Najcenniejszym zasobem każdej organizacji są ludzie, ich umiejętności i kompetencje. Dlatego tak ważną rolę w procesie zarządzania kadrami odgrywa proces rekrutacyjny, mający na celu przyciągnięcie jak najbardziej wartościowych pracowników. Kolejnym nie mniej ważnym etapem po podpisaniu umowy o pracę jest wprowadzenie i przeszkolenie nowego pracownika. Niestety ten etap jest często traktowany przez menedżerów po macoszemu. Jest to zasadniczy błąd, ponieważ prawidłowo przeprowadzona adaptacja nowo zatrudnionej osoby determinuje jej późniejsze zachowania organizacyjne oraz efektywność i jakość pracy. Z pomocą przychodzi wirtualny onboarding.
W ostatnich latach na popularności zyskują platformy internetowe przeznaczone do adaptacji i nauki, umożliwiające wdrożenie pracowników do nowych obowiązków również poza firmą, w ramach pracy zdalnej czyli wirtualny onboarding. W tym artykule postaramy się przybliżyć wirtualny onboarding oraz wskazać jak najlepiej go przeprowadzić.
Onboarding jest zespołem czynności składających się na proces adaptacji nowego pracownika, jest jednym z najbardziej skutecznych narzędzi retencji. Rolą onboardingu jest wprowadzenie nowo zatrudnionej osoby w najważniejsze zagadnienia związane z funkcjonowaniem organizacji. Zapoznanie go z kulturą organizacyjną, wartościami i normami oraz zasadami współżycia. No i oczywiście przekazanie wiedzy i umiejętności niezbędnej do prawidłowej realizacji zadań służbowych.
Aklimatyzacja pracownika w środowisku pracy realizowana jest na różnych płaszczyznach: strukturalnej, organizacyjnej, proceduralnej i socjalizacyjnej. Proces adaptacji powinien być zaplanowany i realizowany przez dłuższy okres czasu, ponieważ pełna aklimatyzacja osób zatrudnionych następuje zazwyczaj po kilku miesiącach. Pracownik, który został źle przygotowany do przejęcia nowych obowiązków, nie identyfikuje się z przedsiębiorstwem, co przekłada się na niską wydajność i spadek efektywności pracy.
Proces adaptacji powinien umożliwić pracownikowi poznanie: strategii organizacji, jej misji i wizji, najważniejszych celów, struktury i kultury organizacyjnej, formalnych procedur związanych z wewnętrzną komunikacją i obiegu dokumentów, zakresu obowiązków i praw, ścieżki rozwoju zawodowego, zasad wynagradzania i premiowania, obsługi sprzętów biurowych oraz innych maszyn i urządzeń, wykorzystywanych do realizacji zadań.
Wprowadzenie do organizacji to proces, który ma cztery zasadnicze cele. Pierwszy z nich dotyczy ułatwienia początkowych etapów pracy, ,,oswojenia się” z nowym miejscem, ludźmi i zadaniami. Drugi wykształcenia prawidłowych postaw wobec przedsiębiorstwa, umożliwiających identyfikację z nim. Kolejny uzyskania w możliwie najkrótszym czasie wysokiej efektywności i jakości pracy. I ostatni cel to ograniczenie możliwości odejścia pracownika z pracy, zatrzymanie go w organizacji.
Prawidłowo zaplanowany proces adaptacji (onboarding) powinien być realizowany z uwzględnieniem następujących etapów:
Onboarding może być realizowany w różnych formach i za pomocą różnych narzędzi. Najczęściej dotyczy zapoznania nowego pracownika z procedurami i regulaminami oraz przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego. W wyniku pandemii COVID-19 wiele organizacji pozostało przy pracy zdalnej, dlatego też adaptacja może być realizowana wirtualnie z wykorzystaniem dedykowanej platformy internetowej. Funkcjonalności takiego rozwiązania:
Od początku procesu onboardingu należy w sposób szczególny zadbać o relacje interpersonalne. Nowi pracownicy zdalni mogą być narażeni na poczucie odizolowania i osamotnienia. Aby temu zapobiec należy nową osobę zapoznać z pozostałymi współpracownikami, poprzez napisanie komunikatu w wewnętrznym Intranecie oraz zapoznanie podczas wideokonferencji.
Chociaż wirtualny onboarding jest dość dużym wyzwaniem zarówno dla pracodawcy, jak i samych pracowników, to jego elementy można z powodzeniem i z korzyścią wykorzystać w stacjonarnej adaptacji pracowników.
Co pozytywnego niesie za sobą onboarding?
Dynamiczne zmiany zachodzące na rynku pracy wymuszają na pracodawcach podejmowanie intensywnych działań, mających na celu zatrzymanie pracowników w organizacji. Prawidłowo zrealizowana adaptacja, a szczególnie wirtualny onboarding jest dla osób zatrudnionych równie ważnym czynnikiem, jak wynagrodzenie, czy zaplanowana ścieżka rozwoju.
Jeżeli przegapimy ten pierwszy etap pracy, negatywne skutki mogą być już nieodwracalne. To w pierwszym miesiącu nowi pracownicy kształtują swoje postawy i stopień zaangażowania w pracę. Dlatego kluczową rolę odgrywa odpowiednie wprowadzenie ich w życie organizacji i zapewnienie transparentnych warunków współpracy. Efektywny wirtualny onboarding nie tylko umożliwi ograniczenie nadmiernej rotacji, ale także w znacznym stopniu wpłynie na poprawę wizerunku firmy, szczególnie w pracy zdalnie gdy kontakt między pracownikami jest ograniczony.
Sprawdź również nasz kolejny wpis dotyczący pracy zdalnej: Wirtualny team building.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Autor: Nikola Maniecka
HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…