Andrzej Naborowski
lut 7
Statystki zaprezentowane przez firmę testującą oprogramowania, Tech Jury, są jednoznaczne- jedynie 17% ludzi aktywnie korzysta z instrumentów do zarządzania czasem. Taki obraz rzeczywistości sprawia, że produktywność zatrudnionych gwałtownie maleje, a rezultaty przekładają się na realne straty wielu przedsiębiorstw. Doskonałym przykładem braku wydajności wśród pracowników są Stany Zjednoczone, gdzie szkody ekonomiczne wynoszą nawet 50 milionów godzin dziennie! Z dzisiejszego artykułu dowiesz się, jak właściwy timetracking może zwiększyć poziom efektywności.
W jaki sposób oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zwiększa produktywność?
Pomidor, czyli gra na czas
Aby rzetelnie przedstawić potencjał dostępnych aplikacji do śledzenia czasu, warto rozpocząć od głównych zagadnień, które opóźniają wykonanie codziennych obowiązków. Jedną z takich kwestii jest właśnie prawo Parkinsona. Co oznacza ten tajemniczy termin?
„Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Dokładnie tak brzmi reguła, a raczej obserwacja, która pojawiła się w myślach Cyryla N. Parkinsona. Twórca nietypowego stwierdzenia był brytyjskim pisarzem oraz historykiem, a przede wszystkim- ekspertem do spraw administracji publicznej. Spostrzeżenia dotyczące działania biurokratycznych metod, stały się fundamentami wspomnianej teorii. Prawo Parkinsona zwraca uwagę na kluczowe czynniki, przez które faza realizowania konkretnego zadania ulega rozciągnięciu do maksymalnego poziomu. Rozproszenie, częste przerwy, brak koncentracji, silne dążenie do perfekcjonizmu, a także prokrastynacja- oto bodźce, na których bazuje prawo Parkinsona. Jak temu zapobiec?
Technika Pomodoro
Odpowiedzią jest specjalna technika zarządzania czasem, czyli Pomodoro. Nazwa metody wywodzi się od kuchennego licznika w kształcie pomidora, z którego korzystał twórca nowatorskiego sposobu poprawy produktywności.
Skuteczność działania techniki Pomodoro bazuje na ogromnej prostocie oraz intuicyjności zastosowania. W pierwszej kolejności należy przygotować listę zadań do wykonania- pamiętaj, aby uszeregować tematy według priorytetu. Kolejnym krokiem jest użycie narzędzia do monitorowania czasu. Istnieje wiele aplikacji oraz różnego oprogramowania, które wykorzystuje zasady Pomodoro, a nowoczesna technologia pozwala wygodnie dopasować poszczególne parametry do indywidualnych potrzeb pracownika. Co więcej, specjalne wtyczki w przeglądarce automatycznie zablokują wszelkie rozpraszacze!
Sygnał dźwiękowy poinformuje o rozpoczęciu 25-minutowego cyklu, który kończy się 5-minutową przerwą. Czterokrotne powtórzenie sekwencji oznacza dłuższą przerwę. Taka strategia pracy intensyfikuje wydajność, umożliwia zachowanie pełnej koncentracji nad osiągnięciem celu i grupuje projekt na mniejsze części, a regularne przerwy pozwalają utrzymać świeży umysł. To jednak nie wszystko, ponieważ program pokazuje zrealizowane zadania, co dodatkowo podnosi motywację do kontynuowania wysiłku!
Pogromcy mitów
Wiele przedsiębiorstw kultywuje wielozadaniowy model pracy. Zaangażowanie w kilka projektów jednocześnie stawia się za wzór i najwyższy standard zaangażowania pracownika, ale nic bardziej mylnego. Badania wykazują, że jedynie 2,5% ludzi przejawia ponadprzeciętne predyspozycje do pracy w trybie multitasking.
Dla pozostałej grupy pracowników, wielofunkcyjność oznacza drastyczne obniżenie skuteczności realizowanych obowiązków. Powodem takich wyników jest zwiększone ryzyko wykonania błędu, a także utrata koncentracji i zapominanie o poszczególnych elementach zadania. Wprowadzenie kultury wielokierunkowości powoduje ograniczanie kreatywności wobec napotkanych problemów oraz znaczny wzrost poziomu stresu.
Mechanizm funkcjonowania ludzkiego mózgu skupia się na egzekwowaniu jednej czynności w danym momencie, więc opisana technika nie jest zintegrowana z najważniejszym organem człowieka. Rezultaty? Doświadczenia wykazały, że multitasking może przyczynić się do obniżenia poziomu IQ, a nawet uszkodzenia mózgu!
Profesjonalny system do zarządzania czasem, nie tylko poprawi wyniki produktywności pracowników, ale zagwarantuje ich ochronę przed ujemnymi skutkami nieodpowiedniego zarządzania. Timetracking obliguje użytkownika do pełnej koncentracji na konkretnym zobowiązaniu, bez narzucania nadmiernych bodźców.
Efekt synergii
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy podporządkowuje się nieustannym udoskonaleniom, dzięki czemu powstaje bardzo uniwersalne i funkcjonalne narzędzie. Kompleksowe zapisywanie wykonywanych aktywności umożliwia monitorowanie i kontrolę chwil, które poświęcamy na poszczególne działania. Taka wiedza jest niezbędna dla pełnej optymalizacji harmonogramu dnia.
Powyższa cecha aktywuje bardzo istotną perspektywę określania priorytetów. Nadzorowanie wyników może pomóc zidentyfikować te elementy codziennego scenariusza, dzięki którym uzyskujemy najlepszą wydajność. Zgodnie z zasadą Pareto, 20% realizowanych czynności może generować 80% ogólnej produktywności. Wykrycie i wykorzystanie takich wniosków nie jest możliwe bez uwagi poświęconej na zarządzanie czasem.
Ostatnia zaleta nawiązuje do kooperacji w zespołach, grupach i drużynach. Coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie specjalnych aplikacji do administracji harmonogramu, co stanowi sprawną sieć powiązać wśród współpracowników.
Takie decyzje nie dziwią, gdyż statystyki wykazują 25% wzrostu wydajności w organizacjach o wysokim poziomie wzajemnej komunikacji! Nowoczesne programy z łatwością integrują wszystkich uczestników danego przedsięwzięcia, a także nadają adekwatny status, odpowiedzialność, a co najważniejsze- termin realizacji konkretnych działań.
Technologia kontroli czasu pozwala na automatyzację zbędnych czynności. W ten sposób możliwe jest poinformowanie wszystkich członków zespołu za pomocą specjalnych powiadomień, bez konieczności bezpośredniej ingerencji. Co więcej, wspólne nadzorowanie zadań zwiększa motywację do ukończenia projektu i eliminuje potencjalne skazy, a skuteczność pracy utrzymuje się na wysokim poziomie.
Przeczytaj także: Jak zwiększyć koncentracje w pracy?
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Andrzej Naborowski
Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.
