Strategie na efektywne spotkania biznesowe

Badania przeprowadzone pod koniec zeszłego roku przez profesora zarządzania i psychologii na Uniwersytecie w Charlotte w Karolinie Północnej Stevena Rogelberga wykazały, że nawet jedna trzecia spotkań, w których uczestniczą pracownicy, nie wymaga ich obecności.

Firmy, które stawiają przede wszystkim na taki sposób funkcjonowania (zwłaszcza w czasach rozpowszechnionej pracy zdalnej), tracą rocznie nawet 100 mln dolarów. W rozwiązaniu tego problemu może pomóc, po pierwsze, dokładna analiza tego, czy dany temat nie może zostać omówiony w formie pisemnej, a po drugie – poszukanie sposobów na to, by przy konieczności zobaczenia się twarzą w twarz na żywo lub online poświęcony czas został spędzony jak najbardziej wydajnie. Poniżej przedstawiamy najlepsze strategie na efektywne spotkania biznesowe.

Czy efektywne spotkania biznesowe są potrzebne?

Na to pytanie bez wątpienia należy odpowiedzieć twierdząco – nawet jeśli na obecnym etapie rozwoju firmy świetnie funkcjonują przy pomocy różnego rodzaju komunikatorów internetowych. Dlaczego? Ponieważ żadna wymiana maili (które są zwykle przemyślane, skrócone, pozbawione emocji itd.) nie zapewni takich rezultatów, jakie przynosi dyskusja – burza mózgów, w ramach której zderzają się poglądy, przemyślenia i pomysły różnych osób o odmiennych doświadczeniach.

Spotkania biznesowe stają się szczególnie niezbędne wtedy, gdy zależy nam na tym, by podjąć istotną dla zespołu lub firmy decyzję, rozwiązać poważny problem, omówić strategię wpływającą na długoterminowe działania przedsiębiorstwa czy wygenerować nowe pomysły (np. na kampanie marketingowe marki). Żadna firma, bez względu na to, w jakiej branży działa, nie jest więc w stanie zrezygnować z dyskusji na żywo czy online w mniejszych czy większych grupach.

Dlaczego tak trudno zorganizować efektywne spotkanie biznesowe?

Można wymienić szereg zróżnicowanych powodów, które stoją za tym, że calle biznesowe trwają zbyt długo, nie zapewniają oczekiwanych rezultatów i sprawiają, że uczestnicy czują, że ich czas został zmarnowany. Zaczynając od tradycyjnego spóźniania się, przez brak ustalonego planu („skakanie” z tematu na tematu) oraz celu (rezultatu, który chcemy osiągnąć, co prowadzi do niepotrzebnych dywagacji), na niewłaściwej moderacji dyskusji przez organizatora kończąc. Takie najpopularniejsze powody prowadzą do tego, że istnieje konieczność zorganizowania kolejnej okazji do rozmowy na ten sam temat, ponieważ pierwszy raz okazał się niewystarczająco efektywny, co wpływa na pracę (tempo wykonania innych obowiązków) każdego z uczestników.

Efektywne spotkania biznesowe – strategie warte wdrożenia

Co więc można zrobić, by zapewnić, że żaden uczestnik nie stwierdzi, że „ta sprawa mogłaby zostać omówiona mailowo”? Poniżej przedstawiamy 5 najważniejszych kwestii, o które warto zadbać, jeśli zależy Ci na tym, by organizować jedynie efektywne spotkania biznesowe.

1. Określ cel

   Przed zorganizowaniem dyskusji należy jasno określić jego cel, ponieważ bez tego elementu dyskusja może okazać się chaotyczna, a przez to – nieproduktywna. Określenie celu pozwoli wszystkim uczestnikom skoncentrować się na istotnych kwestiach i prowadzić dyskusję w odpowiednim kierunku. Należy więc wskazać, czy rezultatem ma być podjęcie konkretnej decyzji, rozwiązanie problemu czy może wypracowanie nowych pomysłów.

2. Przygotuj agendę

   Agenda to najbardziej kluczowy – zaraz po celu – element efektywnych spotkań biznesowych. Określony punkt po punkcie plan, którego uczestnicy się trzymają, wraz z osobami odpowiedzialnymi za rozmowę o danej kwestii prowadzi do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów (ponieważ każdy uczestnik wie, czego się spodziewać). Pamiętaj o tym, by przesłać agendę do uczestników na kilka dni przed terminem, aby każdy zdążył się z nią zapoznać i odpowiednio przygotować do dyskusji nad poszczególnymi punktami.

3. Pilnuj czasu

   Przekraczanie ustalonego czasu na poszczególne punkty (czy nawet brak jasnej struktury czasowej, czyli określonego czasu, który może zostać spędzony nad danym punktem) może prowadzić do przeciągania dyskusji, co wpływa na utratę koncentracji oraz zainteresowania uczestników. Nieefektywne zarządzanie czasem podnosi poziom zmęczenia, znacząco obniżając skuteczność i zaangażowanie, dlatego tak ważne jest, by trzymać się harmonogramu przez cały czas.

4. Ogranicz liczbę kwestii do omówienia

   Pamiętaj również, że próba omówienia zbyt wielu tematów w trakcie jednego meetingu może prowadzić do pośpiechu, powierzchownej dyskusji i braku możliwości dogłębnego zbadania każdej kwestii. Lepiej skupić się na kilku najistotniejszych punktach i zapewnić im odpowiednią uwagę, a kwestie powiązane z tematem, ale o mniejszym znaczeniu, omówić w ramach komunikacji mailowej.

5. Zadbaj o aktywne uczestnictwo

   Żeby zapewnić w pełni efektywne spotkanie biznesowe, zachęcaj uczestników do aktywnego uczestnictwa w dyskusji. Zadawaj pytania, słuchaj ich opinii i namawiaj do dzielenia się pomysłami, dbając jednocześnie o koncentrację na omawianych zagadnieniach. Pomoże Ci w tym szczególnie wyeliminowanie zbędnych rozpraszaczy (takich jak np. odbieranie telefonów w trakcie dyskusji).

Efektywne spotkania biznesowe – podsumowanie

Żaden pracownik ani partner nie lubi mieć poczucia, że zmarnował swój czas pracy, uczestnicząc w spotkaniu, w ramach którego nie udało się ustalić żadnych istotnych kwestii. Wówczas pojawia się rozgoryczenie, ponieważ można było w tym czasie skupić się na innych zadaniach. Z tego powodu każdy organizator dyskusji – czy to wewnętrznych z pracownikami, czy z zewnętrznymi partnerami – powinien odpowiednio się do nich przygotowywać, korzystając np. z opisanych powyżej strategii, zwłaszcza w obszarze określania celu i ustalania szczegółowej agendy. Połączenie wszystkich tych wskazówek zapewni, że każdy będzie miał poczucie uczestniczenia w efektywnym spotkaniu biznesowym.

Przeczytaj również: Kultura organizacyjna – dlaczego jest tak istotna?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.