Komunikacja mailowa – jak minimalizować odczuwany poziom stresu?

Jakie możliwości daje nam sprawna komunikacja mailowa? Chociaż wydawać by się mogło, że poczta elektroniczna to przede wszystkim spore ułatwienie w codziennej komunikacji w miejscu pracy zarówno między pracownikami, jak i z podmiotami zewnętrznymi, to nie da się ukryć, że pod wieloma względami stanowi dla człowieka tzw. „technostres”. Ciągła dostępność do skrzynki mailowej – czy to na laptopie, czy na telefonie – sprawia, że niektóre osoby nigdy nie przestają być w pracy, co bez wątpienia nie wpływa pozytywnie na samopoczucie w dłuższym okresie. W jaki sposób korzystać z poczty elektronicznej, by minimalizować odczuwany poziom stresu? Poniżej przedstawiamy kilka najprostszych rad, które można w łatwy i szybki sposób wdrożyć w swoje codzienne funkcjonowanie, by komunikacja mailowa przestała być tak stresująca.

Komunikacja mailowa – omówione zagadnienia:

1. Korzystaj tylko z telefonu służbowego (i w określonym zakresie)
2. Spróbuj innej formy kontaktu
3. Nie wysyłaj maili ani po godzinach, ani w piątki
4. Komunikuj się w jasny i prosty sposób
5. Komunikacja mailowa to trudna sztuka

Korzystaj tylko z telefonu służbowego (i w określonym zakresie)

Dostępny przez 8 godzin pracy, a później wyciszony – właśnie taka podstawowa zasada powinna być stosowana wśród osób, które kładą nacisk na zachowanie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym. W połączeniu z wyłączeniem dostępu do maila po godzinach pracy (firmy dysponują możliwością skorzystania z takiej funkcji), opóźnieniem dostawy (ustawieniem wysyłki na poranne godziny pracy dnia następnego) czy zaplanowania stałych godzin odbierania poczty pozwala zadbać o swoje zdrowie psychiczne zarówno w czasie zawodowym, jak i wolnym. Komunikacja mailowa poza normatywnymi godzinami pracy może być również źle odbierana przez adresata wiadomości.

Pamiętaj również o tym, by nigdy nie instalować maila (ani innych firmowych komunikatorów) na prywatnym telefonie. Jest to zachowanie niewłaściwe z jednej strony z punktu widzenia kwestii bezpieczeństwa danych, a z drugiej – Twojego samopoczucia i perspektywy odpoczynku po pracy.

Spróbuj innej formy kontaktu

Ile razy zdarzyło Ci się wysłać maila do współpracownika lub partnera i czekać nawet kilka dni na odpowiedź, chociaż była to kwestia banalna i szybka do załatwienia? Niestety widoczna jest tendencja, by zwlekać z wysłaniem maila z odpowiedzią, co bez wątpienia podnosi poziom stresu u osoby oczekującej. W jaki sposób można zaradzić na taki problem? Zdecydować się na kontakt bezpośredni (jeśli oczywiście jest taka możliwość), zadzwonić czy skorzystać z firmowego komunikatora, który pozwala szybko wyświetlić wiadomość i w ciągu kilku sekund odpisać, by „mieć tę kwestię z głowy”.

Komunikacja mailowa to nie zawsze najlepsze rozwiązanie, nawet jeśli wydaje nam się, że stanowi najbardziej formalną formę kontaktu ze współpracownikiem lub partnerem biznesowym. Szczególnie należy przemyśleć tę kwestię w przypadku komunikatów, które mogą wywołać negatywne emocje u odbiorcy – czytając wiadomości, sami je interpretujemy, wyobrażając sobie ton głosu czy postawę rozmówcy. W niektórych sytuacjach nawet w erze cyfrowej komunikacja bezpośrednia komunikacja może przynieść lepsze efekty

Nie wysyłaj maili ani po godzinach, ani w piątki

Traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany – ta zasada świetnie sprawdza się w przypadku wiadomości wysyłanych po godzinach. Jeśli sam nie lubisz dźwięku maila przychodzącego po 18 lub później, to zrezygnuj z ich wysyłania. Bez względu na to, czy jesteś szeregowym pracownikiem, pełnisz funkcję menadżerską czy realizujesz wspólne działania z partnerem, nie powinieneś pokazywać swojej stałej dostępności. Nie tylko jest to niezdrowe, ale również zaburza rytm dnia osób, z którymi współpracujesz.

W tym zakresie warto również pamiętać o tym, by nie wysyłać maili w piątek popołudniu. Kilka godzin przed zbliżającym się weekendem trudno jest oczekiwać, że osoba, do której wysłaliśmy wiadomość, zdecyduje się odpowiedzieć – wielu pracowników wykazuje postawę „to może zaczekać do poniedziałku rano”. Jeśli można zaczekać z odpowiedzią, to można zaczekać również w wysyłką, zwłaszcza że każdy wchodzi w nowy tydzień z dodatkową energią po weekendzie spędzonym na odpoczynku.

Komunikuj się w jasny i prosty sposób

Na pewno zdarzyło Ci się kiedyś napisać maila z szeregiem pytań i kwestii do wyjaśnienia, po czym nie otrzymałeś odpowiedzi, która by rozwiewała Twoje wątpliwości. Taka sytuacja (zwłaszcza jeśli jakiś czas oczekiwałeś na wiadomość zwrotną) podniosła odczuwany przez Ciebie poziom stresu. Niestety musisz być przygotowany na to, że tego typu problemy będą się powtarzać – i to częściej niż mogło Ci się wydawać.

Jak temu zaradzić? Przede wszystkim zadbaj o temat, który będzie wyraźnie wskazywał, czego dotyczy dana wiadomość, a następnie skonstruuj maila, myśląc o zachowaniu jasnego i prostego sposobu komunikacji. Niekiedy będzie to od Ciebie wymagało ograniczenia obszaru tematycznego e-maila, ale być może pomoże Ci od razu uzyskać najbardziej potrzebną odpowiedź. Żeby tak zrobić, musisz również dokładnie przemyśleć, która kwestia jest dla Ciebie w tym momencie priorytetem, a która może zostać wyjaśniona w późniejszym terminie (także przy pomocy innych form komunikacji).

Komunikacja mailowa to trudna sztuka

Dynamicznie rozwijająca się technologia przyniosła nam wiele dobrego w zakresie usprawnienia codziennej komunikacji zarówno zawodowej, jak i prywatnej. Jednocześnie postawiła nas jednak przed szeregiem wyzwań, zwłaszcza wynikających z faktu bycia „stale dostępnym”. Wiadomości mailowe nieustannie przychodzące na naszą skrzynkę – w trakcie pracy w nadmiernej liczbie godzin, w czasie wolnym w domu czy nawet na wakacjach – stanowią podstawowy przykład zaburzania work-life balance. Warto zachęcać więc pracowników do korzystania z wyżej wymienionych wskazówek, pamiętając też o tym, że w każdym przypadku, przykład jest lepszy, gdy idzie prosto z góry. Komunikacja mailowa jest niezbędna w życiu firmowym, jednak należy dążyć by powodowała jak najmniej stresujących sytuacji.

Komunikacja mailowa to jedna z metod pracy zespołowej, sprawdź również: Jak poprawić pracę zespołową w Twojej firmie w 2023?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.