Zależy Ci na tym, żeby wprowadzić więcej zorganizowania do swojego codziennego życia – zarówno zawodowego, jak i prywatnego? Możesz to zrobić przy pomocy kilku prostych czynności: zaczynając od planowania swojej pracy, przez estymację czasu potrzebnego na wykonanie każdego zadania, aż po śledzenie, czy rzeczywistość (poświęcony czas) odpowiada wyobrażeniom. To jednak nie wszystko – znaczenie ma również redukcja wpływu otaczających Cię rozpraszaczy na Twoją pracę. Dopiero wszystkie te czynności połączone ze sobą pozwalają w pełni wykorzystać naturalne cykle produktywności i osiągać lepsze rezultaty w pracy. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na to, by maksymalnie zwiększyć swoją koncentrację na każdym otrzymanym zadaniu.

Jak zwiększyć koncentracje w pracy? – omówione zagadnienia

  1. Technika Pomodoro
  2. Blokada rozpraszaczy
  3. Dzielenie zadań na mniejsze części
  4. Tylko jedno zadanie na raz
  5. Naturalne cykle produktywności
  6. Zwiększanie koncentracji w pracy – podsumowanie

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro to bez wątpienia najbardziej rozpoznawalna metoda pracy prowadząca do zwiększenia koncentracji na czynnościach znajdujących się na liście „do wykonania”. Zakłada wykonywanie swoich obowiązków w cyklach trwających 25 minut, po których następuje 5 minut przerwy, a następnie rozpoczyna się kolejny cykl. Dlaczego ta metoda sprzyja redukcji rozpraszaczy? Ponieważ dostarczasz swojemu mózgowi informację, że dane zadanie (jego część, listę kilku mniejszych zadań) masz zrealizować w wyznaczonym czasie, co przekłada się na większą motywację do pracy, a w konsekwencji nawet nieświadomie unikanie rozpraszaczy – zwłaszcza w sytuacji w której ustawiony zegar odlicza kolejne minuty.

Oczywiście, jeśli czujesz taką potrzebę, możesz sobie czas pracy wydłużyć zgodnie ze swoimi przyzwyczajeniami (np. do 40 minut), ale zawsze pamiętaj o tym, by regularnie robić sobie przerwy – najlepiej mniej więcej o tej samej porze każdego dnia. Wówczas praca oraz przerwy wejdą Twojemu organizmowi w nawyk, dzięki czemu łatwiej będzie być produktywnym w wyznaczonym czasie.

Zwiększanie koncentracji w pracy

Blokada rozpraszaczy

Nawet jeśli wydaje Ci się, że wcale dużo czasu nie poświęcasz takim rozpraszaczom jak social media czy ulubiony blog, to rzeczywistość prawdopodobnie wygląda całkowicie inaczej. Zwykle nieświadomie odrywamy się od wykonywanego zadania, by sprawdzić otrzymaną wiadomość, przescrollować walla na Facebooku czy przeglądnąć nowinki na Twitterze, automatycznie wydłużając sobie czas realizacji naszych obowiązków w pracy lub w domu. Bez przychodzących powiadomień czy przy braku możliwości wyświetlenia dodanych do katalogu stron przez określony czas (dzięki np. specjalnej aplikacji blokującej) zdecydowanie łatwiej będzie skupić się na tym, co mamy do zrobienia.

Niekiedy rozpraszaczem mogą być dla Ciebie również współpracownicy, którzy potrzebują Twojej pomocy przy realizacji swoich zadań – musisz o nich pomyśleć w taki sposób i spróbować „zablokować”, podobnie jak social media czy często odwiedzaną stronę. Oczywiście nie zachęcamy Cię do tego, byś odmawiał wsparcia swoim kolegom z pracy, ale zawsze masz prawo im powiedzieć, że teraz musisz się skupić na innym zadaniu i podejdziesz do nich, gdy je dokończysz. Taka postawa powinna się spotkać ze zrozumieniem – a bez stawiania granic czasem się po prostu nie obejdzie.

Dzielenie zadań na mniejsze części

Ciężko Ci się skupić na zadaniu, ponieważ dobrze wiesz, że, bez względu na to, w jaki sposób będziesz pracował, jego realizacja zajmie Ci bardzo dużo czasu? To postawa prowadząca prosto do utraty koncentracji. Na szczęście istnieje możliwość jej zlikwidowania – wystarczy jedynie podzielić sobie zadanie na mniejsze części (konkretne czynności, które razem złożą się na osiągnięcie oczekiwanego rezultatu końcowego) i skupić się na realizacji poszczególnych z nich, zamiast myśleć o tym, ile zajmie realizacja głównego. Dodatkowo umożliwi Ci to estymację czasu, które każde z tych pomniejszych zadań powinno Ci zająć, a w rezultacie zyskasz więcej motywacji i łatwiej będzie Ci się nie rozpraszać.

Zwiększanie koncentracji w pracy

Tylko jedno zadanie na raz

Jeśli zależy Ci na tym, by się nie rozpraszać i sprawnie wykonywać swoje zadania, postaraj się nie robić więcej niż jednego zadania na raz. Nasz mózg potrzebuje kilku minut, by wejść w stan skupienia nad wybranym zadaniem, a każde oderwanie się do kolejnego powoduje, że ten proces zaczyna się od początku (bo np. jest to całkowicie inny rodzaj zadania, temat itd. ). I nawet jeśli wydaje Ci się, że dzięki multitaskingowi osiągasz lepszą wydajność, to tak naprawdę (co potwierdzają również badania) wydłużasz pracę nad każdym z zadań, przy okazji zwiększając ryzyko, że popełnisz niepotrzebny błąd. Z tego powodu warto zapamiętać i stosować zasadę „tylko jedno zadanie na raz”.

Naturalne cykle produktywności

Jak długo jesteś w stanie pracować, dopóki Twoja wydajność nie zaczyna spadać? Ile przerw potrzebujesz w ciągu dnia, żeby zachować wydajność na zbliżonym na siebie poziomie? O których godzinach najłatwiej Ci jest się skupić nad tym, co masz do zrobienia, a kiedy zaczynasz odczuwać zmęczenie? To tylko niektóre pytania, na które powinieneś sobie odpowiedzieć, by odkryć swoje naturalne cykle produktywności i planować pracę zgodnie z nimi.

W wyznaczeniu kiedy jesteś najbardziej produktywny, pomogą Ci szacowanie i śledzenie czasu potrzebnego do wykonania konkretnego zadania. Analizując, ile Ci zajęła realizacja wybranego obowiązku, będziesz w stanie zbadać, kiedy jesteś najbardziej produktywny – z samego rana przed śniadaniem, między 10 a 12 (tak wskazują badania) czy może po obiedzie? Każdy z nas jest inny pod tym względem, dlatego warto wiedzieć, kiedy to właśnie Tobie pracuje się najlepiej i powinno Ci być łatwiej utrzymać koncentrację. Na ten czas warto sobie zostawiać najbardziej wymagające zadania, a na okres najmniejszej koncentracji wybrać takie, które wykonuje się wręcz automatycznie.

Zwiększanie koncentracji w pracy – podsumowanie

Jak widzisz, istnieje szereg sposobów na to, by zmniejszyć wpływ rozpraszania się w miejscu pracy i w konsekwencji – dzięki lepszemu skupieniu – realizować swoje zadania szybciej i sprawniej, a niekiedy także z lepszymi efektami. Chcąc być bardziej produktywnym w pracy, postaraj się zdiagnozować, co sprawia, że masz problem z utrzymaniem koncentracji, a następnie wdrożyć najlepsze dla Ciebie rozwiązanie z wymienionych poniżej.

Przeczytaj także: Techniki pomagające w lepszej organizacji życia zawodowego

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Jak zwiększyć koncentracje w pracy? caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.