były w należyty sposób i z zachowaniem maksymalnego profesjonalizmu, który w warunkach Home Office nie jest wcale taki prosty i oczywisty.
Okres pandemicznej izolacji społecznej to czas, w którym zdecydowanie odradzane są rozmowy kwalifikacyjne przeprowadzane twarzą w twarz. Niemniej jednak zdalna rekrutacja też jest możliwa, co udowodniły już ponad dwa lata takiej praktyki. Narzędzia do wideo rozmów, takie jak Teams, Skype, Google Meet, czy nawet Whatsapp lub Messanger, świetnie nadają się do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych. Praca zdalna w HR wymaga jednak odpowiedniego sprzętu a także dysponowania cichym miejscem do odbywania rozmów z kandydatami.
Jednym z niewątpliwych plusów internetowych rozmów kwalifikacyjnych jest zdecydowanie mniejszy stres kandydatów. Dzięki temu odpowiedzi na zadawane pytania są precyzyjne i pozbawione stresogennego zabarwienia, które powszechne jest podczas tradycyjnej rozmowy rekrutacyjnej.
Jeśli chodzi o stricte techniczne porady dotyczące wykonywania zdalnych rozmów kwalifikacyjnych, to rekruterzy z agencji HR, mimo zdalnego charakteru takiego spotkania, powinni pozostawać w pełni profesjonalni. Początki pandemii pokazały, że nowinki technologiczne w postaci ustawienia tła podczas rozmowy wideo, w większości wypadków wyglądają karykaturalnie, a nie profesjonalnie, dlatego kard kamery powinien przedstawiać neutralną część pomieszczenia, która po prostu nie rozproszy rozmówcy.
Po drugie, niezwykle ważna jest w tym przypadku także jakość prowadzonej rozmowy – smartfon trzymany w dłoni jest w tym wypadku wykluczony, zaś najlepiej sprawdzi się statyw, który ustabilizuje obraz i maksymalnie przybliży odczucia, jakie rozmówca mógłby mieć rozmawiając z rekruterem na żywo. Najlepszą jednak opcją będzie wyposażenie pracowników w komputery z kamerą, dzięki czemu praca zdalna w HR nie będzie mneij wartościowa niż ta w biurze.
Digitalizacja procesów w firmie stała się niezwykle popularna i po prostu praktyczna, ze względu na pandemię i izolację społeczną. Praca kadrowej nie byłaby możliwa do wykonania z Home Office, gdyby nie e-dokumentacja. Dzięki temu nie trzeba przywozić dziesiątek kilogramów dokumentów, aby obliczyć wynagrodzenia lub uzupełniać na bieżąco teczki pracownicze.
Warto podkreślić w tym miejscu, że agencje HR mają do dyspozycji wiele różnych systemów dostępnych dziś na rynku, które zapewniają pełna obsługę dokumentacji pracowniczej, w oparciu o e-dokumenty. Doskonałym przykładem może być Firmbee, narzędzie do zarządzania projektami w firmie, umożliwiające prowadzenia dokumentacji firmowej i rekrutowanie nowych pracowników
Dzięki temu agencja HR ma dostęp do nowoczesnego i intuicyjnego systemu CMR, który umożliwi prowadzenie całej dokumentacji z taką dokładnością, jak gdyby robiło się to z biura danej firmy. Zarządzanie firmą pod kątem dokumentacji potrafi być tak samo skutecznie w sposób zdalny, jak i stacjonarny. Jest to szczególnie pocieszające dziś, kiedy tak często mamy do czynienia z pracą zdalną w HR.
Do jednego z najważniejszych zadań działu HR należy kontrola nad jakością pracy pracowników i sprawdzanie skuteczności ich działań. Dwa lata dość dobrze ukazały główną problematykę pracy zdalnej, czyli brak motywacji wśród pracowników w Home Office. Praca zdalna w HR nie jest prosta, szczególnie, jeśli mieszka się z rodziną. Wielu pracowników nie jest w stanie na tyle się zorganizować, żeby pracować równie skutecznie, co w normalnym trybie pracy.
Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele i są to najczęściej:
Praca sprzedawców w zdecydowanej większości polega na przemieszczaniu się i spotkaniach z klientami, co w trakcie trwania obostrzeń epidemiologicznych jest po prostu wiece niewskazane. Wówczas sprzedawcy muszą przejść na tryb w pełni zdalny i kontaktować się z kontrahentami wyłącznie za pomocą maili, rozmów telefonicznych i wideokonferencji. Warto zaznaczyć, że ten sposób sprzedaży (zdalny) może być równie skuteczny, jak rozmowa z klientem twarzą w twarz.
W tym miejscu chcemy podzielić się pewną naukową ciekawostką – otóż badania naukowców z dziedziny kognitywistyki wykazały, że ludzki mózg jednakowo reaguje na bodźce płynące ze świata rzeczywistego, jak i na obraz emitowany przez ekran komputera. Oznacza to, że przy odpowiednim nastawieniu mentalnym, doświadczenie płynące z rozmowy z drugim człowiekiem poprzez komunikatory takie jak Skype, czy Teams może być niemalże identyczne, jak w przypadku rozmowy z osobą siedzącą naprzeciwko. To właśnie z tego powodu negocjacje z klientem i sprzedaż za pośrednictwem wideo rozmów może być po prostu bardzo efektywna.
W celu ułatwienia pracy zdalnej pracownikom działu sprzedaży, agencje HR powinny przeprowadzić kilka szkoleń mających na celu przybliżenie specyfiki pracy zdalnej. Podczas takiego szkolenia (poprowadzonego oczywiście w formie webinaru) należy przedstawić skuteczne sposoby organizacji czasu pracy w Home Office. Warto również wspomnieć o możliwościach i komforcie, który zapewnia praca zdalna. Takie szkolenie pomoże pracownikom działu sprzedaży zrozumieć, że praca zdalna wcale nie oznacza „jałowego przepalania” czasu, gdyż za pośrednictwem mailingu, rozmów telefonicznych i wideokonferencji możliwa jest bardzo skuteczna sprzedaż.
Zdalny format pracy z powodu obostrzeń sanitarnych stał się normą i wszystko wskazuje na to, iż Home Office zostanie z nami na dłużej. Nie chodzi tu oczywiście tylko o względy pandemiczne, bo obostrzenia w końcu zostaną zluzowane i zniesione, jednakże wygoda pracy zdalnej i możliwość wykonywania obowiązków służbowych z każdego miejsca na ziemi, ukazuje całkiem nowe horyzonty. Okazuje się, że agencje HR mogą pracować równie skutecznie online, jak i w przypadku tradycyjnego, stacjonarnego trybu pracy. Praca zdalna w HR jest możliwa, a jedynie wymaga przystosowania narzędzi i członków zespołu do takiego trybu.
Przestawienie się na tryb online jest oczywiście z początku problematyczne, jednakże świat idzie do przodu i ten model pracy staje się po prostu normą do której trzeba się dostosować. Mamy nadzieję, że dzięki temu krótkiemu poradnikowi, przybliżyliśmy jak wygląda praca zdalna w HR. Serdecznie zapraszamy także do naszych następnych publikacji, w których poruszać będziemy równie ważne i istotne kwestie.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Autor: Nikola Maniecka
HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…