Współpraca z klientami podczas pracy zdalnej

Pandemia COVID-19 zmieniła sposób funkcjonowania wielu przedsiębiorstw i organizacji, głównie z uwagi na „wymuszenie” realizowania swoich obowiązków spoza biura.

Szybko jednak zauważono, że praca zdalna przynosi szereg korzyści, zapewniając pracownikom przede wszystkim większą elastyczność, oszczędność czasu oraz zmniejszenie kosztów związanych z dojazdami, a pracodawcom – m.in. możliwość poszukiwania talentów na szerszym obszarze. Tego typu zmiana nie przeszła jednak bez wyzwań, zwłaszcza z uwagi na brak bezpośredniego kontaktu z partnerami biznesowymi. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób należy współpracować z klientami w czasach rozpowszechnionej pracy zdalnej, by zapewniać sobie osiąganie tych samych efektów co dotychczas.

Współpraca z klientami oparta o stały kontakt

Jednym z najważniejszych aspektów w przypadku współpracy z klientami jest utrzymywanie z nimi stałego kontaktu, by w każdym momencie wiedzieli, na jakim etapie są prace, od razu otrzymywali odpowiedzi na pytania czy nie mieli obaw co do końcowego efektu. W przypadku pracy zdalnej można bez problemu zastąpić bezpośredni kontakt poprzez regularne spotkania online (na wybranym komunikatorze), wymianę maili czy rozmowy telefoniczne.

Dla obu stron tego typu możliwość jest sporym udogodnieniem, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas i środki finansowe (np. przeznaczana na dojazd do siedziby partnera) – przy jednoczesnym osiągnięciu dokładnie tego samego efektu. W tym zakresie szczególnie pomocne może być ustalenie stałego terminu spotkań (np. co tydzień, co dwa tygodnie, raz na miesiąc) w zależności od potrzeb i formy współpracy z klientami. W taki sposób zapewnia się kontrolę nad działaniami wraz ze stałym feedbackiem.

Ustalenie wspólnych celów – by zadbać o obie strony

Zarówno w przypadku pracy stacjonarnej, jak i zdalnej znaczenie ma jasne określenie celów i oczekiwań obu stron. Przed podjęciem współpracy z klientami (i rozpoczęciem realizacji działań) należy więc dokładnie omówić wymagania, zakres prac oraz przewidywane rezultaty – a przede wszystkim terminy realizacji i milestones. W ten sposób uniknie się niepotrzebnych nieporozumień, umożliwi śledzenie postępów oraz zapewni dostarczenie końcowego produktu zgodnie z oczekiwaniami.

W tym celu warto przede wszystkim regularnie udostępniać różnego rodzaju dokumenty, prototypy czy mockupy, by jedna strona miała możliwość na bieżąco śledzić prace, a druga – otrzymywać stałą informację zwrotną (sugestie co do zmian, aprobatę dla kierunku rozwoju itd.), które usprawnią realizowanie działań.

Narzędzia online – by przyspieszyć realizowane procesy

By ułatwić współpracę z klientem w trakcie pracy zdalnej, warto również wykorzystać specjalne narzędzia do zarządzania projektami (takie jak np. Firmbee). Tego typu rozwiązania pozwalają wszystkich uprawnionym na bieżąco śledzić postępy prac, wymieniać się informacjami, komunikować się, współdzielić pliki, umawiać spotkania i realizować szereg innych procesów usprawniających codzienny kontakt.

W taki sposób mogą w łatwy sposób zarządzać harmonogramem projektu, przypisywać zadania, monitorować ich realizację i utrzymywać ciągłą komunikację, co dla każdej osoby zaangażowanej w temat będzie dużym ułatwieniem i zminimalizuje liczbę pojawiających się pytań i wątpliwości.

Szybki czas reakcji – by wzbudzić zaufanie

Chcąc zadbać o efektywną współpracę z klientami na odległość, należy pamiętać także o tym, by starać się być dostępnym dla swoich partnerów i nie zwlekać z odpowiadaniem na ich wiadomości (oczywiście przy zachowaniu zasad work-life balance). Jeśli nie jesteś w stanie udzielić pełnej odpowiedzi od razu, daj o tym znać, zapewniając, że otrzymałeś wiadomość i wrócisz z informacją zwrotną w najkrótszym możliwym czasie. Takie postępowanie wzmocni zaufanie partnera wobec Ciebie i Twojego zespołu a także zminimalizuje możliwe zmartwienia związane z realizowanymi działaniami.

Co więcej, okazanie zainteresowania i empatii wobec wskazanych potrzeb, słuchanie i rozumienie odmiennej perspektywy oraz reagowanie na oczekiwania (zwłaszcza w zakresie poprawek czy kierunków dalszego rozwoju) pomaga zbudować trwałe relacje. Biorąc pod uwagę specyfikę zdalnego środowiska, warto podejść do tych aspektów z odpowiednią uwagą i dbałością.

Współpraca z klientami – podsumowanie

Współpraca z klientami podczas pracy zdalnej może być równie owocna jak praca stacjonarna, w ramach której następuje bezpośredni kontakt – pod warunkiem, że upewnisz się, że Twój partner jest tak samo zadbany jak dotychczas (chociaż w innej formie). Pomogą Ci w tym bez wątpienia różnego rodzaju komunikatory i narzędzia, które zostały stworzone z myślą o takich sytuacjach (zwłaszcza ułatwianiu budowaniu relacji na odległość).

Pamiętaj jednak, że najważniejsze jest to, by być elastycznym wobec zgłaszanych potrzeb i gotowym do adaptacji do zmieniającej się sytuacji. Stałe dążenie do doskonalenia procesów, aby zapewnić wysoką jakość usług – niezależnie od lokalizacji, form utrzymywania kontaktu i sposobu realizacji obowiązków – jest kluczem do efektywnej współpracy z klientem.

Przeczytaj także: Rola HR w fuzjach i przejęciach

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.