Dojrzałość zarządzania projektami

Czym jest dojrzałość zarządzania projektami? Tak jak każdy człowiek z biegiem lat rozwija się i dojrzewa, tak samo dzieje się z biznesem i jego poszczególnymi obszarami – pod warunkiem, oczywiście, że jest dobrze zarządzany. Każdy zachodzący w przedsiębiorstwie proces powinien być nieustannie doskonalony: od początkowych kroków pełnych błędów powinno dążyć się do wypracowania pewnych standardów działania, które ułatwią realizację z góry ustalonych celów. Jednym z obszarów, którego dotyczy ta zasada, jest zarządzanie projektami. W jaki sposób można rozwijać ten proces i jak mierzyć jego stopień dojrzałości?

Dojrzałość zarządzania projektami

1. Dojrzałość zarządzania projektami – jak to rozumieć?
2. Od całkowitej niedojrzałości do pełnej dojrzałości
3. Dojrzałość projektowa – zróżnicowanie pod względem stopnia
4. Dojrzałość projektowa – jak ją mierzyć?
5. Dojrzałość zarządzania projektami – podsumowanie

Dojrzałość zarządzania projektami – jak to rozumieć?

Za dojrzałość w zarządzaniu projektami należy uznać istniejącą w firmie zdolność do zarządzania projektami (wraz z wykorzystywanymi metodologiami, sposobami działania czy narzędziami, a także przeprowadzanymi procesami). Ta zdolność powinna się zmieniać wraz z biegiem czasu – firmy stawiają na osiąganie jak najlepszego stopnia dojrzałości projektowej, by zobaczyć takie rezultaty jak:

• efektywniejsze wykorzystanie dostępnych zasobów,
• unikanie poprzednich błędów dzięki zebranemu wcześniej doświadczeniu,
• sprawniejsza organizacja,
• lepsze efekty prowadzonych działań.

W celu zobaczenia przedstawionych powyżej korzyści firmy powinny badać swoją dojrzałość zarządzania projektami i zastanawiać się, co mogą zrobić, by zapewnić rozwój w tym obszarze.

Od całkowitej niedojrzałości do pełnej dojrzałości

Możemy wyróżnić przedsiębiorstwa całkowicie niedojrzałe projektowo, które ciągle popełniają te same błędy, osiągając sukcesy jedynie w ramach pojedynczych projektów dzięki zaangażowaniu osób opiekującym się nimi. W tego typu organizacjach nie odróżnia się zarządzania projektami od zarządzania operacyjnego. Po drugiej stronie znajduje się przedsiębiorstwo uznawane za w pełni dojrzałe projektowo – realizujące działania przynoszące korzyść za pomocą projektów dopasowanych do potrzeb organizacji oraz zarządzanych we właściwy sposób. W takich firmach można zauważyć m.in. pełne zrozumienie tego, czym jest projekt, dokonanie podziału ról w zespole czy wykorzystanie metodyki zarządzania projektami.

Dojrzałość projektowa – zróżnicowanie pod względem stopnia

Warto pamiętać o tym, że każde przedsiębiorstwo – z uwagi na swoją specyfikę w zakresie celów, możliwości czy podstawowych potrzeb – będzie charakteryzować się innym stopniem dojrzałości projektowej i dążyć do osiągnięcia odmiennych rezultatów w tym zakresie. Znaczenie będzie miało przede wszystkim to, czy zarządzanie projektami stanowi główny sposób działalności (jak np. w przypadku firm IT stawiających sklepy internetowe czy organizacji pozarządowych), czy może jest jedynie wykorzystywanym od czasu do czasu sposobem realizacji celów.

Dojrzałość projektowa – jak ją mierzyć?

Do zmierzenia dojrzałości w zarządzaniu projektem wykorzystuje się specjalnie w tym celu stworzone modele. Za najpopularniejszy z nich należy uznać Project Management Maturity Model (w skrócie określany jako PMMM), stanowiący pochodną od modelu opracowanego przez Software Engineering Institute (SEI) na Uniwersytecie Carnegie Mellon w 1987 roku. Dojrzałość zarządzania projektami w tym narzędziu obejmuje 5 różnych poziomów:

1. Proces inicjacji – brak procesów oraz dokumentacji pozwalających wspólnie pracować nad projektem, zadania wykonywane ad hoc, brak sposobów mierzenia sukcesu,
2. Ustrukturyzowany proces i standardy – w całej organizacji stosowane są różne metody zarządzania projektami, standaryzacja na poziomie konkretnych zespołów, sukces projektu zależny od zespołu,
3. Standardy organizacyjne i zinstytucjonalizowane procesy – ustandaryzowany sposób zarządzania projektami w całej organizacji (niekiedy koordynacja przez Biuro Zarządzania Projektami), stosowanie metryk, wdrażanie nowych procesów w razie konieczności,
4. Procesy zarządzane – przejrzyste procesy zarządzania projektami, wykorzystywanie dokumentacji, planowanie sposobów realizacji kolejnych projektów z wykorzystaniem metryk (analiza wyników),
5. Optymalizacja procesu – skupienie na ciągłym dążeniu do doskonalenia w ramach poszczególnych obszarów projektu, tworzenie strategicznych planów na przyszłość, utrzymywanie efektywności.

W celu określenia stopnia dojrzałości projektowej Twojej organizacji możesz wykorzystać również inne skonstruowane modele, takie jak:

• Prince 2 Maturity Model,
• OGC Project Management Maturity Model,
• Excellence Model z European Foundation for Quality Management (EFQM),
• PM Solutions Project Management Maturity Model.

Wyróżnimy również Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) I jego pochodne, które wykorzystuje się, by dokonać wyceny (punktowej lub procentowej) poziomu umiejętności w określonych obszarach zarządzania projektami.

Dojrzałość zarządzania projektami – podsumowanie

Dojrzałość w zarządzaniu projektami nie jest czymś, co zyskuje się od razu – musi zostać wypracowana na bazie wielu lat praktycznego doświadczenia, zgodnie z przedstawionymi powyżej poziomami. Pomocne w jej budowaniu może być skorzystanie ze specjalnych oprogramowań do zarządzania projektami (takich jak np. Firmbee), które pomogą poprawić wydajność zachodzących procesów. To jak – zmierzysz, na jakim poziomie dojrzałości projektowej znajduje się Twoja firma i podejmiesz kroki, żeby wspiąć się wyżej?

Przeczytaj także: Główne problemy w zarządzaniu projektami: jak je rozwiązać?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.