Multitasking vs single tasking. Która z tych metod jest lepsza dla Twojej produktywności?

Multitasking vs single tasking. Która metoda zapewnia lepszą efektywność i produktywność? Umiejętność ustalania priorytetów, organizacji własnej pracy, czy strategicznego planowania, często są pożądane przez pracodawców. Kiedy obowiązków przybywa, a przełożony oczekuje wyników, warto zastanowić się, czy lepsze efekty osiągniemy, wykonując wiele zadań jednocześnie, czy skupiając się w danym momencie tylko na jednym zagadnieniu.

Multitasking vs single tasking

1. Co zalicza się do wielozadaniowości?
2. Single tasking: alternatywa dla multitaskingu
3. Jak wykonywać zadania pojedynczo?
4. Multitasking vs single tasking
5. Multitasking vs single tasking – co wybrać?

Co zalicza się do wielozadaniowości?

Wielozadaniowość (en. multitasking) może być rozumiana na dwa sposoby. Po pierwsze kojarzy się z podzielnością uwagi, dzięki której dana osoba może wykonywać wiele zadań jednocześnie, np. odpowiada na maila od klienta podczas uczestnictwa w spotkaniu zespołu i konwersacji ze współpracownikami. Multitasking może być również utożsamiany z umiejętnością szybkiego przejścia („przełączenia się”) między wykonywaniem poszczególnych obowiązków.

Czy multitasking jest skuteczny?Według badania, którego wyniki zostały zaprezentowane w publikacji„Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability” zaledwie 2,5% uczestników wykazało się skutecznym wykonywaniem wielu zadań jednocześnie. U pozostałych osób zaobserwowano znaczne spadki wydajności.

Neuropsycholog, Cynthia Kubu potwierdza, że ludzki mózg jest w stanie skupić się w danym momencie na wykonywaniu tylko jednego zadania: “When we think we’re multitasking, most often we aren’t really doing two things at once. But instead, we’re doing individual actions in rapid succession, or task-switching.”

Kolejne badanie, tym razem naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) w Paryżu, pokazuje, w jaki sposób wielozadaniowość wpływa na korę przedczołową mózgu. Podczas wykonywania jednego zadania, obie strony kory przedczołowej współpracują ze sobą. Kiedy realizowanych jest wiele zadań jednocześnie, strony mózgu zaczynają działać niezależnie, co prowadzi do problemów z pamięcią, a w rezultacie z wydajnością oraz zwiększoną liczbą popełnianych błędów.

Wiele osób, może się jednak zastanawiać, że skoro wykonywanie wielu zadań jednocześnie jest nieefektywne, to jak to możliwe, że człowiek potrafi, np. jeść obiad, scrollować social media i słuchać radia w tym samym momencie? Odpowiedzią jest stopień zaangażowania kory przedczołowej – czynności, które wykonujemy automatycznie (np. chodzenie), powodują jej mniejsze obciążenie niż np. prowadzenie samochodu.

Single tasking: alternatywa dla multitaskingu

Co robić zamiast multitaskingu? Odpowiedzią jest jednozadaniowość (en. single tasking), która polega na koncentrowaniu się w danym momencie tylko na jednym zadaniu. Metoda ta wpływa pozytywnie nie tylko na produktywność, ale także na organizm człowieka. Jakie są więc korzyści z wykonywania zadań pojedynczo?

• Wyższa efektywność– włożenie energii w wykonanie jednego zadania skutkuje tym, że zostanie ono zrealizowane rzetelnie, dzięki czemu ryzyko popełnienia błędu się zmniejsza.
• Lepsza koncentracja – umiejętność skupienia się na konkretnym zadaniu, pozwala osiągnąć lepsze wyniki – dotyczy to nie tylko obowiązków zawodowych, ale także relacji. Przykładowo koncentracja, czyli „bycie tu i teraz” podczas spotkania ze znajomymi pozwala bardziej cieszyć się daną chwilą.
• Mniejsza liczba bodźców– skupienie się na jednym zadaniu sprawia, że jest ono traktowane priorytetowo, a zewnętrzne rozpraszacze są automatycznie odrzucane.
• Większa kontrola – „przełączanie się” pomiędzy zadaniami sprawia, że osoba zostaje oderwana od pracy, przez co trudniej jej później zmierzyć efekty swoich działań, czy też czas, który poświęciła na realizację zadania.
• Obniżony poziom stresu – jednozadaniowość sprawia, że poświęcany jest czas i energia na wykonanie konkretnego obowiązku i zwiększa prawdopodobieństwo, że rzeczywiście uda się go zrealizować. Tym samym pojawia się satysfakcja z ukończenia zadania, a także obniża się poziom stresu, ponieważ pracownik nie musi już myśleć o tym, kiedy i jak dane zagadnienie dokończyć.

Jak wykonywać zadania pojedynczo?

1. Określ priorytet zadań

   Zanim zaczniesz pracę, określ, które zadania znajdują się najwyżej na liście priorytetów. Skorzystaj z macierzy Eisenhowera, za pomocą której ustalisz, które zagadnienia są pilne i potrzebują natychmiastowej reakcji, a którymi możesz zająć się w innym terminie. Kiedy określisz już priorytet zadań, stwórz własną listę zadań do zrobienia. Między innymi taką funkcję posiada Firmbee. System ten umożliwia nie tylko zapisanie swoich obowiązków, ale również nadanie im priorytetów, statusów czy deadlinów.

   
2. Naucz się zarządzać swoim czasem

   Istnieją różne techniki, które pomagają lepiej zarządzać swoim czasem poprzez dzielenie większych zadań na mniejsze, które można wykonać w pełnym skupieniu w krótkim czasie. Przykładem jest technika Pomodoro, która bazuje na tym, aby pracować w cyklicznych blokach czasowych. Najpopularniejszy podział to wykonywanie zadania przez 25 min, a następnie 5 min przerwy. Po czterech blokach zalecane jest zrobienie dłuższego odpoczynku.

   W lepszym skupieniu pomaga także blokowanie rozpraszaczy. W tym celu warto wyłączyć wszystkie powiadomienia oraz zamknąć strony internetowe, które odwracałyby uwagę od pracy. Oczywiście część współpracowników może wręcz oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi na ich wiadomość. Warto wtedy zawczasu powiadomić innych, o konieczności skupienia się na zadaniu i poprosić o nieprzeszkadzanie w trakcie jego wykonywania. Takie sytuacje uczą też, jak wyznaczać zdrowe granice. Liderzy mogą także zastanowić się nad wprowadzeniem lub chociażby dokształceniem pracowników w temacie komunikacji asynchronicznej.

3. Skorzystaj z systemu do zarządzania projektami

   Narzędzie do zarządzania projektami ma wiele funkcji, które można wykorzystać do organizacji swojej pracy. Po pierwsze przy pomocy tablic Kanban zespół może wspólnie m.in. określić zadania, ustalić ich priorytety i statusy, przydzielać pracowników odpowiedzialnych za ich wykonanie, czy też ustawiać deadliny. Osoba posiadająca przypisane do siebie zadania może zapisać je na własnej to-do liście, następnie pojedynczo i sukcesywnie je realizować, oraz oznaczyć jako ukończone.

   
4. Trenuj aktywne słuchanie

   Aktywne słuchanie pomaga skupić się na rozmówcy oraz wyciągnąć i zapamiętać ze spotkania jak najwięcej. Dzięki tej praktyce nie tylko okazuje się szacunek drugiej osobie, ale także można lepiej zrozumieć omawiane zagadnienia oraz zapobiec powstawaniu błędów i nieporozumień. Warto więc podczas uczestnictwa w spotkaniu odłożyć rozpraszające urządzenia (telefon, laptop, itp.) na bok, a najlepiej zostawić je w innym pomieszczeniu. Podczas rozmów online, dobrze jest także wyłączyć wszystkie zbędne karty w przeglądarce internetowej.

Multitasking vs single tasking

Nietrudno zauważyć, że multitasking a single tasking to zupełnie inne metody wykonywania obowiązków. W poniższej tabeli przedstawimy podstawowe różnice.

Multitasking	Single tasking
Praca nad kilkoma zadaniami jednocześnie, lub umiejętność szybkiego „przełączania się” między nimi	Praca w danym momencie tylko nad jednym zadaniem
Szeroki zakres pracy	Wąski zakres pracy, skupienie tylko na jednym zadaniu
Możliwość popełnienia większej liczby błędów, ze względu na niższą koncentrację	Mniejsze ryzyko popełnienia błędów
Większa liczba błędów to gorsze wyniki oraz mniejsza efektywność i produktywność	Mniejsza liczba błędów to lepsze wyniki oraz wyższa efektywność i produktywność
Trudniejsze śledzenie postępów	Łatwiej śledzić progres i postępy realizowanego zadania
Trudniej ustalić priorytet zadań	Umiejętność priorytetyzacji zadań jest kluczowa, najważniejsze obowiązki wykonywane są w pierwszej kolejności
Szybszy postęp w wielu projektach	Wolniejsze postępy w wielu projektach, ze względu na skupienie się na pojedynczych zadaniach
Wolniejsze wykonywanie konkretnych zadań, ze względu na częste „przełączanie się” między nimi	Szybsza realizacja poszczególnego zadania – poświęcana jest mu cała uwaga i energia

Multitasking vs single tasking – co wybrać?

Obecnie wielozadaniowość jest wręcz pożądaną przed pracodawców umiejętnością, przeważnie dlatego, że kojarzona jest z większą produktywnością i wydajnością. Jak wskazują badania, zależność ta jest zupełnie odwrotna. Przez ciągle zmienianie wykonywanych zadań, brak umiejętności określania priorytetów i organizacji swojej pracy oraz częste rozpraszanie się, efektywność pracownika może znacznie się zmniejszyć, a także powstaje większe ryzyko popełnienia błędów, których naprawienie wymaga ponownie czasu i energii.

Oczywiście w niektórych sytuacjach i dla niektórych osób, wielozadaniowość może być idealnym rozwiązaniem. Warto jednak pamiętać, że tylko nieduży odsetek społeczeństwa ma co do tego odpowiednie predyspozycje.

Kluczowe jest także zmienienie podejścia do kwestii jednozadaniowości i zrzucenie z niej opinii, że jest gorszą metodą. W licznych publikacjach, artykułach i blogach, można przeczytać o jej pozytywnym wpływie na wykonywaną pracę, a także na zdrowie. Może być to więc idealna alternatywa dla osób, które nie chcą odczuwać tak dużej presji i stresu, a zamiast tego chcą czuć satysfakcję z ukończenia konkretnych zadań.

Przeczytaj także: W jaki sposób oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zwiększa produktywność?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.