Jak skutecznie wdrożyć Freelance Management System w firmie?

Samo wdrożenie systemu zarządzania freelancerami wcale nie jest trudne. Wystarczy przeszukać google w poszukiwaniu odpowiedniego systemu, przeglądnąć dostępne oferty i wybrać z nich taką jaka najbardziej nas interesuje. Nic prostszego, wystarczy kilka kliknięć. Sztuką jednak jest skuteczne wdrożenie FMS. Jak tego dokonać? Wystarczy wykonać poniższe kroki.

Jak skutecznie wdrożyć Freelance Management System w firmie? – omówione zagadnienia:

1. Lider na swoim miejscu
2. Skuteczna komunikacja z freelancerami
3. Organizacja czasu wdrożenia
4. Przygotowanie zespołu
5. Wprowadzanie ulepszeń
6. Komunikacja z opiekunem systemu

Lider na swoim miejscu

Aby dobrze wdrożyć FMS w pierwszej kolejności firma powinna zadbać o obecność lidera/kierownika projektu na miejscu, czyli w przedsiębiorstwie. Osoba ta odpowiedzialna będzie za śledzenie postępów w organizacji podczas wdrażania systemu, a także zapewni stały kontakt z wybranym dostawcą FMS. Lider bądź kierownik projektu powinien być stałym punktem kontaktowym między dostawcą, a odbiorcą począwszy od wdrażania Freelance Management System, poprzez wprowadzanie odpowiednich poprawek, aż do pełnego zaimplementowania systemu. Jest to również człowiek, który w późniejszym czasie jako pierwszy otrzyma wszelkie wiadomości lub informacje nowych funkcjach.

Skuteczna komunikacja z freelancerami

Skuteczna komunikacja to podstawa nie tylko w życiu osobistym ale również w życiu zawodowym. W naszym przypadku głównie z freelancerami. Z reguły przy wprowadzaniu zmian związanych z nowymi technologiami, pojawia się na raz dużo nowych informacji co sprzyja powstawaniu szumu komunikacyjnego. Dodatkowo freelancerzy to osoby pracujące głównie zdalnie, nie mające stałej styczności z tym co dzieje się bezpośrednio w firmie. Dlatego bardzo ważnym elementem wdrażania FMS jest wcześniejsze poinformowanie freelancerów o nadchodzących zmianach, a także o szczegółach związanych z wprowadzeniem nowego systemu. Informacje te powinny zawierać to w jaki sposób mają oni prowadzić i zarządzać swoimi profilami, tak aby oszczędzić organizacji czasu na tłumaczenie każdej kwestii z osobna.

Organizacja czasu wdrożenia

Freelance Management System skonfigurować można w krótkim czasie. Jednak bez odpowiedniego zorganizowania czasu wdrożenia można napotkać szereg negatywnych sytuacji takich jak na przykład zbędne wracanie do wcześniejszych etapów wdrażania z powodu pojawiających się problemów. Dzięki wcześniejszemu zaplanowaniu czasu wdrożenia można uniknąć frustracji wśród osób zaangażowanych w dany projekt. Z pomocą opiekuna po stronie dostawcy FMS można ułożyć harmonogram prac tak aby był dobrany pod możliwości organizacji i pracujących w nim osób. Dobrym pomysłem przy opracowywaniu takiego harmonogramu jest dokumentowanie każdego z jego etapów i udostępnianie go osobom zaangażowanym w wdrażanie systemu, tak aby mogli oni na bieżąco wiedzieć w jakim punkcie się znajdują.

Przygotowanie zespołu

Podczas rozmów wprowadzających z dostawcą FMS należy odpowiednio wcześniej upewnić się, że osoby, które będą korzystać z systemu, są świadomi zmian jakie nadchodzą i są w nie zaangażowani. Dodatkowo należałoby na pierwszych etapach wdrażania FMS przeprowadzić szkolenie wprowadzające między opiekunem projektu po stronie dostawcy systemu, a także wszystkimi zaangażowanymi osobami po stronie firmy-odbiorcy. Szkolenie takie powinno przygotować wszystkich, którzy będą mieć styczność z nowym systemem, tak aby wiedzieli jak z niego korzystać i przede wszystkim jak wydajnie na nim pracować.

Wprowadzanie ulepszeń

Po zakończeniu implementacji należy na bieżąco śledzić działanie systemu, a także zbierać informacje zwrotne od jego użytkowników. Zarówno tych pracujących na miejscu w organizacji jak i również pracujących zdalnie. Takie działania mają na celu dokonywanie na bieżąco poprawek lub ulepszeń w systemie, tak aby maksymalnie wykorzystać jego możliwości. Biorąc pod uwagę plany na przyszłość swojej firmy, odbiorcy FMS mogą również zgłaszać pomysły mające na celu rozszerzenie działania systemu, tak aby był on jeszcze bardziej wydajny i mógł wykraczać poza dział lub projekt aktualnie prowadzony za jego pośrednictwem w organizacji.

Komunikacja z opiekunem systemu

Każdy dobry dostawca FMS powinien oddelegować do pomocy dla firmy-odbiorcy dedykowanego opiekuna systemu. Opiekun ten nie powinien działać tylko i wyłącznie podczas wdrażania FMS w organizacji odbiorcy ale również powinien być dostępny później podczas jego działania. Zapewnia to klientowi FMS stałą pomoc w razie jakichkolwiek niespodziewanych sytuacji. Osoba taka również jest stałym łącznikiem między dostawcą, a odbiorcą zapewniającą zbieranie wszelkich informacji zwrotnych, a także przekazywanie ich do deweloperów, aby wszelkie poprawki lub ulepszenia FMS były dokonywane na bieżąco. Może się okazać, że opiekun po wdrożeniu systemu nie jest w ogóle potrzebny ale dobrze jest wiedzieć i mieć świadomość posiadania dedykowanej osoby, do której można się zwrócić na późniejszych etapach działania z systemem FMS.

Szukasz więcej informacji na temat Freelance Management System ? Zapoznaj się z naszymi kolejnymi publikacjami:

• Freelance management system – kluczowe elementy – dokładne objaśnienia czym jest FMS.
• Jak Freelance Management System pomaga w pracy? – przewodnik po powodach, dla których warto wdrożyć FMS w swoim przedsiębiorstwie.
• 6 najlepszych Freelance Management System – opisy konkretnych platform do zarządzania FMS wraz z ich zaletami i wadami.
• Kto potrzebuje freelance management system? – 5 oznak, że potrzebujesz FMS w swojej organizacji.
• Cechy dobrego Freelance Management System – na co zwrócić uwagę wprowadzając FMS w przedsiębiorstwie aby działał wydajnie.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.