Jak przeprowadzić wypowiedzenie online?

Coraz częściej firmy działające w różnych branżach zatrudniają pracowników wykonujących swoje obowiązki w trybie całkowicie zdalnym.

I chociaż pod wieloma względami przedsiębiorstwa opracowały już skuteczne strategie wdrażania pracowników w obowiązki na odległość (w ramach procesu onboardingu) czy codziennego funkcjonowania, to wciąż problematyczna może być kwestia dot. tego, w jaki sposób przeprowadzić wypowiedzenie online. Każde zwolnienie jest bowiem sytuacją trudną dla obu stron – takich sytuacji w miejscu pracy nie da się jednak uniknąć, dlatego warto zadbać jak najszybciej o opracowanie procedury, która będzie stosowana przy każdej osobie. Poniżej wskazujemy, co należy zrobić, by w odpowiedni sposób rozstać się z zatrudnionym na pracę zdalną.

Dlaczego wypowiedzenie online staje się konieczne?

Bez wątpienia najlepszą formą poinformowania pracownika o zwolnieniu jest osobiste spotkanie – zarówno z punktu widzenia osoby zatrudnionej, jak i przełożonego czy reprezentanta działu HR uczestniczącego w rozmowie. W czasach jednak, w których zatrudniane osoby coraz częściej zamieszkują inne miasto (a niekiedy nawet kraj niż pracodawca), organizacja osobistych spotkań stanowi znaczące utrudnienie logistyczne. Co więcej, najczęściej wymaga poniesienia kosztów i opóźnienia tematu (co niekiedy ma istotne znaczenie, np. przy zwolnieniach dyscyplinarnych). Z takich powodów pracodawcy coraz częściej muszą szukać alternatywnych sposobów poinformowania pracownika o rozstaniu.

Najważniejsze kwestie wypowiedzenia online

Co więc należy zrobić, gdy osobiste spotkanie z pracownikiem jest niemożliwe? Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych kwestii, które konieczne należy rozważyć w ramach budowania strategii wprowadzenia możliwości, jakie daje wypowiedzenie online.

Wybór środka przekazania informacji

Rozmowy telefoniczne oraz spotkania na wideokonferencjach już od pewnego czasu zastępują bezpośrednie interakcje między pracownikami znajdującymi się w tym samym miejscu – należy po nie sięgnąć również przy wypowiedzeniu online. Za lepsze rozwiązanie należy w tym zakresie uznać wideorozmowę, ponieważ daje możliwość zobaczenia znaków niewerbalnych (mimika twarzy, gestykulacja, kontakt wzrokowy itd.), które świadczą o reakcji pracownika (zwłaszcza w tak delikatnym temacie jak status zatrudnienia) – przez telefonu można się sugerować jedynie tonem głosu i wypowiedzianymi słowami. Gdy obie strony będą widzieć, że temat nie jest prosty dla żadnej z nich, łatwiej im przyjdzie przeprowadzenie rozmowy.

Przygotowanie do rozmowy

Do przeprowadzenia wypowiedzenia online – podobnie jak w przypadku pracowników biurowych – konieczne jest odpowiednie podłoże, czyli powody stojące za podjęciem decyzji o zwolnieniu. Przed spotkaniem powinieneś więc przygotować dokumenty potwierdzające, że z daną osobą należy się rozstać (np. wyniki w zakresie wydajności). Możliwe, że w trakcie rozmowy będzie konieczność pokazania pracownikowi (udostępnienia na ekranie) przygotowanych dokumentów, by dokładnie zrozumiał, że rozmowa nie odbywa się bez powodu i by poczuł się sprawiedliwie potraktowany.

Przewidywanie pytań

W tym zakresie warto być również przygotowanym na pytania, które mogą się pojawić ze strony pracownika – a nawet starać się je przewidzieć. Wątpliwości mogą dotyczyć zarówno powodów stojących za rozstaniem, jak i kwestii technicznych związanych m.in. z okresem wypowiedzenia, odprawą, potencjalnymi referencjami czy zaległym urlopem. Tego typu rozmowa jest dla obu stron dużym stresem, dlatego warto się już przed nią zorientować we wszystkich najważniejszych kwestiach związanych ze zwolnieniem (w porozumieniu z działem HR), by móc jednorazowo udzielić wyczerpujących i rozwiewających wątpliwości odpowiedzi.

Rozwiązanie kwestii formalnych

Po odbytej rozmowie z pracownikiem powinieneś dostarczyć mu niezbędne dokumenty (w formie mailowej oraz oryginał pocztą), najlepiej w jak najkrótszym czasie, a w następnej kolejności ustalić zadania na końcowy okres w firmie(w zależności od jego długości), zwłaszcza w zakresie przekazania zadań, projektów i kontaktów innym osobom. W ramach ostatnich kwestii konieczne jest zadbanie o to, by wypożyczony przez Ciebie sprzęt został zwrócony do firmy (np. poprzez zamówienie kuriera, który przyjedzie do pracownika i odbierze laptopa, słuchawki, myszkę itd.), a dział IT zamknął pracownikowi dostęp do firmowego konta, domeny czy systemu (z uwagi na kwestie bezpieczeństwa).

Wypowiedzenie online – podsumowanie

Rozstanie z pracownikiem – zarówno z jego inicjatywy, jak i decyzją przedsiębiorstwa – nigdy nie przychodzi nikomu z łatwością. Dużo trudniejsze staje się w czasach, kiedy możliwości kontaktu osobistego zostały w pewien sposób ograniczone. Bez względu jednak na to, na jakich warunkach dana osoba wykonywała swoje obowiązki, przełożeni i działy HR muszą zadbać, aby wypowiedzenie online zostało przeprowadzone w sposób w pełni profesjonalny. Z tego powodu należy stworzyć odpowiednie procedury rozwiązywania umowy na odległość i przeszkolić liderów zespołów z korzystania z nich. Tylko w taki sposób zapewnimy, że pracownik będzie miał poczucie, że do samego końca był traktowany z szacunkiem.

Przeczytaj także: Badanie zaangażowania pracowników – 15 pytań, które warto umieścić w ankiecie

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.