Jak osiągnąć porozumienie z problematycznym pracownikiem?

Dobierając kolejne osoby do zespołu, każdy specjalista ds. HR dba o to, by dopasować pracowników pod kątem cech charakteru, osobowości czy temperamentu. W taki sposób dąży do tego, by ułatwić porozumienie i współpracę, minimalizując jednocześnie możliwość pojawienia się konfliktów. Nie zawsze jednak i nie w przypadku każdych pracowników podejmowane działania na to pozwolą – wówczas konieczne jest porozumienie z problematycznym pracownikiem, by konflikt nie eskalował. W jaki sposób to robić?

Jak osiągnać porozumienie z problematycznym pracownikiem? – omówione zagadnienia:

1. Odpowiednie przygotowanie to podstawa – zaplanuj, co powiesz
2. Nie tylko mówienie – pamiętaj o aktywnym słuchaniu
3. Przygotuj się na każdą ewentualność – przećwicz kilka sytuacji
4. Najważniejsza jest prawda – trzymaj się faktów
5. Ostatnia rada – złap oddech przed rozmową
6. Porozumienie z problematycznym pracownikiem – podsumowanie

Odpowiednie przygotowanie to podstawa – zaplanuj, co powiesz

Bez względu na to, czy konflikt wynikł z uwagi na jedną sytuację, czy może stanowi rezultat powtarzalnych zachowań danego pracownika, odpowiednie przygotowanie do rozmowy to najprostszy sposób na to, by w jej trakcie zachować niezbędny spokój i nie pogorszyć sytuacji. Przemyślany i niezwykle ostrożny dobór słów (w ramach przede wszystkim unikania oskarżycielskich wyrażeń czy używania eufemizmów) oraz spokojny ton głosu w połączeniu z otwartą postawą oraz łagodnym wyrazem twarzy pozwolą już na początku wykazać chęć polubownego rozwiązania konfliktu i w większości przypadków zostaną pozytywnie odebrane przez konfrontacyjnego pracownika.

Odpowiednie przygotowanie to podstawa – zaplanuj, co powiesz

Istotne jest nie tylko to, co powiesz, ale również to, co usłyszysz – upewnij się więc, że masz otwarty umysł i jesteś gotowy wysłuchać pracownika. Nie możesz podejść do rozmowy z wypracowanym zdaniem na temat konfliktowej sytuacji i sposobami rozwiązania problemu, które planujesz narzucić danej osobie. Takie postępowanie to prosta droga do tego, by konflikt znacząco eskalował, a wina za to będzie na pewno leżeć po Twojej stronie. Aktywne słuchanie i rozumienie tego, co się słyszy od drugiej osoby – to niewątpliwie spore wyzwanie, ale przynoszące pozytywne rezultaty, zwłaszcza z uwagi na fakt, że nie zawsze winę ponosi zdenerwowany pracownik.

Przygotuj się na każdą ewentualność – przećwicz kilka sytuacji

Czy pracownik podniesie głos? Czy zaatakuje słownie? Czy się wycofa? Czy przyzna rację? Nigdy nie wiesz, jak druga strona zareaguje na daną sytuację, ale możesz przewidzieć niektóre zachowania i przećwiczyć scenariusze Twoich reakcji. Bardzo ważne jest, by nie dać się zaskoczyć przez konfrontacyjnego pracownika w trakcie rozmowy – w taki sposób traci się swoją pozycję jako rozmówca. Przećwiczona odpowiedź czy zachowanie w ramach najbardziej popularnych scenariuszy pozwoli także podejść do spotkania z większym spokojem w głowie. Należy oczywiście pamiętać jednak o tym, że nie chodzi o posiadanie gotowych odpowiedzi, ale o psychiczne przygotowane się zapewniające lepsze samopoczucie. Świadomość możliwości odpowiedzi pracownika pozwoli zachować samokontrolę, dzięki czemu będzie łatwiej o porozumienie.

Najważniejsza jest prawda – trzymaj się faktów

Staraj się dowiedzieć, z czego dokładnie wynika problem – czyli czy dane zachowanie jest wynikiem pracy, współpracowników czy może osobistych problemów, które często znajdują odbicie w sytuacjach konfliktowych. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć pracownika, a przez to w lepszy sposób przygotować się do rozmowy.

Co więcej, im bardziej konkretne słowa wypływają z Twoich ust, tym większe prawdopodobieństwo, że konfliktowy pracownik zrozumie i zaakceptuje, że jego zachowanie jest problematyczne. Z tego powodu bardzo istotne jest, byś w rozmowie skupiał się na faktach, a nie jedynie emocjach przeżywanych przez pracowników – czyli konkretnych zachowaniach i sytuacjach, do których doprowadziły. Skupienie się na faktach może wywołać u pracownika mniejsze poczucie bycia oskarżanym, w konsekwencji przekładając się na pozytywne efekty.

Ostatnia rada – złap oddech przed rozmową

Jako specjalista ds. HR powinieneś wykazać się w sytuacji konfliktowej obiektywizmem i spokojem – nie będzie to możliwe, gdy pozwolisz, by przemówiły przez Ciebie własne uczucia albo emocje wywołane u Ciebie przez innych współpracowników. Zasada „krzyk za krzyk” bez wątpienia nie zadziała w tej sytuacji, więc nim rozpoczniesz rozmowę z konfliktowym pracownikiem upewnij się, że Twój stan mentalny jest odpowiedni do rozwiązania problemu. Spróbuj się wcześniej wyciszyć np. za pomocą jogi, medytacji, wysiłku fizycznego czy innego sposobu, który zwykle pomaga Ci się uspokoić.

Porozumienie z problematycznym pracownikiem – podsumowanie

Żaden specjalista ds. HR nie czuje się komfortowo w trakcie konfrontacji z problematycznym pracownikiem, ale w każdym momencie musi się liczyć z pojawieniem się takiej konieczności – konflikty w miejscu pracy po prostu się zdarzają. Odpowiednie przygotowanie się do rozmowy, przećwiczenie różnych scenariuszy, skupienie na faktach, odłożenie emocji na bok i wyciszenie głowy to podstawowe sposoby działania, które pozwolą zadbać o to, by problem nie eskalował, a porozumienie było najbardziej optymalne dla wszystkich stron konfliktu. Pamiętaj, że nie zawsze jest tak, że powód zdenerwowania leży po stronie pracownika, dlatego przede wszystkim podejdź do rozmowy z w pełni otwartym umysłem.

Wiesz już jak osiągać porozumienie z pracownikami, przeczytaj także: Jak poprawić pracę zespołową w Twojej firmie w 2023? aby sprawdzić czym jeszcze możesz się zająć dla komfortu swoich pracowników.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.