Cechy dobrego Freelance Management System

Co powinien posiadać Freelance Management System, aby zapewnić efektywną pracę? Na jakie funkcje powinny zwrócić uwagę przedsiębiorstwa przy wyborze odpowiedniego narzędzia? Przeczytaj nasz artykuł, aby poznać najważniejsze cechy dobrego Freelance Management System.

Cechy dobrego Freelance Management System- omówione zagadnienia:

1. Po co firmie FMS?
2. Cechy dobrego Freelance Management System
3. Podsumowanie

Po co firmie FMS?

Freelance Management System to oprogramowanie, które w znaczący sposób ułatwia zarządzanie każdym aspektem pracy z freelancerami. Robi to automatyzując wiele procesów, łącząc przy tym wszystkie funkcje w jeden bezproblemowy i skuteczny sposób. Stosując systemy zarządzania freelancerami firmy dodatkowo bardziej dynamicznie rozwijają relacje między nimi, a niezależnymi pracownikami, a także dają sobie przestrzeń do skalowania działalności w przyszłości.

Cechy dobrego Freelance Management System

1. Wyszukiwanie talentów

   Proces znajdywania nowych pracowników dla firm stawiających na pracę z freelancerami jest zdecydowanie częstszy niż dla firm zatrudniających pracowników etatowych. Konieczność dobrania niezależnego wykonawcy na przykład pod konkretny projekt jest niejednokrotnie tak pilna, że proces jego wyszukiwania musi być szybki i łatwy. Aby tego dokonać można połączyć FMS z bazami freelancerów.

   Dobrym przykładem jest tutaj TalentDesk. Integruje on swój system z bazą danych 3 milionów freelancerów firmy PeoplePerHour. Dostęp do takiej bazy talentów gwarantuje szybkie znalezienie odpowiedniego wykonawcy dla danego zlecenia bądź projektu. Inną platformą jest Firmbee, która pozwala zorganizować pracę z freelancerami na najwyższym poziome, dając dostęp do wszystkich potrzebnych funkcjonalności.

2. Sprawne wdrażanie

   Dobry Freelance Management System oprócz możliwości szybkiego znajdowania nowych pracowników, powinien również mieć możliwość szybkiego ich wdrożenia w struktury firmy bądź projektu. Aby szybko wdrożyć nowego freelancera, dobre systemy zarządzania nimi powinny już na starcie współpracy posiadać odpowiednio dostosowany formularz wdrożeniowy, do których nowi pracownicy uzupełnialiby wszystkie potrzebne informacje. Zaliczyć do takowych można podstawowe informacje o profilach swoich działalności, wszystkie potrzebne umowy, a także dane bankowe do późniejszych przelewów.

3. Dokumenty na swoim miejscu

   Zazwyczaj firmy w proces realizacji projektu angażują kilku freelancerów o różnych umiejętnościach. Przykładowo jeden zajmuje się tworzeniem treści na strony internetowe, drugi opracowuje grafikę, a trzeci zajmuje się obróbką wideo. Aby zarządzanie prowadzoną przez nich dokumentacją, bądź formularzami z postępów prac było efektywne, dobry Freelance Management System powinien oferować zbieranie i przechowywanie całej dokumentacji w jednym miejscu. Unika się w ten sposób rozproszenia danych w różnych miejscach takich jak poczta e-mail czy komunikatory. Zorganizowane w jednym miejscu dokumenty gwarantują, w razie konieczności, szybki i bezproblemowy do nich dostęp.

4. Zautomatyzowane płatności

   Im więcej freelancerów, tym więcej ich pracy, a co za tym idzie więcej faktur do wystawienia. Dobry FMS potrafi śledzić grafiki pracy niezależnych wykonawców, na podstawie których konsoliduje wszystkie faktury i generuje jedną zbiorczą dla firmy na koniec miesiąca. Po dokonaniu płatności, system wypłaca pieniądze każdemu freelancerowi z osobna, automatyzując przy tym cały proces. Pozwala uniknąć to nużącego klikania każdej faktury z osobna, a także eliminuje przy tym powstanie jakiegokolwiek błędu ludzkiego, mającego wpływ na wypłatę wynagrodzenia za ukończoną pracę.

5. Możliwości zarządzania projektami

   Po zakończeniu wszystkich czynności związanych z pozyskaniem i wdrożeniem freelancera, menedżerowanie koordynujący pracę nad projektami w przedsiębiorstwie, w dalszym ciągu mają do czynienia z zarządzaniem niezależnymi wykonawcami. Kolejną zatem cechą dobrego systemu zarządzania freelancerami jest funkcja pulpitu projektowego za pomocą, którego menedżerowie mają stały dostęp do informacji o postępach w realizowanym projekcie, kontrolują terminy wykonania zadań, a także mogą tworzyć dedykowane zespoły do poszczególnych etapów lub kolejnych projektów. Dzięki takiemu pulpitowi mogą również w czasie rzeczywistym śledzić budżety przewidziane do realizacji projektu, unikając w ten sposób ich przekroczenia lub nawet zmniejszenia niepotrzebnych wydatków.

6. Stała współpraca

   Kolejną cechą dobrego Freelance Management System są narzędzia umożliwiające stałą współpracę nie tylko między przedsiębiorstwem, a freelancerami ale również między samymi niezależnymi wykonawcami. Im większy projekt, tym więcej osób jest w niego zaangażowanych. Jeśli pracuje nad nim kilku freelancerów to powinni oni mieć narzędzia ku temu aby komunikować się miedzy sobą aby ich praca była spójna i zmierzała w tym samym kierunku. O jakich narzędziach mowa? Chodzi tu głównie o wbudowane funkcje komunikatorów tekstowych, wirtualne pokoje do konferencji wideo, a także wspólny miejsce w chmurze służące do wymiany plików. Przedsiębiorstwa również na tym korzystają, bo mają dzięki temu dostęp do wszystkich potrzebnych informacji i danych.

Podsumowanie

Przytoczone powyżej przykłady to kilka funkcji jakimi powinien odznaczać się dobry Freelance Management System. Dzięki nim praca pomiędzy przedsiębiorstwem, a niezależnymi wykonawcami jest prosta i przede wszystkim efektywna. Przykłady te również pokazują nam jak bardzo ważne jest staranne dobranie odpowiedniego systemu zarządzania freelancerami, tak aby praca z nimi na każdym etapie cyklu życia projektu przebiegała bezproblemowo i nie generowała dodatkowych kosztów dla firmy.

Szukasz więcej informacji na temat Freelance Management System? Zapoznaj się z naszymi kolejnymi publikacjami:

• Freelance management system – kluczowe elementy – dokładne objaśnienia czym jest FMS.
• Jak Freelance Management System pomaga w pracy? – przewodnik po powodach, dla których warto wdrożyć FMS w swoim przedsiębiorstwie.
• Jak skutecznie wdrożyć Freelance Management System w firmie? – poradnik przeprowadzający krok po kroku przez wdrożenie FMS.
• 6 najlepszych Freelance Management System – opisy konkretnych platform do zarządzania FMS wraz z ich zaletami i wadami.
• Kto potrzebuje freelance management system? – 5 oznak, że potrzebujesz FMS w swojej organizacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.