Wydajność a skuteczność. Co jest ważniejsze?

„Czy należy bardziej skupiać się na osiąganiu oczekiwanych rezultatów, czy też bardziej liczy się szybkość i ilość wykonanej pracy?”

Takie pytanie o kluczowym znaczeniu dla efektywności, sukcesu czy długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa zadają sobie obecnie organizacje i jednostki funkcjonujące na co dzień w różnych branżach. Odpowiedź na nie ma istotne znaczenie przy ustalaniu priorytetów dla pracowników i przekazywaniu im jasnych oczekiwań dot. tego, na czym mają się skupiać w większym stopniu. Poniżej przyglądamy się różnicom między wydajnością a skutecznością, a także wpływowi tych dwóch postaw na zarządzanie oraz jakość pracy, aby lepiej zrozumieć, który z tych elementów ma większe znaczenie dla organizacji jako całości.

Wydajność a skuteczność – definicje

Wskazane pojęcia niekiedy niezwykle trudno jest zdefiniować, ponieważ ich kontekst zmienia się w zależności od sytuacji, przez co każdy może je rozumieć inaczej. Najprostsza definicja pierwszego z nich zakłada, że jest to efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów w celu osiągnięcia jak największych rezultatów. W praktyce oznacza to ilości pracy wykonanej lub produkcji osiągniętej w stosunku do wykorzystanych nakładów (czas, zasoby finansowe, włożony wysiłek itd.). Skuteczność z kolei odnosi się do zdolności osiągania zamierzonych rezultatów lub celów. W praktyce mierzy więc stopień, w jakim faktycznie osiągnięte wyniki są zgodne z ustalonymi standardami czy oczekiwaniami (np. w zespole, w firmie, w całej branży).

Co obejmuje wydajność i skuteczność w pracy?

W kontekście pracy wykonywanej przez jednostkę czy zespół wydajność określa, jak dobrze wykonuje się zadania we wskazanym czasie lub przy określonym nakładzie zasobów. Skupia się na jak najbardziej efektywnym wykorzystaniu dostępnych zasobów w procesie pracy – w sposób zapewniający jak najwyższy poziom produktywności. Skuteczność natomiast wymaga skoncentrowania się zapewnieniu, że cele i oczekiwania zostaną spełnione, co wymaga odpowiedniego zaplanowania, wykonania i monitorowania wyników. W tym zakresie liczy się więc jakość działań podejmowanych w miejscu pracy, która może być oceniana na różnych poziomach organizacji – od indywidualnych pracowników, przez poszczególne zespoły, aż po firmę jako całość.

Dlaczego efektywność ma znaczenie dla organizacji?

W niezwykle dynamicznym środowisku biznesowym (zwłaszcza w obszarze działań realizowanych przez konkurencję) wydajność jest pojęciem, które zdaje się dominować we współczesnej kulturze pracy. Firmy działające w różnych branżach nieustannie dążą do maksymalizacji efektywności, wykorzystując dostępne zasoby (czas, środki finansowe itd.) w sposób jak najbardziej produktywny. Skupiają się więc przede wszystkim na liczbie wytworzonych produktów czy wykonanych zadań, a także czasie potrzebnym do osiągnięcia danego celu (szybkości przeprowadzenia procesów), co ma prowadzić do zwiększenia zysków oraz zmniejszenia kosztów działalności operacyjnej (wpływając na rentowność i konkurencyjność przedsiębiorstwa). Przez osiąganie właśnie takich korzyści coraz częściej rozumie się sukces organizacyjny.

Dlaczego osiąganie zamierzonych rezultatów jest kluczowe?

Chociaż bez wątpienia wydajność ma niezwykle istotne znaczenie, to należy wskazać, że skupienie się jedynie na tym jednym elemencie może prowadzić do nadmiernego pośpiechu, nieprzemyślanych decyzji i słabej jakości pracy. Przed takimi sytuacjami chroni dbanie o skuteczność obejmującą staranne planowanie, odpowiednie podejście czy precyzyjne wykonanie i prowadzącą do osiągania zamierzonych celów (np. zapewnienie zadowolenia odbiorców końcowych, optymalne wykorzystanie zasobów itd.). Osiąganie rezultatów jest kluczowe dla organizacji, ponieważ ma bezpośredni wpływ m.in. na jakość produktów lub usług, satysfakcję klientów czy reputację firmy. Tym samym drugi z opisywanych elementów pozwala organizacji rozwijać się, adaptować do zmieniających się warunków rynkowych i odnosić sukces w dłuższej perspektywie czasowej.

Wydajność a skuteczność – podsumowanie

Niezwykle trudno jest udzielić odpowiedzi na pytanie, która z wymienionych cech ma większe znaczenie i powinna być priorytetem dla firmy. Wydajność często jest postrzegana jako kluczowy czynnik determinujący osiągnięcie sukcesu, jednak nie będzie miała miejsca bez skuteczności skoncentrowanej na osiąganiu zamierzonych rezultatów. Należy więc stać na stanowisku, że te dwie cechy się nie wykluczają. Mogą bowiem istnieć sytuacje, w których harmonijnie ze sobą współgrają, wzmacniając się nawzajem – a to, która z nich będzie wiodła prym, powinno być zależne od konkretnej sytuacji, potrzeby, stanowiska czy osoby. Kluczem do sukcesu będzie więc każdorazowo znalezienie równowagi między wydajnością a skutecznością, przy uwzględnieniu specyfiki danej branży, celów organizacji oraz oczekiwań klientów.

Przeczytaj także: Badanie zaangażowania pracowników – 15 pytań, które warto umieścić w ankiecie

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.