HRIS czyli Human Resource Information Specialist

Dynamiczny rozwój technologii, który mogliśmy obserwować przez ostatnie 20 lat, znacząco zmienił rynek pracy, wpływając m.in. na sposób wykonywania obowiązków przez pracowników, ich oczekiwania wobec miejsca pracy czy poziom odciążenia z wykonywania powtarzalnych obowiązków. Pozwolił również na to, by pracownicy działów HR wykorzystywali różnorodne systemy informatyczne takie jak HRIS, które pomagają w realizacji codziennych obowiązków – od prowadzenia rekrutacji, aż po zarządzanie urlopami, świadczeniami czy płacami. Za odpowiedni przepływ danych związanych z zasobami ludzkimi w systemach odpowiadają specjaliści ds. systemów informacji o zasobach ludzkich (HRIS). Na czym dokładnie polega rola osób na tych stanowiskach w zespole?

HRIS

1. HRIS – co to jest?
2. Human resource information specialist – główne obowiązki
3. Specjalista ds. HRIS – jaki powinien być?
4. HRIS – połączenie technologii i zasobów ludzkich

HRIS – co to jest?

Zanim wyjaśnimy, jaka jest rola specjalisty ds. systemów informacji o zasobach ludzkich, konieczne jest rozwinięcie skrótu HRIS. Akronim słów Human Resources Information System oznacza oprogramowanie coraz częściej wykorzystywane w przedsiębiorstwach działających w różnych branżach – zwłaszcza zatrudniających setki osób i posiadających rozbudowany dział HR. W tego typu podstawowym systemie przechowywane są wszelkie dane o pracownikach pozyskane w trakcie różnych etapów cyklu życia w firmie (m.in. dokumenty rekrutacyjne, informacje o urlopach, nieobecnościach, zwolnieniach, rozliczenia wynagrodzenia, dokumentacja pracownicza, przyznane świadczenia i benefity itd.). Tym samym w jednym miejscu dostępne są wszystkie informacje związane z zasobami ludzkimi, które mogą być potrzebne poszczególnym osobom z działu HR.

Wykorzystanie systemów HRIS zwiększa efektywność operacyjną pracowników działu HR, co odbywa się poprzez automatyzację zadań wykonywanych dotychczas przez dział kadrowy. Daje im również szansę na skupienie na innych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi (np. rozwoju pracowników). Co więcej, stały dostęp do wszelkich informacji i możliwość zarządzania pracownikami za pomocą systemu polepsza doświadczenia nie tylko przedstawiciela działu HR zaangażowanego w poszczególne procesy, ale również będącego po drugiej stronie pracownika.

Human resource information specialist – główne obowiązki

Z racji coraz częstszego wykorzystania różnego rodzaju systemów HRIS w organizacji pojawiło się zapotrzebowanie na osoby, które będą kompleksowo zarządzać tymi systemami – a to zadanie biorą na siebie Human resource information specialists. Osoby na takim stanowisku zajmują się przede wszystkim przygotowywaniem, wdrażaniem oraz aktualizacją danych o pracownikach w wybranych systemach. Odpowiedzialni są za to, by wszystkie dane zostały wprowadzone we właściwy sposób i były dostępne dla każdej uprawnionej osoby w dowolnym momencie

Na tym jednak obowiązki się nie kończą – Human resource information specialists zajmują się również zapewnianiem wsparcia technicznego w obszarze HR-owego systemu informatycznego (utrzymanie, aktualizacje, testowanie nowych rozwiązań itd.), w ramach czego mogą korzystać ze wsparcia działu IT. Do ich obowiązku należy również prowadzanie szkoleń z zakresu korzystania z systemu HRIS pośród nowych pracowników.

W swojej codziennej pracy osoby na tych stanowiskach ściśle współpracują z działem HR, starając się przy pomocy technologii zwiększyć ich wydajność oraz skuteczność operacyjną. Dokonują więc aktualizacji, zmian oraz ulepszeń systemu zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami.

Specjalista ds. HRIS – jaki powinien być?

Praca na stanowisku Human resource information specjalist wymaga posiadania umiejętności twardych oraz miękkich ze zróżnicowanych obszarów – z racji rozległości i odmienności realizowanych obowiązków. Niezbędna jest nie tylko doskonała obsługa systemów komputerowych (zwłaszcza w zakresie rozwiązywania problemów z poprawnym funkcjonowaniem), ale również świetna znajomość i rozumienie polityki kadrowej (obejmującej wszelkie procesy realizowane przez dział HR – by nie pojawiły się wątpliwości co do istotności czy miejsca wprowadzanych informacji). Co więcej, osoba na tym stanowisku powinna również mieć doskonałe oko do szczegółów (by zauważyć błędy przy wprowadzaniu danych o pracownikach) czy cechować się łatwością w rozwiązywaniu problemów.

HRIS – połączenie technologii i zasobów ludzkich

Specjalista ds. systemów informacji o zasobach ludzkich to w tym momencie jeszcze stosunkowo nowe stanowisko, ale bez wątpienia jego rola z roku na rok będzie się zwiększać – z uwagi na dalszy rozwój technologii i stopnia wykorzystania jej na co dzień w miejscu pracy. Wdrożenie takiego stanowiska w firmie pozwoli zadbać o właściwą realizację najważniejszych procesów związanych z pracownikami (minimalizację pomyłek, opóźnień itd.), co na pewno zostanie pozytywnie odebrane przez osoby zatrudnione. Jednocześnie zapewni odciążenie pracowników działu kadrowego oraz da im możliwość skupienia się na bardziej wymagających zadaniach.

Przeczytaj także: Wykorzystanie HRIS do zwiększenia zaangażowania pracowników

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.