Przyczyny i konsekwencje communication breakdown w organizacjach

Ten temat staje się jednak szczególnie istotny w czasach, kiedy coraz częściej pracownicy zatrudnieni są na umowy o pracę zdalną, wykonują swoje obowiązki z różnych miejsc i komunikują się głównie w formie pisemnej za pomocą różnego rodzaju kanałów. Poniżej przyglądamy się dokładnie przyczynom, które stoją za communication breakdowns w organizacjach, a także wskazujemy, jakie są konsekwencje tego typu sytuacji.

Na czym polega communication breakdown?

Communication breakdown w organizacji oznacza problem w przepływie informacji, który prowadzi do negatywnych konsekwencji. Może występować między różnymi poziomami hierarchii, działami, zespołami czy nawet jednostkami współpracującymi ze sobą – we właściwie każdej firmie, bez względu na to, w jakiej branży działa. Najczęściej przyjmuje formę zniekształcenia, niedokładności lub braku jasności przekazywanych wiadomości, co znacząco utrudnia prowadzoną komunikację. W konsekwencji mogą pojawić się różnego rodzaju błędy i nieporozumienia – zarówno prostsze do rozwiązania, jak i z potencjałem eksalowania w poważne konflikty zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Przyczyny communication breakdown

Do communication breakdown może dochodzić między różnymi osobami (współpracownikami, na linii pracownik-przełożony czy organizacja-partner zewnętrzny), w ramach każdego możliwego tematu czy na odmiennych szczeblach. Najczęściej stoją za tym 3 przyczyny, które wymieniamy poniżej.

1. Brak odpowiednich umiejętności komunikacyjnych

   Do niewłaściwego przekazania informacji dochodzi przede wszystkim w sytuacjach, gdy istnieją braki w umiejętnościach komunikacyjnych wśród pracowników. Jeśli nadawca nie jest w stanie wyrazić swoich myśli czy przekazać informacji lub oczekiwań w sposób zrozumiały dla odbiorcy, może to prowadzić do nieporozumień i błędów. Niejasne instrukcje, nieprecyzyjne cele czy brak zrozumiałego przekazu mogą powodować, że pracownicy wykonują zadania niezgodnie z zamierzeniami, a nawet – nie są w stanie zrozumieć oczekiwań i potrzeb organizacji. Jeśli taka sytuacja utrzymuje się przez dłuższy czas, może eskalować w problemy o istotnych konsekwencjach dla firmy.

2. Niewystarczające kanały komunikacji

   Do problemów w komunikacji może dojść również w sytuacji, gdy w organizacji brakuje odpowiednich kanałów komunikacji lub wykorzystywane są niewystarczająco efektywne i nie zapewniają pełnego przepływu informacji. Jeśli organizacja nie ma dobrze rozwiniętej struktury komunikacyjnej, w której przekaz informacji odbywa się sprawnie i bez przeszkód, to bez wątpienia może dochodzić do zatorów w przepływie informacji. Brak regularnych spotkań, niewystarczające narzędzia komunikacyjne czy nadmiar formalności mogą powodować, że istotne informacje nie docierają w odpowiednim czasie do osób, które ich potrzebują.

3. Różnice kulturowe

   Ta przyczyna nabiera szczególnego znaczenia w ostatnich latach, kiedy coraz częściej mamy do czynienia w organizacjach z zespołami multikulturowymi. Lider zespołu składającego się z osób różnych kultur czy narodowości musi zdawać sobie sprawę z tego, jakie istnieją między nimi różnice i upewniać się, że prowadzona komunikacja jest dla wszystkich zrozumiała w dokładnie taki sam sposób. Ponadto efektywne porozumienie między pracownikami mogą utrudniać również różnice psychologiczne takie jak np. style komunikacji czy preferencje komunikacyjne (werbalne, pisemne itd.) – ten fakt również powinien być brany pod uwagę.

Konsekwencje związane z communication breakdown

Za najpoważniejsze negatywne rezultaty communication breakdown w organizacjach należy uznać opóźnienia w realizacji zadań – zwłaszcza tych, które powiązane są z zewnętrznymi partnerami biznesowymi i mogą prowadzić nawet do zerwania współpracy (jeśli nie uda się przełożonym załagodzić sytuacji) czy które powiązane są z klientami i na nich się odbijają. Podobnie niezwykle dotkliwą konsekwencją może być niesprawiedliwe zwolnienie pracownika z uwagi na popełnienie błędu w skutek niewłaściwej komunikacji. Wśród dodatkowych konsekwencji, do których prowadzi communication breakdown, wymienimy z kolei:

• konflikty interpersonalne przekładające się na brak zaufania w zespole czy rosnącą niechęć do współpracy,
• wzrost poziomu stresu poszczególnych pracowników,
• spadek motywacji do pracy przekładający się na mniejszą produktywność,
• możliwe straty finansowe (także marnowanie posiadanych zasobów oraz pojawienie się dodatkowych kosztów, których można by uniknąć),
• negatywny wizerunek zewnętrzny, jeśli problemy firmy trafią do opinii publicznej.

Communication breakdown – podsumowanie

Z uwagi na wskazane powyżej różnego rodzaju konsekwencje, jakie niesie za sobą communication breakdown w organizacji, istotne jest, by firmy działające w różnych branżach inwestowały w skuteczną komunikację. Powinny to robić w szczególności w dwóch obszarach: w zakresie zarówno wdrażania odpowiedniej infrastruktury komunikacyjnej, jak i rozwijania umiejętności komunikacyjnych u swoich pracowników (np. przy pomocy różnego rodzaju szkoleń, w tym z prostego języka). Tylko w taki sposób można zapewnić, że informacje będą przekazywane w odpowiedni sposób – czy to między członkami jednego zespołu, czy między działami lub różnymi szczeblami hierarchii.

Przeczytaj również: Efektywne podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej – 5 wskazówek dla rekruterów

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.