Główne elementy HRIS

Nowe technologie są coraz częściej wykorzystywane we wszystkich płaszczyznach organizacyjnych biznesu. Wspierają realizację i prawidłowe funkcjonowanie procesów, zwiększając tym samym efektywność działalności. Ustalone standardy ewoluują wraz ze zmiennym otoczeniem i warunkami w sposób umożliwiający utrzymanie wysokiego poziomu konkurencyjności na dynamicznym rynku produktów i usług. Odnosi się to również do zarządzania zasobami ludzkimi i systemów HR wspomagających politykę personalną takich jak elementy HRIS. Jednym z takich systemów jest HRIS, który służy do sprawowania kontroli nad realizacją planów i celów w obszarze kadrowym, przy jednoczesnym wsparciu pracy działu HR. Czym są elementy HRIS i jak mogą pomóc w realizowaniu polityki zarządzania zasobami ludzkimi?

Główne elementy HRIS – omówione zagadnienia:

1. Czym jest HRIS
2. Dwa filary HRIS
3. HRIS uszyty na miarę
4. Podsumowanie

Czym jest HRIS

HRIS (human resources information system) jest to system informacji kadrowych działający w oparciu o oprogramowanie, które zbiera i przetwarza informacje o pracownikach oraz procedury personalne. Jest to narzędzie, które umożliwia zarządzanie, kontrolę i analizę. System ten standaryzuje zadania i procesy kadrowe oraz prowadzi rejestry i kartoteki umożliwiające generowanie różnego rodzaju raportów. Informacje przekazywane są dwutorowo, od organizacji do pracowników i z powrotem o pracownikach. System ten w znacznym stopniu ogranicza biurokrację, poprzez eliminację ręcznych i papierowych procesów związanych z obsługą personalną. Elementy HRIS zawierają funkcje wspomagające rekrutację i pozyskiwanie cennych pracowników, zarządzanie wynagrodzeniem oraz ewidencję czasu pracy (zwolnienia, urlopy, delegacje).

Dwa filary HRIS

System HRIS opiera się na dwóch zasadniczych elementach tworzących filar i podstawę zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, zapewniając tym samym poprawę ogólnej efektywności. Są to: struktura organizacyjna i zarządzanie danymi pracowników.

W odniesieniu do struktury organizacyjnej elementy HRIS obejmują role, funkcje i hierarchię raportowania. System determinuje zakres odpowiedzialności oraz zapewnia funkcjonalność i spójność operacyjną. Najcenniejszym zasobem każdej organizacji jest kapitał ludzki. Dzięki zautomatyzowanym procesom wspomagającym sprawną rekrutację, selekcję i adaptację możliwe jest przyciągnięcie profesjonalnej i wykwalifikowanej kadry. Obsadzenie pracowników na właściwych stanowiskach i we właściwej strukturze pozwala na osiągnięcie zaplanowanych celów strategicznych.

Drugim elementem systemu HRIS jest zarządzanie danymi pracowników. Na tej płaszczyźnie HRIS zbliżony jest do systemu CRM, który dotyczy zarządzania relacjami z klientami. W tym przypadku jednak odnosi się do relacji pracodawca – pracownik. HRIS jest swoistą bazą wiedzy o pracownikach, gromadzi wszystkie niezbędne informacje w zakresie danych wrażliwych takich, jak dane personalne, adres zamieszkania, datę zatrudnienia, przebieg zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia, otrzymane nagrody i kary. Zgromadzone informacje stanowią punkt wyjścia do indywidualnego planowania rozwoju zawodowego i ścieżki kariery poszczególnych pracowników. Ułatwiają dopasowanie szkoleń do rzeczywistych potrzeb, tym samym wpływając na poprawę wyników. Ponadto automatyzacja procesów umożliwia standaryzację dokumentacji, raportowania i korzystanie z funkcji samoobsługowych przez pracowników.

HRIS uszyty na miarę

System informacji kadrowej HRIS składa się z dwóch wcześniej wspomnianych filarów. Jednak w ramach każdego z nich możemy posługiwać się różnymi funkcjonalnościami i narzędziami. Optymalny wybór funkcji determinowany jest przez wielkość organizacji i jej potrzeby w zakresie obsługi kadrowej. Wybierając system należy wziąć pod uwagę dwa kluczowe czynniki:

1. Wszystkie aspekty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi powinny mieć odzwierciedlenie w wybranym systemie. Potrzebne są kompletne i komplementarne rozwiązania umożliwiające rekrutację, wdrażanie pracowników, kształcenie, rozwój oraz dostęp do informacji kadrowych.
2. System powinien zapewnić spójność działu kadr z finansami, poprzez szerszą perspektywę rozwiązań korporacyjnych. Połączenie modułu kadrowego z finansowym w znacznym stopniu ograniczy koszty pracy. Ponadto odzwierciedla pełny obraz osiągniętych wyników pracy w odniesieniu do wynagrodzenia. Funkcjonowanie i korzystanie z systemu będzie łatwiejsze w przypadku powiązania w/w modułów na jednej platformie i w oparciu o jedną technologię.

Podsumowanie

Postęp technologiczny i rozwój cyfryzacji w zdecydowany sposób wpływają na funkcjonowanie współczesnych organizacji. Nowe rozwiązania informatyczne mają na celu usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstw i osiągnięcie strategicznych celów. Automatyzacja procesów zarządzania kadrami zmienia sposób pracy, ogranicza koszty i ułatwia kontrolę. Niesie to za sobą wiele korzyści, ale też wiąże się z zagrożeniami w zakresie relacji interpersonalnych, a zwłaszcza dehumanizacji miejsca pracy. Działanie tylko w oparciu o zinformatyzowany system może prowadzić do przedmiotowego traktowania pracowników, nie dając im możliwości wyrażenia swoich uczuć, co z kolei może determinować narastanie sytuacji stresowych. Dlatego tak istotne jest prawidłowe wdrożenie systemu, na który składają się elementy HRIS. Konieczne jest uwzględnienie etapu adaptacji i przekonania pracowników do korzyści wynikających z automatyzacji pracy.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.