Freelance management system – kluczowe elementy

W dobie coraz większej cyfryzacji pracy i stopniowego odejścia od tradycyjnego zatrudnienia firmy coraz częściej polegają na freelancerach czyli niezależnych wykonawcach. Aby ułatwić im tę pracę powstał Freelance Management System, o którym więcej opiszemy w tym artykule.

Freelance management system – omówione zagadnienia:

1. Czym jest Freelance Management System?
2. Kluczowe elementy FMS
3. Podsumowanie

Czym jest Freelance Management System?

W ciągu ostatnich lat zapotrzebowanie na osoby, o konkretniej wiedzy bądź umiejętnościach, mogących wspomóc firmę „z zewnątrz” znacząco wzrosło. Osoby takie dzięki świadczonym usługom mogą pomagać przedsiębiorstwom w realizacji konkretnych projektów jakie firma ma do wykonania. W miarę zwiększania zatrudniania takich pracowników potrzebne jest opracowanie odpowiedniej strategii bądź systemu zarządzania nimi.

Systemy zarządzania tradycyjnymi pracownikami i mierzenia ich wydajności i efektywności w postaci arkuszy kalkulacyjnych lub innych programów niezintegrowanych ze sobą, stanowczo nie sprawdzają się w odniesieniu do zarządzania pracą freelancerów. Stosowanie zatem tradycyjnych metod w stosunku do niezależnych wykonawców sprawia, że ich praca, a zarazem wydajność jest mocno ograniczona. Z tego też powodu coraz więcej organizacji poszukuje odpowiedniego systemu zarządzania freelancerami. Czym zatem jest Freelance Management System (FMS)?

Freelance Management System jest to rozwiązanie oparte na chmurze, które pomaga firmom zarządzać ich zasobami zewnętrznymi czyli freelancerami. Naprzemiennie system ten nazywa się również platformami, programami lub rozwiązaniami do zarządzania freelancerami.

Odpowiednio dobrany FMS może wspomóc organizacje poprzez usunięcie wszelkich nieefektywności, a także pozwala przechować wszystkie istotne do pracy informacje. Bez takiego systemu, zarządzanie freelancerami jest utrudnione i bardzo czasochłonne. Systemy FMS sprawdzają się zatem idealnie w takich aspektach jak wdrażanie i organizowanie kontrahentów, egzekwowanie zgodności pracy z lokalnym prawem, śledzenie i raportowanie kosztów, a także prognozowanie wydatków.

Kluczowe elementy FMS

Wspólnymi elementami dla wszystkich systemów zarządzania freelancerami są: pozyskiwanie i wdrażanie, zarządzanie bazą freelancerów, organizacja zespołu i płatności. Sprawdźmy zatem co kryje się za tymi elementami.

1. Pozyskiwanie i wdrażanie

   Pierwszym etapem zatrudniania freelancera jest jego pozyskanie. Polega ono na znalezieniu odpowiedniej osoby potrzebnej do naszego projektu. W ramach systemu FMS w procesie rekrutacji analizowane są opcje dopasowania w oparciu o umiejętności pracownika niezależnego i oczekiwań firmy. Jakość tej bazy freelancerów decyduje o szybkości znalezienia odpowiedniego kandydata.

   Drugim etapem jest wdrożenie. Polega ono na tym, że wybraną osobę należałoby jak najszybciej przeszkolić co do spraw technicznych takich jak podpisywanie umów, tworzenie faktur, ustawianie płatności, kontakt z liderem projektu lub dostęp do narzędzi jakimi może dysponować w swojej pracy.

2. Zarządzanie bazą freelancerów

   Pozyskiwanie i wdrażanie freelancerów jest wymagającym procesem. Jednak nie koniecznie trzeba za każdym razem go powtarzać. Elastyczność i wybór freelancerów o konkretnych umiejętnościach potrzebnych w danym momencie, stanowi znaczącą przewagę nad tradycyjnym zatrudnieniem. Właśnie dlatego organizacja odpowiedniej bazy freelancerów jest bardzo ważnym aspektem każdego systemu FMS.

   Dzięki wbudowanym funkcjom zarządzania bazą pracowników niezależnych, dobrze dobrany system FMS powinien umożliwiać przedsiębiorcom szybkie wyszukiwanie pracowników między innymi na podstawie ich aktualnej dostępności, stawki za jaką chcą pracować, a także innych czynników istotnych dla organizacji.

   Dzięki możliwości oceny pracy takiego freelancera każdy system FMS powinien posiadać możliwość oceny pracy danej osoby, a także możliwość wystawienia tej osobie opinii po skończonej pracy przez innych członków zespołu. Takie opinie są bardzo cenne dla firm korzystających z usług pracowników niezależnych, gdyż pochodzą od osób bezpośrednio zaangażowanych w dany projekt.

3. Organizacja zespołu

   Praca z tradycyjnymi pracownikami etatowymi znacząco różni się od pracy z freelancerami. Z racji tego, że firmy zatrudniające pracowników niezależnych chcą dzięki nim zyskać większą elastyczność i specjalistyczną wiedzę, muszą się liczyć z tym, że takie osoby będą działać według własnych harmonogramów pracy i w dodatku zdalnie. Systemy FMS rozwiązują problemy związane z pracą zdalną poprzez takie funkcje jak rozmowy przez kamery internetowe, czaty grupowe, a także integracje z narzędziami wykorzystywanymi przez inne osoby w tym samym czasie. Ponadto dzięki tej integracji takie aspekty jak dostępny budżet i harmonogramy mogą być w czasie rzeczywistym aktualizowane.

4. Płatności

   Dobre systemy FMS oferują przejrzyste narzędzia dotyczące monitoringu płatności. Dzięki nim aspekty takie jak widoczność płatności lub ich status są dostępne dla obu stron. Unika się przez to pomyłek przy wypłacaniu pieniędzy za wykonaną pracę, a także zamieszania związanego z błędnie zorganizowanym statusami płatności. Systemy FMS oferują narzędzia takie jak fakturowanie, zatwierdzanie i planowanie kolejnych wypłat. Dzięki bazie dotychczasowych transakcji można w łatwy sposób zorganizować wydatki i je odpowiednio optymalizować.

Podsumowanie

Korzystanie z odpowiedniego systemu zarządzania pracownikami niezależnymi wspomaga maksymalne wykorzystanie ich możliwości, oszczędzając przy tym ich czas, a także stwarza bardziej oszczędne i elastyczne środowisko do wzajemnej pracy.

Szukasz więcej informacji na temat Freelance Management System? Zapoznaj się z naszymi kolejnymi publikacjami:

• Jak Freelance Management System pomaga w pracy? – przewodnik po powodach, dla których warto wdrożyć FMS w swoim przedsiębiorstwie.
• Jak skutecznie wdrożyć Freelance Management System w firmie? – poradnik przeprowadzający krok po kroku przez wdrożenie FMS.
• 6 najlepszych Freelance Management System – opisy konkretnych platform do zarządzania FMS wraz z ich zaletami i wadami.
• Kto potrzebuje freelance management system? – 5 oznak, że potrzebujesz FMS w swojej organizacji.
• Cechy dobrego Freelance Management System – na co zwrócić uwagę wprowadzając FMS w przedsiębiorstwie aby działał wydajnie.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.